La libreta de direcciones en Windows

AGENDAS Y TELÉFONOS

Las tradicionales agendas de papel suelen llevar, al final de todo, un práctico apartado para apuntar las direcciones y los teléfonos de las personas y empresas con las que, en algún momento, se establece una comunicación. Son unas páginas troqueladas, de forma que se accede rápidamente a cualquier letra del abecedario, ya que se suele emplear el orden alfabético para estos menesteres. Pero el mundo digital está haciendo cambiar los hábitos. Ahora, la agenda es electrónica y se llama PDA (personal digital assistant), los teléfonos no llevan cables y caben en el bolsillo y, además, llevan una agenda propia y un listín telefónico tanto en la memoria del propio teléfono como en la tarjeta del propietario.

EL ORDENADOR Y WINDOWS

El ordenador, como centro de todos los aparatos digitales, es el que mejor tiene resuelta la agenda y la libreta de direcciones. Aunque existen programas específicos para llevar una agenda y los contactos, suelen ser de pago. Por ejemplo, el popular Office de Microsoft, un conjunto de programas pensado especialmente para resolver todas las tareas más habituales de una oficina, pero que tiene un coste elevado para un particular. Sin embargo, la libreta de direcciones es gratuita y viene incluida en el sistema operativo Windows. Aunque parezca que sólo sirve para almacenar las direcciones de correo electrónico, tiene muchas más utilidades. La libreta de direcciones es el mejor lugar para almacenar direcciones de correo electrónico, direcciones personales y de trabajo, números de teléfono y de fax, identificadores digitales, información de conferencia, direcciones de mensajería instantánea e información personal como fechas de cumpleaños y aniversarios. También se pueden almacenar direcciones de Internet tanto y establecer vínculos directos a ellas. Además le permite su interrelación con programas como Outlook, Outlook Express, Internet Explorer, NetMeeting y Microsoft Phone System.

LA LIBRETA DE DIRECCIONES

Para abrirla, haga clic en Inicio, seleccione Todos los programas, Accesorios y, a continuación, haga clic en Libreta de direcciones. Se abrirá la ventana principal, que está dividida en dos apartados, el de la izquierda contiene todas las carpetas en las que guarda los contactos y todas las que vaya creando según sus necesidades; la de la derecha muestra todos los contactos que tienen cada una de esas carpetas. Para guardar nombres y direcciones puede importarlos desde otros programas, escribirlos directamente, agregarlos desde los mensajes de correo electrónico que reciba o buscándolos en los servicios de directorio de Internet más conocidos (páginas blancas). Haga clic en el botón Nuevo Contacto de la barra de herramientas y rellene todos los datos de la nueva ficha. Desde el programa de correo, sólo tiene que hacer clic con el botón derecho encima de la dirección y escoger Agregar a la Libreta de direcciones. Desde cualquier programa de correo puede Exportar sus contactos como una libreta de direcciones y posteriormente Importarlos desde el menú Archivo. Si mantiene conversaciones a través del programa NetMeeting, también puede incluir el nombre del Servidor y la Dirección de conferencia. Si alguno de sus contactos le incluye un Certificado personal, añádalo a su perfil y podrá enviar y recibir correo cifrado y seguro, aunque necesita tener también un certificado personal propio.

IMPRIMIR LA INFORMACIÓN

Una opción muy práctica es la de imprimir todo (Estilo de impresión, Memorandum) o sólo partes de los contactos. Puede seleccionar todos los contactos, un bloque concreto (tecla MAYÚS presionada en inicio y fin de la lista), o nombres sueltos (tecla CTRL presionada y clic en cada nombre). Por ejemplo, para imprimir una lista de números de teléfono de los contactos seleccionados, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas y luego escoja Lista telefónica. Desde las Propiedades de impresión, personalice el tamaño y la orientación de las páginas impresas.