Empleos a la medida de los puestos
Las empresas se preocupan cada vez más por diseñar oficinas agradables y adaptadas a cada uno
Muchas compañías están remodelando sus oficinas en los últimos meses con objeto de convertirlas en espacios más agradables. Esta actitud responde al interés por mejorar las condiciones de trabajo de los profesionales, una circunstancia que puede también acarrear notables beneficios económicos, incluida una reducción de los gastos de entre el 10% y el 40%.
Los cambios bruscos a los que hoy se ven sometidas las empresas han impulsado la preocupación por el 'facility management'
Entre las preocupaciones de las empresas españolas no suelen figurar cuestiones tales como el diseño de un espacio para que los empleados puedan tomarse un café. Sin embargo, de las diferentes soluciones que se pueden dar a este problema, aparentemente irrelevante, pueden derivarse consecuencias importantes para la empresa. Quienes opten por la instalación de una simple máquina en el último rincón de un pasillo pueden encontrarse con que sus trabajadores salen fuera de la oficina para tomárselo, con la consiguiente pérdida de tiempo y productividad. Por el contrario, aquellos que se decanten por reservar un espacio agradable para este cometido, seguramente conseguirán que los empleados lo utilicen incluso para intercambiar impresiones sobre su propio trabajo con otros colegas.
Es sólo un pequeño ejemplo de cómo el facility management puede ayudar a mejorar el clima laboral y, por tanto, la marcha de la empresa. Así lo afirma Francisco Vázquez, presidente de la International Facility Management Association (IFMA), creada en 1980 en Estados Unidos y recién instalada en España. El término nació hace casi 30 años para designar una actividad que agrupaba a diferentes áreas dispersas de la empresa: servicios generales, gestión de inmuebles, mantenimiento, logística... El objetivo inicial era racionalizar los costes, pero éste ha cambiado para centrarse en la relación entre el espacio, la actividad y las personas.
Vázquez lo define como 'la gestión integral de infraestructuras y servicios en la empresa, con el objetivo de optimizar los espacios y recursos para el mejor desarrollo de la actividad profesional'. En su opinión, el creciente interés por esta materia deriva de la mayor preocupación de las empresas por las condiciones de los trabajadores. Además, según diversos estudios, la gestión eficaz en este área puede suponer una reducción en los gastos generales de entre el 10% y el 40%. Otro beneficio adicional es la mejora del clima laboral del que suele derivarse una mejora de los resultados, hasta un 30%, según Vázquez.
Los cambios bruscos a los que actualmente se ven sometidas las empresas constituyen uno de los principales impulsores de esta tendencia. Juan de Salas, director general de Jazztel, reconoce que sin esas técnicas su empresa no habría podido crecer como lo ha hecho en tan poco tiempo. En 1999 apenas contaba con 20 empleados y hoy tiene más de 1.700. Habilitar el espacio necesario y adecuarlo a cada uno de los puestos es una labor que requiere planificación y un conocimiento profundo de los planes de la compañía. 'Cuando se diseña una oficina hay que pensar en cómo se establece la comunicación entre los trabajadores, en qué áreas se relacionan entre ellas, en cómo se pueden crear canales de comunicación informales', señala.
Para Valentín Used, director de inmuebles y servicios generales de IBM, su tarea 'va mucho más allá de rentabilizar el metro cuadrado'. De hecho, en la empresa se estudian las condiciones físicas de cada puesto: luz, color, estilo y ergonomía del mobiliario, la pintura de las paredes... Todo ello ayuda a que el empleado rinda más, aunque, en su opinión, sea difícil cuantificar el resultado.
Entre las nuevas tendencias destaca también la preferencia por el arrendamiento de espacios en detrimento de la compra. Gabriel Rubio, director de Compras e Inmuebles de Sanitas, sostiene que pese a que su compañía no está sometida a cambios bruscos de plantilla, 'la posibilidad de contar con flexibilidad resulta absolutamente clave'. A su juicio, el interés por la flexibilización del espacio aumenta a medida que las compañías disponen de más metros de oficinas.
Todos estos cambios están, según Francisco Vázquez, en consonancia con la transformación de la forma de trabajar: 'Antes las organizaciones tenían una estructura piramidal y ahora son mucho más horizontales; además, en estos momentos se trabaja por proyectos y eso requiere flexibilidad'. Lo lógico, por tanto, es que el espacio se adecue a los tiempos que corren.
Mesas compartidas
¿Tiene algún sentido que los agentes de ventas pierdan tiempo en los atascos todos los días para desplazarse a la sede central de la empresa? La respuesta para el gigante informático IBM es clara: no. Por eso han habilitado pequeños espacios en la periferia de las grandes ciudades, cercanos a los domicilios de estos profesionales o a las empresas clientes, donde pueden trabajar en una mesa, compartida por otros colegas en diferentes momentos, los pocos minutos que necesitan utilizar un despacho. 'Este colectivo tiene que estar en la calle, no dentro de una oficina', señala Valentín Used, director de Inmuebles y Servicios Generales de IBM. Esta iniciativa se enmarca dentro de un contexto mucho más amplio, encaminado a humanizar los espacios de trabajo. Al igual que esta compañía, muchas otras han empezado a desterrar los despachos infranqueables, las mesas cuadradas que ayudan a marcar las distancias o las mamparas que aíslan a los trabajadores. En Jazztel, todos los despachos miden lo mismo y cuentan con una mesa circular que, en opinión de su director general, Juan de Sala, favorece mucho más la conversación. El objetivo es que los empleados se sientan a gusto para que puedan trabajar mejor.
