Cita en Madrid

Madrid fue sede, durante los primeros seis meses de 1986, de 257 reuniones y congresos, que atrajeron a 81.738 participantes. Hasta hace pocos años parece que nadie había caído en la cuenta de la importancia que para Madrid tiene el ser punto de atracción de miles de visitantes de calidad, visitantes que luego difunden la imagen de la ciudad en sus países de origen y que al mismo tiempo han supuesto unos ingresos de entre 8.000 a 10.000 millones de pesetas durante 1985. Prestigio para la ciudad y dinero para los promotores privados es lo que explica la buena relación que existe entre el Ayuntamiento de Madrid y otros organismos oficiales y la iniciativa privada: hoteleros, agencias de viajes, empresas de servicios diversos.

Todo vale para ganar la. voluntad de las personas que deciden que un congreso de médicos o de ingenieros o una reunión. de empresa se celebre en Madrid y no en París, Roma, Londres, Bangkok, Honolulú o cualquier ciudad que ofrezca un buen hotel, una buena organización y que además cuente con el atractivo turístico o cultural y otros placeres menos confesables pero que se tienen en cuenta.El pasado año, la ciudad de Madrid fue sede de 276 congresos y reuniones de ámbito internacional, a las que asistieron 55.917 personas, y otras 182 de ámbito nacional, con 65.191 participantes que han supuesto unos ingresos de entre 8.000 a 10.000 millones de pesetas.

Congresos y reuniones de todo tipo, desde el IX Congreso Internacional de Centros Comerciales o la Convención IBM, que fueron multitudinarios, hasta la reunión de la Comisión Trilateral, en mayo de este año, en la que junto a las comodidades y buena organización hubo que añadir un espectacular pero muy discreto servicio de seguridad.

Los profesionales del sector no creen que pueda hablarse de sobornos o de compra de voluntades, sino de atenciones. Es por ejemplo, una visita privada a nuestro país, con gastos pagados y a todo lujo, para que el. ilustre visitante pueda observar sobre el terreno que Madrid tiene buenos hoteles, buenas agencias de viajes y profesionales competentes que asegurarán a los congresistas una óptima organización: equipos de traductores, documentos, azafatas, exposición de fotografías, vídeos, tarjetas de identificación, reserva de plazas, excursiones organizadas....

Llenar un hueco

La labor de promoción de la Oficina de Congresos del Ayuntamiento ha llenado un hueco que la empresa privada no podía cubrir. Al inicio de su existencia, la oficina invitó a 90 personalidades europeas y americanas a pasar unos días en Madrid, por supuesto a gastos pagados. Estas 90 personas tenían una característica común: la capacidad de decidir o influir en la decisión del lugar de celebración de un congreso.En los últimos años, invitados también por la oficina, más de 300 periodistas de todo el mundo han visitado Madrid y han publicado su experiencia en los periódicos y cadenas de televisión más influyentes. La oficina no tiene ánimo de lucro, y sus actividades se financian con las cuotas de las empresas asociadas y con presupuesto del propio Ayuntamiento.

La lucha por captar al cliente es durísima. Y no sólo entre profesionales -y empresas privadas, sino entre las propias ciudades. El congresista, por término medio, asiste a una reunión durante tres o cuatro días, se aloja en hoteles de lujo, come en buenos restaurantes y su escaso tiempo para conocer y disfrutar de la ciudad la suple con dinero. El congresista hace un gasto de 100.000 a 150.000 pesetas en cuatro días, lo que equivale al dinero que se gasta un turista normal en 15, hablando en términos generales.

Hasta la creación de la Oficina de Congresos cada cadena hotelera y cada empresa del sector hacía la guerra por su cuenta. La Oficina de Congresos fue una consecuencia inevitable de la creación del Patronato Municipal de Turismo.

"Es difícil de entender", explica Manuel Ortuño, "pero el Ayuntamiento no tuvo nunca hasta 1979 cuando se crea el patronato, ningún departamento encargado de fomentar el turismo en Madrid. Se había dejado pasar el auge turístico español, tal vez por una concepción un poco estrecha de lo que es el turismo".

"Actualmente", prosigue Ortuño, "se está imponiendo el turismo cultural, de calidad, y en eso Madrid presenta una oferta excelente El Patronato se ocupó no sólo de lanzar la imagen de Madrid, sino también de poner de acuerdo a los diversos sectores relacionados con el tema, hoteles, restaurantes y agencias de viajes, pero también Renfe, Iberia, el Palacio de Congresos, para prestar unos servicios coordinados".

Altruismo

El Ayuntamiento tuvo que convencer a las empresas privadas de su altruismo y la bondad de sus intenciones. En julio de 1985, cuando se cumple un año de la Oficina de Congresos, también conocida por su denominación internacional, Madrid Convention Bureau (MCB), su director gerente, José Luis Gaytán, publica una breve salutación en la que señala que hubo que "superar estériles recelos por el bien de nuestra ciudad". El propio Gaytán declaró que el papel de la MCB es también el de moderador entro las diferentes empresas privadas integradas.Moderar en este caso es un tecnicismo que esconde la función, tanto del Patronato Municipal de Turismo como de la Oficina de Congresos, de limar las profundas reticencias entre las grandes empresas, fundamentalmente hoteleras y agencias de viajes. Tal es así que el reglamento de la comisión de información de la Oficina de Congresos, la más importante de todas, fue redactado por las empresas.

Desde 1970, sólo la empresa Central de Congresos, -sociedad formada por Hoteles Meliá, viajes Marsans y Wagon Lits- se ha encargado de la organización de más de 200 reuniones internacionales, la mayoría en Madrid. Antes, cada empresa funcionaba a su. aire.

Fueron los propios directivos de la Federación Europea de Ciudades de Congresos, reunidos en Madrid en 1982 -el Patronato Municipal de Turismo se había creado en 1980-, quienes manifestaron al anterior alcalde, Enrique Tierno Galván, su sorpresa por que Madrid no perteneciera ni a la propia federación ni a ningún otro organismo similar relacionado con el mercado de congresos, reuniones e incentivos -así se denomina a los viajes de grupos de empleados, generalmente de alto nivel, pagados por sus empresas respectivas como premio a su competencia

Tierno, impulsor

"Don Enrique fue el mayor impulsor del creciente protagonismo de Madrid en el mercado de congresos y reuniones. Sus frecuentes viajes a todo el mundo y su personalidad lo convirtieron en el mejor relaciones públicas, por llamarlo así, que hemos tenido. Madrid entró en la federación aquel mismo año, y en junio de 1984 se constituía la Oficina de Congresos como una sección especializada y autónoma del Patronato Municipal de Turismo", dice Gaytán. El último viaje que hizo Enrique Tierno, 45 días antes de su muerte, fue a la reunión en la que Madrid se dio de: alta como miembro de la Unión de: Ciudades Capitales Europeas.La Oficina de Congresos se encarga de recibir la información recopilada por los organismos internacionales sobre los próximos congresos y reuniones. La oficina los revisa, chequea, escoge cuáles tienen posibilidades de poder celebrarse en Madrid y entonces comienza la labor de captación. La agenda de compromisos para el año próximo comienza a estar cubierta. Uno de los últimos de la lista es la Conferencia Mundial de Recursos Humanos, el próximo mes de julio, según lo acordado en la reunión más reciente de la organización, celebrada en Honolulu (Hawai).

Para captar congresos se muestran facilidades: quizás Iberia puede ofrecer vuelos más baratos; los hoteles mejores precios Ni atenciones especiales; la Dirección General de Promoción del Turismo podría organizar un cóctel de bienvenida y personalidades políticas o científicas podrían dar brillo a la apertura o clausura del congreso; es segura una carta de salutación del alcalde de Madrid...

Hay que cuidar mil detalles para que un congreso se celebre en Madrid. Luego, de regreso a sus países, los congresistas tienen que hablar maravillas de la ciudad. Si esto es así, al año siguiente otras miles de personas mirarán la Puerta de Alcalá.