Hablar no siempre es comunicar

Asistí a la convención de una importante multinacional. En una mañana nos despacharon un seguido de cinco intervenciones con tan solo una pausa para el café. Al final de la densa mañana pudimos hacer balance del acto: ninguno de los ponentes respetó el tiempo asignado, con lo que fuimos acumulando un considerable retraso al final de la mañana, que se resolvió eliminando el esperado espacio de tiempo libre antes de la comida. Cada intervención contenía un sinfín de desordenadas ideas que eran imposibles de retener. El primer ponente, aún sin pretenderlo, sonó a bronca: su tono de voz resultaba agresivo y exageradamente vehemente. El segundo ponente nos hizo desear el café con desmesura: su monótona dicción y una presentación plagada de tecnicismos nos sumieron en un profundo sopor. El tercero no llegó a presentar ni la mitad de sus diapositivas: se fue por las ramas desde el primer minuto, desconcertándonos a todos. Los dos últimos fueron medianamente correctos. Pero ahora, rememorando la convención, no sabría decir ni por aproximación de qué hablaron.

El resultado es que más de un centenar de personas acabaron exhaustas y sin ninguna idea clara, con una sensación de que estaban allí simplemente porque no había más remedio. Y cinco directivos perdieron la oportunidad de seducirlas, de motivarlas y de transmitirles sus mensajes.

DIFERENCIAS IRRECONCILIABLES ENTRE HABLAR Y COMUNICAR

"La emoción lleva a la acción, mientras que la razón lleva a la conclusión" (Donald B. Calne)

Hablar es transmitir información, algo que todos somos capaces de hacer sin demasiada dificultad. Comunicar es, además, mover una emoción. ¿Y por qué deberíamos querer, en una presentación en público, mover las emociones de la gente? Los motivos son dos: en primer lugar, porque en nuestra comunicación tenemos la obligación de ser impactantes, de ganar la atención de la gente. Y en segundo lugar porque las emociones serán en gran medida responsables de la memorabilidad de nuestra intervención.

Cuando comunicamos, competimos. Competimos con la enorme cantidad de presentaciones e información que nuestra audiencia recibe y recibirá. Y nuestra obligación es que, con el paso del tiempo, nuestra presentación sea la que se recuerde. La que haya impactado más. Hacerlo requiere técnica, pero está al alcance de todos. No es solo cuestión de talento. También es importante una buena preparación.

PRIMERO: ¿QUÉ SE QUIERE DECIR?

"Si todo es importante, nada es importante" (Garr Reynolds)

Todos sabemos mucho de algo. Y si nos dan la oportunidad de contarlo, podemos llenar horas encadenando un argumento tras otro. Esta no es la manera de construir una presentación impactante. Una buena presentación necesita articularse alrededor de una única idea. Tenemos que poder escribir una única frase antes de empezar a desarrollar la intervención. Si no lo hacemos así, el daño colateral es claro: nos enrollaremos. Hablaremos más de la cuenta. Y la audiencia no sabrá qué mensaje elegir de entre los muchos que habremos dado. Y ha de ser, además, una idea grande, valiosa, que aporte algo nuevo, o una visión nueva de algo conocido. Que la gente tenga la sensación de que ha recibido un regalo de valor, que valía la pena atender. Porque si no, no volverán. Si lo hacen será desconectados, sin la intención de prestar atención. Es una cuestión de respeto a la audiencia, de preguntarse: ¿qué hay de valor para ellos en mi intervención?

EN BUSCA DE LA MEMORABILIDAD

"Si su misión no puede transmitirse en cinco minutos, o con una historia, es que no la tiene" (John Kotter)

La mente es una criatura metafórica. De pequeños, aprendemos con historias, con cuentos, con piezas narrativas que nos transmiten las ideas estimulando nuestra imaginación y estableciendo conexiones con nuestra vida y nuestras experiencias. Y, en cambio, de mayores, parece que tengamos que aprender a base de sofisticadas exposiciones conceptuales, precisas definiciones e información perfectamente ordenada, pero fría y racional, sin concesiones a la narración. Es cierto que estamos preparados para entender una definición, pero no es menos cierto que como más disfruta la mente es con una buena historia, y que las narraciones conectan directamente con la emoción.

Es importante dar la información necesaria, pero es importante también -imprescindible para mí- complementarla con una buena historia. Es lo que nos asegurará la conexión emocional y la memorabilidad. Es mucho más fácil recordar una buena anécdota que una precisa información.

El camino es arriesgado, porque una mala historia, una historia que no tenga que ver con nuestro argumento, nos destrozará la intervención. Pero la literalidad de una explicación conceptual sin ejemplos, sin metáforas o sin elementos narrativos, será olvidada sin remedio. Las cosas que entendemos, las olvidamos. Las que además de entender las sentimos, las recordamos para siempre.

ENTRE LO QUE TÚ ENTENDISTE Y LO QUE YO QUERÍA DECIR

"Comunicamos lo que sentimos, nada más que lo que sentimos" (Oriol Pujol Borotau)

Podemos tener perfectamente estructurado nuestro discurso. Incluso con las palabras escritas se puede comunicar algo distinto a lo que queremos. La comunicación en público, el tono de voz y el lenguaje no verbal tienen un valor muy superior a la palabra, y si el qué decimos (la palabra) no concuerda con el cómo (tono de voz y expresión no verbal), lo que cuenta, sin duda, es el cómo.

Es necesario estar en contacto con nuestro estado de ánimo a la hora de comunicar: si estamos enfadados, lo transmitiremos. Si no nos creemos el proyecto, se notará. Preparamos a menudo con precisión nuestro discurso. Preparemos también nuestra intervención, empezando por ponernos en el estado emocional que precisa nuestro discurso, porque es lo que la gente captará.

EMPEZAR BIEN... Y ACABAR MEJOR

"Teatro es todo aquello que hay entre un buen inicio y un buen final" (Molière)

Es importante tener un buen comienzo: la audiencia no tardará más de tres minutos en decidir si nos escucha o si se evade. Funcionan muy bien las anécdotas y las historias en este punto. Somos curiosos por naturaleza, y prestaremos atención aunque solo sea para conocer el final. También importa el final, pues nos jugamos el sabor de boca que dejaremos como ponentes. Que puedan decir: "La presentación ha sido interesante, y el ponente ha estado brillante". Este comentario tendrá mucho que ver con un final preciso, escenificado con seguridad, que contenga la idea fundamental de la presentación. Que no sea un final de maratón en el que viendo la línea de llegada, viendo que ya terminamos el suplicio, nuestra voz va perdiendo fuerza para terminar en un tímido "y esto es todo".