Nunca digas la fecha real en la que vuelves y otros trucos de experto para bordar el mensaje de «estoy fuera de la oficina»

¿Por qué será que cuando llegan las vacaciones se nos acumulan las tareas? En nuestra cultura laboral de rueda de hámster el típico estrés de los últimos días ha derivado en un atracón de oficina con un curioso (y preocupante) fenómeno: trabajadores quemados porque para descansar antes hay que trabajar el doble. En este contexto, una de las cosas que solemos dejar para el final de la lista de tareas es la redacción de un mensaje automático en el buzón de nuestro correo electrónico, lo que en la cultura anglosajona se llama un “Out Of Office (OOO)”. Bastante hay que dejar hecho para poder cogerse unos días (más aún cuando uno es autónomo), como para perder tiempo en pensar en este detalle. Sin embargo, los expertos en cultura empresarial afirman que los mensajes de fuera de la oficina son fundamentales para aprovechar al máximo las vacaciones, acabar con esa angustiosa sensación de desconectar a medias y no encontrarse una crisis al volver al trabajo. Para eso resulta clave establecer límites y expectativas tanto para nuestros jefes, clientes y compañeros como para nosotros mismos. Y ahí radica la importancia de redactar un buen OOO.

Básicamente, este tipo de respuestas automática -que se pueden enviar tanto por email, Slack u otras plataformas digitales similares- sirven para informar a los demás que no estás disponible y cuándo pueden esperar una respuesta por tu parte, y les brindan (o deberían) una explicación cortés, concisa y profesional de por qué no vamos a responder de inmediato. Hablamos con dos expertas en gestión del tiempo, productividad y crecimiento empresarial para aprender a redactar el OOO perfecto.

La brevedad es clave

Patricia Benayas, coach de Gestión del tiempo y Productividad, recomienda dejar un mensaje programado siempre que vayamos a estar más de dos días fuera. “El mensaje que dejamos nos representa, es nuestra imagen. Dependiendo de cómo esté escrito, el receptor tendrá una opinión u otra de nosotros. Si no está correctamente redactado podría pensar “qué persona más borde”. No es necesario decir el motivo, pero si va a ser una baja larga (maternidad/paternidad), sí lo diría. Pero lo recomendable es ir avisando previamente y presentar quién se va a encargar de nuestros temas”.

Alejandra Nuño, socióloga experta en crecimiento empresarial y consultora de crecimiento sostenible, salud y bienestar, coincide en que este mensaje es importante porque es importante mantener una sana comunicación con nuestro ecosistema relacional y reflexiona sobre si es necesario fomentar la transparencia en este tipo de mensajes y explicar por qué no estamos en la oficina o en el puesto de trabajo, y si podría ser visto “como una bajada a la humanización de los entornos corporativos”.

Lo que siempre debería incluir un OOO

“Bordar un OOO indica cortesía, educación y el ADN de lo primario que es que los proyectos son las personas” comenta Alejandra Nuño. “Deberíamos de incluir siempre la sencillez, ser concisos y amables, y, sobre todo, tener una actitud facilitadora, en pro de la calidad y la excelencia del servicio, clave en las relaciones de calidad, por tanto [deberíamos] facilitar un tercer contacto ya que pueden surgir necesidades puntuales”, puntualiza. “La frialdad, o el tono más bien, lo marca la empresa. Puede que no sea adecuado el finalizar con la expresión ‘un abrazo’ frente a ‘un saludo cordial’, reflexiona, pero asegura esta experta, “la palabra cercana aúna las fuerzas. El encorsetado lenguaje corporativo, quizás, se relaje cuando nos demos cuenta de que en todo esto hay una parte humana”.

Lo que siempre hay que evitar en un OOO

Todo lo que resulte “pretencioso, explícito y aburrido”,  insiste Alejandra Nuño. Debería ser siempre “conciso, sencillo, cercano, facilitador y humano” y “desde luego, no creo que se pueda implicar a un tercero sin su consentimiento” previo, precisa, a la hora de dejar contactos durante nuestra ausencia, algo en lo que coincide Patricia Benayas:“No hay que especificar mucho, solo decir que estarás fuera por vacaciones. Y, obviamente, no se puede poner el contacto de ningún compañero/a sin previamente haberlo consultado con esa persona”.

No seas frío, pero tampoco pretencioso

Querrás incluir un saludo amistoso en tu correo electrónico para que no parezca una respuesta demasiado automática, al fin y al cabo nadie quiere sentir que su correo electrónico llegó a un bot o, peor aún, es un rechazo. Así que según los expertos deberíamos comenzar siempre saludando y dando las gracias: “[Son] normas básicas de educación. Si siempre saludamos ¿por qué no hacerlo en nuestro mensaje programado? No cuesta nada y la persona que lo recibe lo agradece. De la otra manera parece un poco brusco. Es como si cogiésemos el teléfono diciendo ‘no estoy”, opina Patricia Benayas. Además, “con el saludo inicial damos calidez a nuestro mensaje. Dar las gracias y despedirse da la sensación de que nos escuchan, te sientes atendido”, añade. Un buen cierre del email siempre será algo que refleje nuestra manera habitual de comunicarnos: “[Hazlo] como suelas despedirte siempre, ‘un cordial saludo’, ‘gracias por tu tiempo’, ‘atentamente’… yo evitaría el ’te deseo un feliz día’ en este tipo de mensajes. Lo bueno y breve, dos veces bueno. [Estos mensajes] no deberían ser más de 4 o 5 líneas: información justa y necesaria. Decir lo importante (cuándo volveremos y contactar con en caso de urgencia), lo que necesita saber tu interlocutor. Lo demás sobra. Como yo digo “todo lo que no aporta, sobra”. ¿Qué le aporta al receptor saber dónde estás de vacaciones?”

La importancia de los límites

Diversos estudios confirman que los períodos de desconexión son fundamentales para nuestra salud mental, algo que indice directamente en nuestra felicidad y también en nuestra productividad en el trabajo. De ahí que establecer límites claros a las intrusiones durante las vacaciones sea tan importante. “Los límites, claros. Desconectar es el nuevo lujo en la era de la pérdida de foco. Lo único que me pregunto es sí este lujo está al alcance de todos. Por ejemplo, los autónomos”, recuerda Alejandra Nuño.

“Desconectar es básico para nuestra salud mental y para recargar energía. Sin energía no podemos funcionar. De hecho, hablamos de gestión del tiempo cuando deberíamos decir gestión de prioridades y/o gestión de nuestra energía. Los descansos son una parte fundamental del trabajo. Sin ellos nuestra productividad disminuye, al igual que nuestra creatividad”, añade Patricia Benayas.

No dejes a nadie a la espera

“Cuando alguien nos escribe, si no recibe respuesta cree que su correo no ha llegado, insistirá o llamará, pudiendo dejarlo y eligiendo otra persona u otra empresa. Informar de que no vas a estar y dejar un mensaje informando y una persona de contacto por si necesita algo es ser un buen profesional y una señal de respeto hacia la otra persona”, recuerda Patricia Benayas.

Gestionar las expectativas de respuesta es un punto fundamental en este tipo de mensajes automáticos. Hay que “insistir de nuevo en la facilitación, dejar una cobertura adecuada, ser honestos con el sector y los servicios y productos aportados. La comunicación es clave para que el mundo se engrase cada día mejor. Los márgenes los pone el área de negocios”, indica Alejandra Nuño. Aunque lo hará quien pueda: “Ojo, [hay que] reiterar el lujo [que supone tener] recursos y cobertura”.

Nunca digas que te llamen si es algo urgente… porque te llamarán

Si has decidido que no vas a trabajar en ese período no deberías escribir que te pueden llamar por teléfono si se trata de algo urgente, porque entonces te llamarán: todo el mundo -o casi- considera que lo que necesita es urgente. “Totalmente de acuerdo. Si estás de vacaciones, estás de vacaciones”, comienza Patricia Benayas. “Pero ¿qué pasa con los autónomos que no pueden delegar en otra persona? En ese caso, mi recomendación es informar al cliente con una semana de antelación para ir dejando cerrados temas y no coger ningún proyecto nuevo cercano a nuestras vacaciones”, apunta esta experta.

Alejandra Nuño tiene una visión optimista en este sentido: “Francamente creo que desde la pandemia hubo un cambio real de actitud. Estamos aprendiendo a gestionar las urgencias. Fue un baño de humildad para todos”.

Di que vuelves un día más tarde de la realidad

Apuntan los expertos en relaciones laborales que no deberíamos decir que vamos a responder nada más volver de nuestra ausencia: esa frase despierta expectativas que quizá no se corresponden con la realidad, lo que puede frustrar a nuestro interlocutor y elevar nuestro nivel de estrés nada más abrir el coreo electrónico. “Efectivamente no podemos decir que responderemos inmediatamente o en tal fecha porque no sabemos lo que nos vamos a encontrar a la vuelta. Por eso es importante decir si es urgente o necesita una respuesta inmediata, contacte con otra persona. Mi recomendación es decir que vuelves un día más tarde de lo real, para que así te de tiempo a ponerte al día”, aconseja Patricia Benayas.

“Cada vez se instaura más una política de calidad que florece del modelo de gestión de la cultura del cuidado. Es vital tomar el pulso de la cultura del cuidado, y esta debe de estar apoyada 100% por la cultura empresarial que haya asumido una producción saludable”, opina Alejandra Nuño.

No intentes ser gracioso

La globalización nos ha dejado ejemplos de comunicación que no siempre encajan con el sentir de los lugares en los que aterrizan. De la misma manera que esas campañas callejeras -“Se te ha caído algo, la sonrisa”- para captar abonados por la calle -por muy loable que sea la organización- nos resultan chirriantes y hasta incómodas, la manera relajada e incluso cómica de escribir los OOO heredada de la cultura americana puede que funcione en el contexto de algunas profesiones al otro lado del océano pero quizás no aquí. El marco de formalidad que debería tener nuestro email de respuesta lo da el entorno en el que trabajamos, así que quizá es buena idea replantearse si empezar con “Aloha!” cuando nos hemos ido de viaje a Hawái o contar que “en este momento no puedo atenderte porque estaré subido en una moto recorriendo templos en Bali” porque has viajado a Indonesia. Puede que se estile en los blogs de team building y coaching, pero en este terreno la prudencia es buena consejera, así que no deberíamos intentar ser graciosos o demasiado cordiales especialmente si uno no lo es tanto en el trato habitual. Una despedida adecuada debe hacer “sentir que verdaderamente estás comunicándote con alguien al otro lado del correo”, opina Alejandra Nuño, con lo que la naturalidad es un valor. Si pensamos que estamos dejando un mensaje para alguien real que está al otro lado del email, “quizás el tono se bañaría de sencillez y naturalidad, cercanía, empatía y humanidad. A lo mejor los OOO serían una gran oportunidad para acercarse a los demás. No le vendría nada mal a este mundo focalizar en lo que verdaderamente aporta. Eficiencia humanizada”, resumen esta experta.

Omite los medios personales de contacto

Si hemos decidido desconectar, deberíamos hacerlo. “Nuestros datos de contacto personales no debería conocerlos ninguna persona de nuestro ámbito laboral (sobre todo clientes), únicamente aquellas personas con las que tenemos contacto a diario y cercano. Si tu móvil es el mismo de trabajo y personal es recomendable limitar el uso de las apps de trabajo (Teams, emails…) durante nuestro periodo de descanso. Si nosotros no ponemos los límites, las otras personas menos. Nosotros somos los responsables de proteger nuestro tiempo”, recuerda Patricia Benayas.

“Sería un error y una contradicción”, coincide Alejandra Nuño. “Ahora bien, insisto, ¿Es la desconexión un lujo democratizado para todos?” Todos tenemos móviles personales, recuerda, “lo que no tengo tan claro es cuantas personas disponen de recursos corporativos”.

Y piensa dos veces el tema de las redes sociales

¿Está bien poner tus redes sociales (si las usas de manera pseudoprofesional), un link a tu newsletter o algo de promoción personal? A Patricia Benayas no le parece una buena idea. “No, es como un poco recochineo: no te atiendo, pero mira dónde estoy de vacaciones o cómprame esto”. Alejandra Nuño ve un posible punto a favor: “La nueva cartografía demográfica marca tramos de vida no tan lineales, con esto lo que quiero decir es que son muchos los profesionales que aprovechan su tiempo libre para la lectura, ahondar en conocimiento, disfrutar del avanzar en el saber. Con esto quiero decir, quizás se aprecia que son muchos los que comparten contenido en medio de periodos estivales. Si tienes pasión por tu sector, conocimiento u área, a veces no está reñido con el disfrutar de ampliar conocimientos, con lo que quizás se pueda ‘colar’ compartir contenidos de valor”, apunta.

Comprueba la ortografía

Por sencillo y de perogrullo que esto pueda sonar, revisar la ortografía de nuestro texto es clave. Por mucho que todo el mundo conozca las debilidades del autocorrector, nadie quiere estar dos semanas firmando sus emails con el conocido “un salido”.