Declaración de la Renta obligatoria para los autónomos, ¿qué gastos puedo deducir y cuáles no?

La modificación aprobada por el Gobierno en 2022 para hacer progresiva la forma de cotizar en la Seguridad Social ha tenido varias implicaciones que perduran hasta el día de hoy. Una de las consecuencias de esa medida, que empezó a entrar en vigor de forma escalonada a comienzos de enero de 2023 y que terminará de aplicarse en 2025, es que ahora, si el contribuyente está dado de alta en el RETA en algún momento del año, hay que hacer la declaración de forma obligatoria, sin importar cantidades mínimas como sí sucedía antes. Esto se justifica porque de ella beberán posteriormente los datos de la Seguridad Social. Una declaración de un autónomo y de un asalariado es muy diferente y más complicada en el caso del trabajador por cuenta propia. Esto se debe, entre otras cosas, a que hay que desglosar cuánto se ha ingresado y cuánto se ha gastado por la actividad profesional. En este último punto, en el de los gastos en los que se ha incurrido, es posible introducir partidas que ayuden a rebajar la factura fiscal, pero hay que hacerlo con cuidado. Esto es lo que dicen los expertos sobre las declaraciones de la Renta para autónomos. A continuación, encontrarás consejos y claves.

¿Qué pasa si no hago la declaración teniendo que hacerla?

Si nunca antes se ha presentado, puede ser tentador por un momento seguir sin hacerlo por la simple inercia y por evitar el engorro que supone. Mala idea. En este artículo de la campaña del año pasado se explica en detalle qué sucede en función de si sale a devolver o a ingresar y también, dependiendo de si se presenta fuera de plazo de forma voluntaria o si, por el contrario, es Hacienda la que se da cuenta y exige al contribuyente que la presente. Sin tener en cuenta las habituales reducciones por conformidad o pronto pago, las multas por no presentar pueden ir desde los 100 euros en el caso de menor gravedad (a devolver y entregada de forma voluntaria, pero tarde) a tener que pagar un 150% más intereses en el peor supuesto (a ingresar, con meses de retraso o años de retraso y cuando la Agencia Tributaria considera que se ha ocultado de forma deliberada).

¿Qué hay de nuevo este año para los autónomos?

“Todos tienen la obligación de presentar la declaración de la Renta”, responde Paula Urcera, Head of Tax de TaxDown, cuando se le pregunta que ha cambiado para los autónomos este año. “El año pasado modificaron el sistema de cotización de autónomos a una fórmula progresiva como el IRPF pero con la cuota de la Seguridad Social. ¿Cuál es el problema de esto? Que tiene que ajustarse de alguna forma y la fórmula escogida fue hacerlo a través de la declaración de la Renta”, explica la experta.

Además de la susodicha obligatoriedad, hay cambios de calado en otras cuestiones. El principal es en la potencial reducción que se pueden aplicar los autónomos para pagar menos a Hacienda. Los conocidos como gastos de difícil justificación. Esto es un porcentaje que la Agencia Tributaria permite reducir al beneficio (ingresos-gastos) de la actividad profesional. Han pasado dos cosas. De un lado, en el régimen de estimación directa simplificada, ha aumentado al 7% desde el 5% del año anterior. Esto permite que los autónomos paguen menos por esos gastos difíciles de justificar. En el lado opuesto, en el régimen de estimación objetiva, el conocido como sistema de módulos, la reducción que permite el fisco ha bajado. Según explica la propia Agencia Tributaria, los autónomos que iban por módulos podían reducir el 15%, en 2023, podrán hacerlo el 10%.

¿Qué tener en cuenta al hacer la declaración siendo autónomo?

Conviene tener en mente una serie de factores si se quiere hacer la declaración siendo autónomo. Lo primero que hay que tener claro es qué hay de diferente respecto a la declaración de un asalariado.

“Básicamente, a efectos fiscales, hay dos factores determinantes”, enumera Albert Sagués, socio responsable de Fiscal en RSM. “El asalariado no puede esconder ni un euro del salario percibido ya que la empresa que se lo paga lo declara todo. En segundo lugar, el asalariado puede deducir poquísimos gastos, y además los mismos ya los conoce Hacienda (con la Cuota Obrera que paga el empleado) y algún otro como serían los de Colegiación Obligatoria, cuota de afiliación a Sindicatos, defensa jurídica (con límites). Por el contrario, el autónomo puede desgravar aquellos gastos necesarios para realizar su actividad y que, anticipo para evitar sorpresas, será un concepto que Hacienda revisará de forma estricta para evitar que el autónomo tenga la tentación de poner gastos no permitidos en su Renta para rebajar su carga fiscal”, profundiza.

Por su parte, Urcera, hace hincapié en que la principal diferencia es que en el caso del autónomo Hacienda no tiene todos los datos. “La información de su actividad que aparece en los datos fiscales no es ajustada. Ellos si prestan servicio a otros autónomos, los otros autónomos tienen la obligación de reportarlo a Hacienda y entonces sí les aparecen las facturas por la prestación de servicios o bienes en los datos fiscales. Pero cuando prestan servicios a un ciudadano que no es autónomo, el señor no va a ir a Hacienda a decirle que ha comprado esto a un autónomo y a entregar la retención”, resume.

“Siempre los autónomos tienen que irse a su libro de registro de actividad para calcular los ingresos que han obtenido y los gastos que han soportado para reportarlos en la declaración de la renta. Además deben de ir en línea con lo que han ido reportando trimestre a trimestre. Luego, en la renta lo reportas de forma anual y ajustas. Los autónomos deben llevar un seguimiento mucho más exhaustivo a lo largo del año y en la declaración que un asalariado. Al final, en el caso de un asalariado, su empresa reporta a Hacienda durante el año y sobre todo respecto a sus ingresos del trabajo”, añade la experta.

De esta forma, esa tentación de darle a enviar el borrador sin comprobar nada es aún más peligrosa si cabe en el caso de los autónomos, ya que Hacienda no tiene todos los datos en ocasiones y cuando faltan, la culpa no recae sobre Hacienda, sino sobre el contribuyente por no haber incluido fielmente sus ingresos. Y hablando de ingresos...

¿Estimación objetiva (por módulos) o directa?

Hay dos grandes regímenes para autónomos. Son la forma en la que se informa a Hacienda de lo que se ha ganado con la actividad. Muy resumidamente. En una, en la estimación directa (ya sea del tipo normal o simplificada), el autónomo tributa por lo que ha ganado realmente y debe incluir todos los ingresos y gastos correspondientes. En la estimación objetiva, el autónomo paga impuestos en función a unos baremos predefinidos. Esto significa que introduce una serie de datos y automáticamente, Hacienda da una estimación de cuánto ha ganado en base a ellos. En este caso, el autónomo no paga impuestos en función de lo que haya ganado de verdad, sino con base en esos baremos. Este régimen, el de estimación objetiva, está en el punto de mira de la Agencia Tributaria y solo está permitido para una serie de actividades económicas que con el paso de los años se ha ido reduciendo. Un autónomo no puede estar en los dos regímenes a la vez, y si renuncia voluntariamente al que actualmente usa en virtud del otro, debe esperar un tiempo para volver al anterior. En este enlace, Hacienda detalla cuáles son exactamente las actividades que pueden tributar por módulos.

“Hay un tipo de actividades que te permiten tributar por módulos. En vez de por actividad real, lo hacen por categorías. Por ejemplo. Un bar en este régimen no pagaría en función de sus beneficios reales, si no por la longitud de la barra y el número de mesas. No todas las actividades pueden tributar por módulos. Cada vez intentan que se ajuste más a los ingresos reales que a una estimación. Es otro mecanismo de cálculo y desde la Agencia tienden a favorecer que los autónomos tributen por lo que realmente ganan en vez de por módulos”, afirma Ucera.

“Si bien, si se está en el régimen de módulos es más sencillo de introducir todo en la declaración”, describe la experta. “Metes tu actividad, una serie de parámetros y te olvidas. Lo que pasa es que no siempre sale a cuenta. Si tienes un bar muy grande con 100 mesas pero no va nadie va a tributar más de lo que le correspondería realmente. Era un poco el juego que había con esto. Si te va bien tributas por módulos porque así sale menos pero por otro lado si no es el caso, es mejor el sistema de tributación por estimación directa simplificada”, resume.

Otra diferencia. Esta vez, entre el régimen de estimación directa normal y el de estimación directa simplificada. El de simplificada tiene esos gastos de difícil justificación fijados este año de tal forma que permiten reducirse un 7% de los beneficios. En el de estimación directa normal, no existe como tal ese 7%, sino que hay que incluir los gastos que se consideren relacionados con la actividad.

¿Qué gastos puedo deducir siendo autónomo?

Además de los de difícil justificación en el caso de la estimación directa simplificada, los autónomos tienen derecho a deducirse una serie de gastos afectos a su actividad económica. La lógica que subyace a esta posibilidad es la de incluir en la declaración aquellos costes que han tenido que soportar fruto del desempeño de su actividad. Con otras palabras. Los gastos que han tenido que hacer para poder tener ingresos. La idea está clara, no así su concreción exacta, ya que es algo que puede estar sujeto a interpretaciones y ser todo un foco de problemas con el fisco si se hace a lo loco. Con ellos es posible rebajar la factura fiscal, pero según dicen los expertos, hay que hacerlo con sentido común y sin abusar. Hacienda explica que además, se debe tener la factura y, por otro lado, debe aparecer recogido en las cuentas trimestrales si las hubiera.

Ejemplos de gastos potencialmente deducibles. Amortizaciones, compra de mercadería para la posterior venta, combustible en el caso de profesionales del transporte (taxistas, transportistas), gastos de viaje (por ejemplo, en caso de comerciales), adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc., relacionados con la actividad. Los expertos advierten que se debe ir con pies de plomo ya que Hacienda cada vez está siendo más restrictiva.

“Ahora mismo la política de la Agencia Tributaria es restringir determinados gastos entendiendo que el elemento que se usa en la actividad es susceptible de uso privado. El caso más paradigmático es la gasolina de los coches. Por ejemplo, un autónomo que usa una furgoneta para llevar sus herramientas. Como la Agencia Tributaria considera que la furgoneta es susceptible de uso privado, no dejan deducir nada por la gasolina de esa furgoneta. Los móviles es otro caso paradigmático. Como es susceptible de ser usado para llamadas privadas, todo lo que sea susceptible de uso privado no permiten deducirte ni un euro. Un ordenador presumen que está afecto al 100% a la actividad. Hay casos extremos que sí que permiten deducir gasolina, por ejemplo, en el caso de taxistas o transportistas. Entendemos que muchos casos sean susceptibles de uso privado, pero al menos deberían permitir deducir un porcentaje”, dice Ricardo Perpiñán Girol, Secretario de ASEFIGET.

“Los autónomos pueden desgravar todos aquellos gastos necesarios para su actividad, e insisto, a riesgo de ser reiterativo: para evitar un conflicto, no está de más anotar en cada gasto, el motivo por el cual se ha generado (aparcamiento para ir a una reunión de trabajo y breve explicación, comida con cliente identificando a los comensales, si el autónomo ha invitado, etc.) También pueden desgravar los gastos proporcionales de su domicilio si trabajan desde casa. Para ello, es importante tener el domicilio dado de alta como domicilio de la actividad en Hacienda (declaración censal 036) y prorratear en base a metros cuadrados, el agua, luz, gas, conexión de internet etc. También recientemente se ha abierto la opción a desgravar los gastos vestuario en el caso de trajes y corbatas, pero recomendaría la máxima prudencia y sentido común a la hora de poner este tipo de gastos. Un mono de mecánico no me preocuparía, pero un bolso, una corbata, unos zapatos de vestir, siempre generarán conflicto, y la justificación de los mismos será clave”, asevera Sagués.

Sobre deducir gastos del hogar. Tomando literalmente un ejemplo que da Hacienda. La vivienda habitual de un contribuyente tiene 100 metros cuadrados. El contribuyente afecta a la actividad económica que desarrolla 40 metros cuadrados. Los gastos anuales por suministros ascienden a 5.000 euros.

Proporción de la vivienda habitual afecta: 40/100 = 40%

Porcentaje de deducción: 30% x 40% = 12%

Gastos deducibles: 5.000 € x 12% = 600€

Otra vía que identifica Sagués para reducir la factura. “Para el caso de autónomos, la mejor vía para reducir su carga fiscal es utilizar las aportaciones a planes de pensiones. La reforma de los planes de pensiones rebajó el límite de aportación a los mismos a 1.500 euros anuales para asalariados y autónomos, pero estos últimos pueden aportar hasta 4.250 euros adicionales a los llamados plan de empleo simplificados que les pueden ayudar a rebajar su factura fiscal”.

Muy importante: no olvidarse de otros apartados de la declaración

Con tanto foco en la parte de la actividad económica, puede ocurrir que se descuiden otras. Conviene estar muy alerta también en lo referente a la base del ahorro en el caso de haber llevado a cabo inversiones como depósitos bancarios, compra de acciones, de criptoactivos, letras del Tesoro o haber obtenido cualquier interés o rendimiento fruto de una inversión. En este artículo se detalla cómo se incluyen y cómo abaratar la factura del ahorro con el sistema de compensación de pérdidas.

Si se ha vendido una vivienda y se ha ganado dinero con ello, hay que incluirlo como ganancia patrimonial. Si se ha sufrido un timo o una estafa y se puede justificar, se puede incluir como pérdida patrimonial.

En el caso de haber recibido alguna subvención o ayuda en 2023, también hay que incluirla en la declaración de la Renta y depende de que ayuda sea, va en un apartado u en otro. Por ejemplo. Si el autónomo percibe una ayuda o subvención ligada con el desarrollo de su actividad económica, como para comprar maquinaria o un local, se incluyen en el rendimiento de actividades económicas. Si esa misma persona ha percibido ayudas para rehabilitar una vivienda habitual, se incluye en ganancias patrimoniales sin transmisión previa.

Dada la complejidad que puede llegar a revestir la declaración de un autónomo, los expertos coinciden unánimemente en recomendar acudir a gestores profesionales, tanto para evitar errores a la hora de declarar los ingresos, como para no pagar de más por no incluir todas las deducciones y reducciones posibles. “Revisa bien la documentación del año. Haz bien las cuentas. Reporta bien los ingresos que has tenido, los gastos que has soportado. Que sean gastos deducibles. No olvidar las deducciones para todo el mundo ya que también pueden aplicarse en su caso. E importante. Contar con ayuda si es necesario. Son declaraciones complejas. E incluso en el caso de que sean sencillas la gente se le olvida incluir deducciones a las que tiene derecho. Es un trámite complejo, que hacemos una vez al año, con lo que compensa buscar ayuda”, aconseja Urcera.

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