Horas extraordinarias: ¿cómo probarlas si se trabaja a distancia?

El pasado 8 de marzo, el Tribunal Superior de Justicia (TSJ) de Galicia dictó una sentencia que desestimaba la pretensión de una trabajadora que pidió a su empresa el abono de una serie horas extraordinarias supuestamente realizadas bajo la modalidad de trabajo a distancia.

En el caso resuelto por el tribunal gallego, la demandante había registrado su jornada laboral a través de un programa informático creado por la compañía e implantado en el ordenador de la empleada. Esta, desde los meses de marzo a agosto de 2020, computó un exceso de jornada cercano a las tres horas diarias.

La reclamante se reincorporó de modo presencial a su trabajo de oficina (concretamente, en el departamento de recursos humanos) y, sin embargo, desde ese momento no hizo ninguna hora de más. El juzgado de lo social desestimó su pretensión porque advirtió que las supuestas horas extras registradas solo aparecían en la fase en que teletrabajó y no posteriormente, cuando la empresa tuvo mayor facilidad para controlar el registro. La trabajadora recurrió la decisión, pero el TSJ gallego volvió a quitarle la razón.

La empleada argumentó que, durante la fase de teletrabajo, se había producido un incremento de la carga laboral. Sin embargo, el fallo descarta tal extremo, pues en esos momentos el 75 % de la empresa se hallaba en ERTE, no se contrató nuevo personal y las incidencias de trabajo detectadas fueron mínimas.

En definitiva, la justicia entendió que faltaban pruebas sobre la realización efectiva de las horas adicionales reclamadas durante el periodo de tiempo en que se trabajó en remoto. Se trata de una cuestión que, con la generalización del trabajo a distancia obligado por la pandemia, ha generado muchos conflictos que, poco a poco, van llegando a los tribunales. En este contexto, los expertos explican cuáles son las distintas vías para acreditar el exceso de jornada durante el teletrabajo.

Conexiones al sistema

Según Víctor Canalda, abogado y profesor de derecho laboral de la Universitat Oberta de Cataluña (UOC), “en el caso del teletrabajo, si no existe registro de jornada o se falsea, el trabajador podrá acreditar excesos de jornada si prueba conexiones al sistema fuera de horarios, envío o recepción de correos en días de descanso, etc.”. El especialista comenta un caso concreto: “una reciente sentencia declara improcedente un despido por no haber atendido comunicaciones de la empresa durante las vacaciones. Adicionalmente, exigir horas extra a un trabajador a distancia sería contrario a las obligaciones de la empresa de establecer una correcta ordenación del tiempo de teletrabajo en su faceta de garante de riesgos psicosociales”.

La crisis sanitaria asociada al Covid-19 provocó una extraordinaria multiplicación del número de trabajadores en remoto, apresurando la regulación del trabajo realizado en remoto que no obedeciera a razones sanitarias. Sin embargo, la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia no es prolija en materia de registro horario. El texto se limita a reconocer que el sistema debe reflejar fielmente el tiempo que la persona trabajadora que realiza trabajo a distancia dedica a la actividad.

En materia probatoria, Lois Rodríguez, asociado senior de Laboral en Baker McKenzie entiende que “una buena práctica es incidir en los acuerdos y políticas internas en la necesidad de que cualquier hora extraordinaria ha de ser autorizada previamente por la persona responsable”. También es partidario de “hacer un seguimiento regular de las jornadas registradas por cada persona trabajadora para tener visibilidad y control sobre los horarios que se están realizando”.

Víctor Canalda añade que, en los acuerdos entre empresario y trabajador, “lo más práctico es dejar constancia por escrito de los pormenores de la relación de teletrabajo, y este es un particular que, efectivamente, se suele introducir. No obstante, muchas veces en los acuerdos de teletrabajo se aplican cláusulas tipo o estereotipadas, que no se cumplen en la realidad”.

Carga de la prueba

La transgresión de las normas y los límites legales o pactados en materia de horas extraordinarias se considera una infracción grave en materia de relaciones laborales, en virtud del artículo 7.5 del texto refundido de la Ley sobre infracciones y sanciones en el orden social. Esta conducta se sanciona con multa, que puede abarcar entre 751 y 7.500 euros, en función de la gravedad del hecho.

La tendencia del legislador a castigar más duramente estos incumplimientos viene acompañada de un cambio del criterio jurisprudencial. Rodríguez recuerda que “los tribunales han mantenido tradicionalmente que corresponde al trabajador probar la realización de las horas extras que reclama”. Pero, en los últimos años, se ha detectado una particularidad, según el jurista: “a partir de la obligatoriedad de contar con un registro horario, en aquellos supuestos en que la empresa no cuenta con ningún sistema de registro horario, esta exigencia probatoria se está flexibilizando, forzando a la empresa a hacer el ejercicio probatorio inverso cuando la persona trabajadora aporta indicios de haber realizado horas extras”.

El profesor Canalda puntualiza: “los tribunales suelen diferenciar entre horas extra esporádicas y habituales. En las esporádicas, la carga probatoria será del trabajador ‵hora por hora y día por día′. En las habituales, los excesos de horarios que no puedan rebatirse por la empresa mediante un adecuado registro de jornada, acreditándose su compensación con días de descansos en los cuatro meses posteriores a su realización, posiblemente se reconocerán y se condenará a la empresa a su abono”.

En materia probatoria, refiere Canalda: “actualmente, en el teletrabajo, las conexiones y duración de la jornada quedan registradas en muchas ocasiones en servidores o aplicaciones de terceros, por lo que se crea una ‵prueba digital′ que no podrá falsearse o manipularse con facilidad”.

Cómputo y registro

En 2019 se produjo una importante reforma normativa, que obliga a todas las empresas, desde entonces, a registrar el horario de sus trabajadores.

Así, la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, que incluye el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, sin perjuicio de la adopción de medidas de flexibilidad horaria (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).

Sin embargo, pueden surgir dudas no ya sobre el cómputo sino sobre la prueba de las horas efectivas. El artículo 35.5 del propio Estatuto obliga a que la jornada de cada trabajador se registre día a día, y que se totalice en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador y en el recibo correspondiente.

Para Lois Rodríguez, “el registro de jornada sería un elemento de prueba fundamental, pero que se haya registrado un determinado horario no garantiza el reconocimiento de las horas extras”. Así, “el juez tendrá que hacer una valoración global de todas las circunstancias concurrentes, como, por ejemplo, las garantías de no manipulación que ofrece el sistema de registro horario, si esas supuestas horas extras habían sido aprobadas por la compañía, etc.”.

La introducción de este registro de jornada contribuye a corregir las situaciones de abuso en la jornada laboral. La exposición de motivos del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, norma responsable de esta reforma, recuerda que si no se abona una hora extraordinaria trabajada, tampoco se cotiza por ella, lo que supone un perjuicio para el trabajador afectado y también para el sistema de Seguridad Social.

Víctor Canalda opina que “la premisa de acreditación de horas extras es que corresponde al trabajador probarlas hora por hora y día por día. No obstante, cabe encontrar resoluciones que atemperan esta obligación si se sobrepasan regularmente los horarios del empleado”. Desde que entró en vigor la obligación de registro diario de jornada, “este se ha constituido en un medio de prueba muy cualificado para acreditar los horarios y jornadas reales, perjudicando a las empresas que incumplen”.

Así, la Audiencia Nacional, en sentencia de 4 de diciembre de 2015 afirmó que “el registro de jornada, que no de horas extraordinarias, es el requisito constitutivo para controlar los excesos de jornada”, de modo que la inexistencia de registro “coloca a las personas trabajadoras en situación de indefensión, que no puede atemperarse porque las horas extraordinarias sean voluntarias, puesto que el único medio de acreditarlas es, precisamente, el control diario”.