Larga vida a la oficina, pero a una distinta

El primer ejecutivo de Facebook, Mark Zuckerberg, anunciaba hace poco que la mitad de sus empleados trabajará de forma permanente desde sus casas durante la próxima década. Se avecinan cambios, y no solo en la sede de California. ¿Significa esto el fin de los espacios de trabajo? Ni mucho menos. “Más del 85% de los empleados quiere un modelo mixto entre el teletrabajo y la vuelta a la oficina”, según una encuesta realizada por Savills Aguirre Newman. “El aumento del teletrabajo no equivale directamente a un descenso de la demanda de espacios de oficinas. Existe un sinfín de factores adicionales, como la densidad, la rentabilidad financiera, la productividad y la tecnología”, explica Ignacio Sobrino, director de oficinas de JLL España.

Ahora bien, las medidas de distanciamiento social —hasta que exista tratamiento o vacuna— y el éxito del trabajo en remoto, están obligando a las empresas a replantearse sus necesidades de espacio futuras. El reseteo forzoso llega a la oficina. “El 51% de las compañías europeas afirman estar planteándose nuevas estrategias en respuesta a la covid-19, el 43% en el caso de las españolas”, según una encuesta entre más de mil usuarios de 34 países realizada por la consultora Knight Frank. No les queda otra. “Los planificadores de espacio estiman que la mayoría de las oficinas solo pueden acomodar con seguridad a entre el 25% y el 40% del personal”, indica Mark Callender, responsable de investigación de Real Estate en Schroders. Aunque las compañías van a esperar hasta después del verano para tomar decisiones a corto y medio plazo, ya valoran la metamorfosis de la oficina que, más pronto que tarde, tendrá que ser híbrida, flexible y saludable. A día de hoy, parece ser la única cura para hacer frente a un mundo y a una economía pandémicas y en crisis.

Casi un tercio de las empresas europeas está considerando cómo hacer que sus empleados puedan trabajar más cerca de sus viviendas, según Knight Frank. Una posibilidad, que no la única, son las oficinas satélite, una tendencia mundial que se abre paso y que implica abrir pequeños locales próximos a los lugares donde vive el personal para descomprimir la densidad de la oficina y solucionar los problemas que pueda generar el teletrabajo. “Para que el lugar de trabajo se adapte a la vida de sus empleados y no al contrario, las corporaciones tenderán a adoptar estrategias hub and spoke, es decir, mantener sus oficinas centrales en las ciudades a modo de cuartel general en paralelo a oficinas satélite en las áreas residenciales donde viven sus trabajadores”, describe Iñigo Enrich, consejero director de CBRE España y director de la división de oficinas de la consultora.

La sede central se reservaría para reuniones y proyectos puntuales. Para fomentar la interacción, la creatividad y la colaboración de los trabajadores. Porque, “a pesar de todos los avances tecnológicos, la oficina sigue siendo el mejor lugar para comunicarse con los colegas, suscitar nuevas ideas, ofrecer formación, compartir valores y reunirse con los clientes”, cree Callender. Este tipo de espacios flexibles se perfilan como la alternativa para las empresas en momentos de incertidumbre como el actual, dado que “se pueden adaptar a las nuevas necesidades de manera rápida y ágil sin inversión en equipamiento y mobiliario”, recalca Enrich.

A las empresas les toca mirar hacia las sedes de grandes compañías europeas, que “habían ido incorporando las nuevas tendencias que ya estaban en marcha antes de la pandemia en cuestiones como la presencia en la oficina o el diseño de espacios para cada tipo de actividad, desde concentración a tareas más creativas y colaborativas”, indica Hipólito Sánchez, director responsable de la división de oficinas en Savills Aguirre Newman.

Menos densidad

Este cambio hacia un modelo híbrido supone menos empleados trabajando bajo un mismo techo, menos densidad de ocupación. De hecho, el 40% de las empresas europeas indica que precisarán menos espacio en un futuro, según Knight Frank. Solo un 11% manifiesta que tendrán necesidad de más metros cuadrados para ubicar a sus plantillas.

Es probable que algunas compañías “reduzcan un 30% la superficie de sus oficinas por la implantación del teletrabajo en un porcentaje notable de los empleados, lo que permite optimizar recursos y ahorrar costes fijos”, apunta Gerard Marcet, socio fundador de Laborde Marcet. Un ahorro que calcula entre el 20% y el 25% si la renta es lineal. Ahora bien, más que por el teletrabajo, de producirse el recorte de superficie, vendrá dado por la reestructuración de la plantilla en algunas empresas ahogadas por la crisis.

Peo la mayoría de las firmas optará por redistribuir su espacio actual. “Una mayor implantación del teletrabajo supone una menor necesidad de puestos, que muchas veces van a ser compensados”, opina Raúl Vicente, director de Oficinas de Knight Frank. De hecho, los directivos, tanto europeos como españoles, prevén un aumento del espacio personal por empleado y una mayor planificación de zonas colaborativas. “El énfasis en el bienestar y una cierta reducción de la densificación, junto con las mejoras en el diseño para fomentar la interacción tan difícil de lograr en casa, probablemente compensen el descenso en el espacio como resultado del aumento del teletrabajo”, comenta Sobrino.

“Creemos que las empresas no van a reducir drásticamente los espacios de oficinas, sino que los van a redistribuir en espacios más colaborativos, con mayor atención al bienestar y la salud de las personas”, comenta Sánchez. En esta conversión la salud de los empleados será una de las cuestiones que marcará el paso. “Igual que no te planteas si en la oficina tendrás Internet porque se da por hecho, los empleados necesitan no tener que plantearse si su espacio es saludable”, añade.

Las consultoras ponen el foco una y otra vez en el peso que tendrán las áreas comunes para reunir a los empleados y fomentar la interacción. Choca escuchar esto en plena pandemia, pero “la situación se percibe como coyuntural, no estamos pensando que el virus se quedará para siempre”, afirma Enrich. Solo el tiempo dirá si la covid-19 alterará fundamentalmente la forma en que los trabajadores se congregan.