Cómo impresionar con tus presentaciones
Cuanto mejor sea una presentación, mayor capacidad de persuasión tendrá. Toma nota de estos consejos para asegurarte el éxito y marcar la diferencia
Una buena exposición mantiene la atención de las personas a las que va dirigida y hace llegar el mensaje que queremos transmitir con claridad. Existe una variedad de programas que permiten mediante diapositivas, texto, vídeo y elementos gráficos transmitir cualquier información.
El software de presentaciones PowerPoint, de Microsoft, es la herramienta estrella para este cometido. No en vano lleva más de 30 años en el mercado y cada día se realizan cerca de 30 millones de presentaciones, según cifras de la compañía. Pero no es la única. Antes de buscar nuevas opciones, sin embargo, el diseñador de la presentación debe tener claras las siguientes pautas.
1. La forma
- Diseño. Opta por lo sencillo: si recargas el contenido con efectos este pasará a un segundo plano. Desarrolla una estructura que enlace los temas e identifica un hilo común que unifique todas las diapositivas. Es vital para que la audiencia no se pierda.
- Fondo. Debe ser claro y limpio.
- Tipografía. Escoge un único tipo de letra que se lea bien (mejor sin adornos) y de tamaño legible a cualquier distancia.
- Colores. Opta por un único tono que no complique la lectura. Si eliges varios, ten cuidado de que no emborronen el contenido.
2. El contenido
- Menos es más. Plasma los puntos clave, como apoyo visual. Luego, la presentación de viva voz explicará el resto. Si el público debe leer textos largos, puede que se agobie y pierda el interés. Utiliza frases cortas e impactantes que inspiren.
- Imágenes con fuerza. Las ilustraciones y los vídeos relacionados con el contenido son un enganche de peso. Los recursos originales, novedosos y de calidad son un valor en alza tanto como la inclusión de testimonios.
3. Defender la presentación
- Engancha a la audiencia. Comienza planteando una pregunta, compartiendo con el público una frase llamativa o contando una anécdota.
- Muestra seguridad. El lenguaje no verbal es muy importante. Intenta transmitir tranquilidad. Controla el miedo, respira bien y mantén el contacto visual con toda la audiencia. No te fijes en un punto o en una sola persona.
- No te excedas en el tiempo de presentación. Los expertos calculan que no debe durar más de 20 minutos. A partir de ese tiempo decae la atención.
- Acaba con un resumen. Sintetizar lo que se ha presentado en un minuto es una buena manera de terminar.
- La mejor despedida. No lo hagas dando solo las gracias. Interpela a tu audiencia preguntado lo que te interesa y el objetivo que quieres conseguir.
Más allá de PowerPoint
Si los proyectos, los productos y los servicios de los que queremos hablar no son iguales, ¿por qué uniformar todas las presentaciones con el mismo traje? Pese a que PowerPoint es una herramienta sencilla, existen otras que ofrecen un infinito campo de opciones. Eso sí, antes de usarlas asegúrate de su compatibilidad con el sistema informático que utilice tu audiencia. Estas son algunas.
Con versiones de pago o gratuita, es una herramienta con amplias posibilidades creativas y muy dinámica. Ofrece un lienzo que posibilita las presentaciones animadas. Hay que asegurarse establecer una buena conexión entre los distintos contenidos y no abusar de los efectos especiales.
Es un programa sencillo, con opción gratuita y de pago, indicada para los que buscan una presentación sin complicaciones. Limita el número de diapositivas para reforzar la sencillez. Una vez acabada puede convertirse en un documento de PowerPoint.
Ideal si buscas exposiciones originales y entretenidas. Se trata de un programa de animación de vídeos con personajes de cómic, muy visual y de fácil aprendizaje. Tiene una versión gratuita, que dura unos minutos, y una de pago con la que se puede ampliar el tiempo.
Se caracteriza por una gran calidad gráfica y por el gran número de diseños predeterminados que se pueden personalizar. Es perfecta para quienes tienen pocas nociones de diseño y además es gratuita.
Propuesta de libre acceso y sencillo manejo. No es necesario descargar la herramienta, se puede trabajar con ella online. Se organiza mediante diapositivas con muchos elementos y plantillas predeterminadas con diversas posibilidades para introducir elementos multimedia.
La importancia de la presentación
Este tipo de exposiciones ocupan un espacio fundamental en reuniones de trabajo y, por supuesto, en la puesta de largo de nuevos productos o empresas. ¿Cómo plantearlas para alcanzar el éxito? “Pese a que no existen fórmulas mágicas en comunicación algunas pautas ayudan (y mucho)”, afirma Natalia Cabot, profesora de Comunicación Estratégica en la escuela de negocios IEBS.
Stephen M. Kosslyn, profesor de Psicología de la Universidad de Harvard cree que “hay tres objetivos fundamentales que definen cualquier presentación: conectar con el receptor, mantener la atención y fomentar la comprensión y el recuerdo del mensaje”. Si se cumplen estos tres fines,
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Es importante atender a todos los detalles implicados en una buena presentación si queremos triunfar y no formar parte de una mayoría que no convence, tal como afirma Guy Kawasaki, uno de los mayores especialistas mundiales en nuevas tecnologías y marketing: “El 95% de las presentaciones son inefectivas, largas y aburridas, con demasiadas diapositivas y mal estructuradas, con horribles animaciones y sobrecarga de información; presentaciones que no venden nada”.