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Presentar las cuentas anuales no es tarea fácil

El Registro Mercantil rechaza cada año miles de solicitudes de inscripción de datos financieros

Sede del registro mercantil de Madrid.
Sede del registro mercantil de Madrid.

Todas las empresas, incluso aquellas que no tienen actividad, están obligadas a depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. No hacerlo puede acarrearles problemas importantes. Para empezar, si se falla un año, ya no se pueden inscribir años posteriores; si el Registro no tiene las cuentas de 2015, no podrá recibir las de 2016 o 2017, por ejemplo. Pero, además, entre las restricciones están el no poder inscribir actos necesarios para un correcto funcionamiento de la empresa —como otorgar poderes o nombrar nuevos administradores— o incluso sanciones económicas que van desde 1.200 hasta 60.000 o, incluso, 300.000 euros (si se trata de un conjunto de empresas con una facturación superior a los seis millones de euros).

Las cuentas de la mayoría de las empresas se cierran el 31 de diciembre. A partir de ahí la ley establece que en seis meses la junta de socios debe aprobarlas; desde ese momento hay un mes para depositarlas. Es decir, apurando los plazos lo más posible, el último día para la presentación de cuentas es el 30 de julio.

Lo que supervisa el registrador son los requisitos formales, no la contabilidad en sí. Comprueba que se han cumplimentado debidamente los formularios, que se aportan todos los documentos necesarios y que están correctamente aprobadas y firmadas. Muchas veces las sociedades presentan las cuentas, pero son rechazadas porque aprecian defectos en ellas.

Además, desde hace tiempo, casi cada año, se publican cambios en los datos o la forma en que hay que facilitarlos y por lo tanto el riesgo de rechazo aumenta. Y últimamente además esos cambios normativos se están introduciendo con muy poco margen temporal para que las empresas se adapten a ellos. En 2017, por ejemplo, se publicó una orden ministerial introduciendo numerosas modificaciones en los modelos a poco más de un mes de finalizar el plazo general de aprobación de las cuentas de 2016, de modo que muchos registradores se negaron a inscribir los documentos que se presentaban.

Bajo la lupa del ICAC

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) es el encargado de imponer sanciones económicas a las empresas que no depositen sus cuentas o lo hagan con retraso. Su importe puede ir desde los 1.200 a los 60.000 euros. Según los últimos datos publicados por este organismo, en el año 2015 abrieron y resolvieron 161 expedientes sancionadores y en 2016 el número ascendió a 179. La Dirección General de los Registros y del Notariado debe mandarle cada año la lista de empresas "incumplidoras" para que puedan, en su caso, sancionarlas.

La cuestión de cómo reflejar en los nuevos formularios el periodo medio de pago a proveedores (que ya era obligatorio desde 2014) fue quizá la que más devoluciones motivó. Muchas empresas no cumplimentaron este dato en los modelos oficiales publicados al entender que no debían hacerlo si sus cuentas se presentaban en formato abreviado o para pymes. Los recursos presentados se resolvieron dando la razón a los registradores, ya que la obligación de incluir ese dato en los modelos de cuentas que hay que depositar afectaba a todas las empresas, independientemente del formato en que se presentaran las cuentas.

El pasado mes de julio, una registradora denegó el depósito de las cuentas a una empresa de Asturias por falta de información sobre el período de pago a proveedores. Pero el propio formulario indicaba que la sociedad había estado inactiva durante el ejercicio anterior y, por eso mismo, no había dato que informar. El pasado 20 de diciembre, la Dirección General de los Registros y el Notariado (DGRN) estimó el recurso planteado por la empresa y se revocó la nota de calificación del registrador.

Otro motivo recurrente de denegación es que no se acompañe a las cuentas del informe de un auditor que las verifique, bien cuando este es obligatorio o cuando, aunque no lo sea, se ha solicitado por algún socio. Las peticiones de auditoría por socios minoritarios se han multiplicado en los últimos tiempos, sobre todo desde que el 1 de enero de 2017 se reactivase su derecho a separarse de la sociedad si no se les reparte beneficios.

En relación con este último cambio en la legislación, muchos inversores han pedido la designación de auditores para determinar el valor de sus participaciones y, en consecuencia, la cuantía que deberían recibir en caso de segregarse de la empresa. Hay que tener en cuenta que, tal y como ha dejado claro la DGRN el 28 de febrero de este año, no se admitirá el depósito de las cuentas si no se acompañan de este informe, ni siquiera si el auditor no ha sido nombrado a la hora de presentarlas.

Otra de las novedades legislativas que está provocando muchas dudas es la obligación de incluir un nuevo documento, "la declaración de identificación del titular real". Se trata de una nueva página incorporada al modelo en el que hay que poner los datos identificativos de aquellas personas que posean o controlen, directa o indirectamente, un porcentaje superior al 25% del capital o de los derechos de voto de la sociedad, o que por otros medios ejerzan el control, directo o indirecto, de su gestión. Esta obligación de identificar al titular real afecta todas las sociedades domiciliadas en España que depositan cuentas anuales individuales, incluidas las pymes, con excepción de las sociedades cotizadas.

Habrá que estar atentos, una vez más, a las novedades y ser cuidadosos con la cumplimentación de los modelos oficiales para evitar problemas con el registro mercantil.