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Una empresa que destruye sus secretos

La firma Reduce elimina documentos de forma confidencial y a la vista del cliente

De izquierda a derecha: Elena Mateo, Inma Subiés  y dos trabajadoras de la empresa.
De izquierda a derecha: Elena Mateo, Inma Subiés y dos trabajadoras de la empresa.

Una larga amistad y la aplicación de la Ley de Secretos Oficiales fueron los cimientos del proyecto empresarial de Elena Mateo e Inma Subiés. Ambas habían probado suerte con una asesoría y una central de compras, pero la tercera fue la vencida. Hace casi 10 años, pusieron en marcha en Pamplona la empresa Reduce, que se dedica a la destrucción confidencial e in situde documentos, tanto en formato papel como en soporte informático. Mateo enfatiza que tanto ella como su socia tuvieron clara la necesidad de la diferenciación para el emprendimiento. “Cuando empezamos a levantar la empresa nos pusimos como objetivo hacer algo diferente, dar servicios de valor añadido nada usuales para hacernos un hueco en el sector y conseguir clientes”, explica.

“Iniciamos el proyecto de Reduce”, relata Mateo, “con la idea de montar una empresa de digitalización de documentos. Cuando empezamos desconocíamos el mercado y nos surgió la duda de qué hacer con el papel que la gente ya no quiere utilizar, y pensamos que podíamos hacer de ello un proyecto empresarial. Entonces dimos con la Ley de Protección de Datos. A partir de ahí, a la hora de establecer quién destruye y cómo destruye, encontramos unas carencias en el mercado… y ahí nos pareció que teníamos el hueco para Reduce”.

“No tuvimos más remedio que levantar todo de la nada, desde el diseño de los contenedores, que colocamos en las oficinas para recoger la documentación a destruir, hasta encontrar quién nos proveyera del transporte que necesitábamos para nuestro trabajo. Tan sólo en Estados Unidos y en Inglaterra hacían el tipo de vehículo que buscábamos”. Elena Mateo recuerda esa primera etapa con cierta nostalgia. “Fue una etapa muy bonita, tanto yo como mi socia tuvimos que formarnos en un sector del que lo desconocíamos todo... Tuvimos que hacer un estudio de mercado; viajar mucho; y buscar apoyos como el de Ceim Navarra, que nos ayuda en temas como el desarrollo del proyecto de empresa y del plan de viabilidad”.

En este punto surge el nombre de la Sociedad de Desarrollo de Navarra (Sodena), principal instrumento financiero del Gobierno de Navarra para el desarrollo empresarial en la Comunidad Foral y que, hoy, forma parte del accionariado de Reduce. “Nos apoyaron financieramente en el momento en el que nos planteamos expandir la marca a través de franquicias. Luego llegó la crisis y el tema de las franquicias se paró, aunque Sodena siguió y sigue con nosotros. Nos hacen un seguimiento de los resultados, nos dicen que lo hacemos bien y que no necesitamos nada más. Aunque nos vendría bien que nos ayudaran en la búsqueda de clientes”.

Perfil y proyectos

Mateo y Subiés cursaron formación profesional en gestión administrativa. Ambas pusieron en marcha diversas firmas hasta empezar con Reduce en 2005.

El objetivo de las socias es extender el modelo de negocio de Reduce, en asociación con otras empresas del sector, por toda España y el sur de Francia.

Demasiados datos sin protección

Nóminas, facturas, currículos, ofertas, presupuestos, informes, historiales médicos, firmas, correos electrónicos…, muchos son los documentos creados por las empresas y que, según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), deben ser destruidos por contener información y datos de carácter personal y sensible. Sin embargo, y aunque no existen estudios precisos al respecto, la Agencia Española de Protección de Datos calcula que solo la mitad de las empresas cumple con los requerimientos de la norma.

En palabras de Ramón Ferrer, director de Delete, una empresa especializada en la destrucción de documentos creada en 2008, “aún hay mucho que hacer, sobre todo en el sector de las pymes, donde la implantación de medidas de protección de datos es muy reducida”. El incumplimiento de la normativa puede acarrear multas de entre 900 y 600.000 euros.

Hay muchas empresas, sobre todo en tiempos de crisis, que intentan destruir los documentos que generan, aunque rara vez consiguen hacerlo de una forma ajustada a lo que marca la ley. En otros casos, optan por externalizar el servicio. Fernando Rivas, director comercial de una planta de destrucción de documentos ubicada en Vigo, comenta que “las entidades están obligadas a verificar que el proveedor elegido reúna las garantías suficientes. Esto significa que no vale cualquier empresa o certificado”.

Si se incumple con la destrucción de documentos en papel…, ¿qué decir de los digitales? Según un estudio realizado por varias universidades británicas, el 34% de los discos desechados por empresas y organismos públicos en Reino Unido contienen datos confidenciales. Los investigadores adquirieron 300 discos duros reciclados y descubrieron información confidencial en ellos: desde historias clínicas de hospitales hasta datos de carácter militar. 

Curiosamente, la línea ascendente de resultados de Reduce se mantiene hasta 2013, cinco años después de que la crisis llegara a España. “En Navarra, País Vasco y La Rioja la crisis llegó más tarde, pero ahora la recuperación también se está retrasando. La verdad es que yo supe que nos iba a afectar la crisis el día que me dijeron que el Gobierno de Navarra iba a eliminar las botellitas de agua mineral de sus reuniones. Después de la supresión de ese pequeño gasto, imaginé que detrás íbamos nosotros”.

Sin embargo, la empresa resistió. “En 2014 nos mantuvimos y ahora estamos notando una pequeña mejoría. El pálpito es muy bueno, nos hemos mudado a unas instalaciones más grandes, nos hemos asociado con el gestor de residuos de papel picado con el que ya trabajábamos. Si no te mueves, mal asunto”, dice Mateo.

La filosofía con que las socias llevan Reduce también dice mucho del carácter de la empresa: “No vendemos por vender, sino que tratamos de buscar la mejor solución para el cliente. Además, las encuestas que hacemos sobre nuestros servicios son muy buenas. Invitamos al cliente a que vea la destrucción de sus secretos. Vendemos transparencia. Las necesidades hacen que prestes el servicio sobre lo que te demandan, no sobre lo que quieres imponer tú. El cliente es el que te va abriendo líneas de negocio”.

La compañía tiene cinco trabajadores fijos; una facturación prevista para este año de 400.000 euros —el primer año hicieron una caja de 24.000 euros—; y 390.000 euros de capital social —empezaron con 4.000—.