Ofimática gratuita con Google

LA OFICINA EN RED

Hay quien dice que los programas comerciales tienen los días contados, que todo estará en la Red y que simplemente se pagará cuando se haga un uso comercial de ellos. Y, realmente, ya hay muchos ejemplos funcionando en Internet que lo avalan. El último en incorporarse ha sido Google, poniendo a disposición de todos los que están registrados en su correo gratuito gmail, la oportunidad de trabajar con un procesador de textos y una hoja de cálculo directamente en Red, como si de una página web se tratara. Si ya tiene una cuenta de gmail, sólo tiene que ir a la dirección de inicio que está en: http://docs.google.com

INICIO

Si está registrado, bastará con identificarse, de no ser así tendrá que abrir una cuenta como usuario nuevo. La página de Google Docs & Spreadsheets (documentos y hojas de cálculo) le muestra dos enlaces destacados para que pueda abrir un documento nuevo, tanto de texto como una hoja de cálculo, e incluso puede descargar desde su ordenador algún documento de este tipo que tenga guardado en él. Los enlaces son: New Document para texto, New Spreadsheet para hoja de cálculo y Upload para descargar un documento desde el propio ordenador.

DOCUMENTO NUEVO

Si inicia el procesador de textos, le aparecerá una hoja en blanco con todas las opciones de edición más comunes. El menú, que aparece en la zona superior del documento dentro de una franja de color azul, muestra todas las herramientas. Las dos primeras -dos flechitas de giro- actúan como el comando "deshacer" (Ctrl + Z) que recupera la última acción realizada, y el de "rehacer" (Ctrl+Y) que lo vuelve a dejar como estaba, aunque se puede utilizar el teclado para hacerlo. El resto de herramientas, de izquierda a derecha, son las habituales del formato, tamaño y tipo de letra, colores, inclusión de enlaces de Internet, alineación, espaciado, etcétera. Además, hay una serie de lengüetas en la parte superior que, una vez activadas, cambian el menú de herramientas. La primera, Insert, se usa para "insertar", incluir fotografías, notas, tablas, enlaces e incluso caracteres especiales. Si opta por esto último, se le abrirá una nueva ventana para que escoja el que desee entre letras y símbolos. En el caso de la hoja de cálculo, las herramientas son muy similares pero, además, incluyen las propias de cálculo como son las fórmulas matemáticas y de todo tipo. Si no conoce las fórmulas puede recurrir a una amplia ayuda con el enlace que dice ...more, pero tenga presente que todas las explicaciones están en inglés.

REVISIONES Y COLABORACIONES

La última lengüeta, Revisions, resalta en color verde todos los textos y zonas del documento que han cambiado desde la última vez que se guardó, de esta forma se puede saber de un vistazo cuáles son los cambios que ha sufrido y como estaba antes. Esto es especialmente útil cuando son varias personas las que han intervenido en un mismo documento. Se pueden incluso comparar dos de estas revisiones simultáneamente, ya que las diferencia por colores. Pero una de las opciones más interesantes es la de poder estar revisando el documento varias personas a la vez, independientemente del lugar en el que estén, ya que sólo necesitan estar conectados a Internet y estar dados de alta en gmail. Si se hace clic en el botón Collaborate que hay arriba a la derecha, se abrirá una nueva ventana para incluir las direcciones de correo de todos los que queramos invitar a revisar el documento. Además, se puede incluir un texto explicativo ya que la invitación funciona como un correo electrónico en el que va incluido el enlace directo del documento. Cuando llega el correo sólo hay que seguir el enlace y se abrirá la página de edición del documento directamente. Se puede intervenir en él a la vez que lo hacen el resto de invitados o el propio autor, actualizándose todos los cambios de forma silmutánea en todos. Es más, se puede abrir un chat en la misma página, donde todos los participantes pueden intervenir y comunicarse. Todos los cambios quedan guardados junto con el documento final en Google.