Una presentación con PowerPoint (y 7)

GUARDAR LA PRESENTACIÓN

Cuando ya se ha creado una presentación, o proyección de diapositivas, se puede optar por varias formas de difusión. La más sencilla sería reproducirla directamente en el ordenador en el cual se ha creado, ya que todos los archivos estarán guardados en él. Otra posibilidad sería grabar una o más presentaciones en un CD-ROM, una carpeta de su equipo, una ubicación de red, cualquier otro tipo de almacenamiento, incluso en un disquete si no incluye el visor. Es lo que PowerPoint llama Empaquetar.

EMPAQUETAR UNA PRESENTACIÓN

Dependiendo de la versión de PowerPoint que tenga, puede que cambie la forma de acceder al proceso de empaquetar desde el menú Archivo. Por ejemplo en la versión de Office 2003, aparecerá un enlace a Empaquetar para CD-ROM. Si tiene Office 2000, el enlace es Presentaciones portátiles... En cualquier caso, el proceso es muy similar.

Tomando como referencia la versión de Presentaciones portátiles..., del menú Archivo, se abrirá la ventana del Asistente que le va haciendo preguntas para empaquetar la presentación (o presentaciones) que desee.

ASISTENTE

Una vez abierta haga clic en Siguiente. Le preguntará si desea empaquetar la presentación activa en ese momento e incluir otras presentaciones que tiene guardadas. Deje marcada la casilla correspondiente y pase a la siguiente ventana, Elegir destino. Aquí debe decidir dónde quiere copiar la presentación. Por defecto aparecerá marcada la unidad A, correspondiente a un disquete, pero si quiere guardarla en otro sitio marque Elija un destino y localícelo a través del botón Examinar... Puede seleccionar, por ejemplo, un CD-R o CD-RW ya preparado en la grabadora, una carpeta de su equipo o cualquier otra ubicación de red. Si selecciona un disquete tenga en cuenta que no podrá incluir el visor porque su tamaño lo superará.

El siguiente paso es el de Incluir archivos vinculados e Incrustar fuentes TrueType. Ambas cosas deberían de activarse -dejar marcadas las dos casillas-, ya que si la presentación se va a realizar en otro ordendor, lo normal es que no tenga los archivos que se han incluido. Y es posible que tampoco tenga las mismas fuentes que se han utilizado. Al incluir ambos grupos se tiene la seguridad de que todo se verá correctamente.

VISOR

Este apartado es de especial importancia, ya que permite mostrar una presentación en cualquier ordenador, independientemente de que tenga o no instalado PowerPoint.

Si se deja marcada la casilla para incluir el Visor para Microsoft Windows, la instalación de la aplicación PowerPoint Viewer quedará grabada junto con la presentación. De esta forma, cuando se quiera reproducir la presentación en un ordenador que no tenga el programa original, el visor se arrrancará automáticamente y se podrá ver igualmente.

Hay que tener en cuenta que el visor sólo es compatible con las presentaciones hechas con PowerPoint 97, o versiones posteriores. No es compatible con las anteriores a esa versión y, por supuesto, sólo sirve como visionador de presentaciones, no como editor de contenidos.

Puede que no esté disponible el visor en su ordenador y tenga que descargarlo desde Internet. Si es así, le aparecerá, en la misma ventana, el botón Descargar el visor que hace de enlace directo con la página de Microsoft Office, desde donde podrá copiarlo e instalarlo en su ordenador, desapareciendo el botón de acceso directo de la ventana.

PRESENTACIÓN AUTOEJECUTABLE

Si su intención es crear una presentación que esté permanente en un expositor, puede optar por hacer un bucle al final de forma que la presentación vuelva sola a la primera diapositiva y comience de nuevo. O puede optar por crear una serie de botones de acción y dejar que el expectador avance o retroceda las diapositivas a su antojo.

Si quiere convertir una presentación en Autoejecutable, abra el menú Presentación, Configurar presentación... En la ventana que aparece, deje marcada la casilla correspondiente a Tipo de presentación, Examinada en exposición (pantalla completa).

BOTONES DE ACCIÓN

Si desea añadir algún botón, vaya al menú Presentación, Botones de acción y seleccione alguno de los iconos de acciones que aparecen. Por ejemplo, si quiere un botón de acción: Hacia atrás o Anterior, seleccione el icono y haga clic en el lugar en que quiere que aparezca. Una vez situado puede redimensionarlo o recolocarlo en el lugar que desee situando el cursor encima de los circulitos que lo delimitan, y desplazándolo a otro lugar. Puede hacer la misma operación con otro botón de acción: Hacia adelante o Siguiente.

Ambos botones aparecerán atenuados en todas las diapositivas en la misma posición que los creó y actuarán cada vez que se haga clic encima de ellos.

Recuerde que si la proyección ha de ser continua y sin la intervención del ponente, no debe asociar ninguna acción al clic del ratón o será imposible reproducirla.