Los 15 días más frenéticos del Primavera Sound Madrid

“Muy intenso”. “Nonstop”. “Divertido”. “Una montaña rusa”. “Locura”. Así definen los últimos días de preparativos los trabajadores del Primavera Sound, que este año debuta en Madrid (8-11 de junio) y celebra su vigésimoprimera edición en Barcelona (1-3 de junio). Unas 300 personas entre ambas sedes están en pleno acelerón para cerrar los últimos contratos, gestionar la estancia de los artistas, garantizar el transporte de miles de asistentes, ultimar el montaje de los recintos o conseguir que nadie se quede sin cobertura en un concierto. Hemos compartido un día de trabajo con los principales departamentos en Madrid, que en coordinación con la oficina de Barcelona cierran los flecos del festival y sus satélites –Radio Primavera Sound, Primavera Labels o Primavera Pro, entre otros–. Así lo cuentan los protagonistas.

Alberto Cordovilla, responsable de Producción, explica que durante los últimos días de montaje del recinto no son extrañas las jornadas de ocho de la mañana a ocho de la tarde: “La recta final nos exige concentración y eso supone más estrés. Lo cierto es que cuanto mejor llevada esté la preproducción, menos sufres en estos montajes, así que el trabajo de todo el año es fundamental”.

Durante el resto del año, fuera de la zona caliente, el equipo se dedica a las negociaciones con proveedores y el ajuste de presupuestos. Es ahora cuando llega el jaleo: “Lo que más se disfruta es el trabajo en equipo, la relación con los compañeros. Al ser momentos tan intensos, vivimos una especie de Gran Hermano. Normalmente compartimos casa y pasamos 24 horas juntos. También disfrutamos mucho del resultado, abrir puertas y ver que todo funciona, que la gente se lo está pasando bien”.

Producción es una de las áreas con más cintura para solventar problemas. “Por ejemplo, te quedas sin luz en una zona del recinto por un fallo del sistema y tienes que hacer todo un cambio y redistribución a generadores. Es un ejemplo de la magnitud de los imprevistos que pueden surgir”, cierra Cordovilla.

Conformar un cartel lo más atractivo posible, paritario y diverso y que, por supuesto, entre en el presupuesto establecido y encaje con los horarios y escenarios. Es la misión del equipo de Contratación, una de las áreas esenciales del Primavera Sound. Ana Sanabia y Mar Rojo, dos miembros del equipo, explican la parte ardua, la que no se ve: “Además de identificar el talento, tenemos que acordar las condiciones de contratación, desde la cantidad a pagar al artista, el día, la hora, la posición en el cartel, el escenario, el orden de actuación, el backline, el alojamiento, el transporte… La negociación con artistas, managers o agentes es importantísima”

Sanabia y Rojo definen su trabajo como una montaña rusa en la que tienen que navegar negociaciones complicadas y moverse en distintas zonas horarias que, a veces, provocan que se levanten y acuesten con el teléfono en la mano. Ahora están en un pico: “Cada minuto surge una nueva duda y un nuevo asunto que resolver. Estamos más en contacto que nunca con las compañeras y ya empezamos a comportarnos como la colonia que seremos durante el propio festival”, resumen.

Otro de los máximos coincide con el cierre de la programación: “Entonces hemos de confirmar a los artistas que estamos negociando y cerrar los acuerdos, y cumplir con la fecha de salida del cartel. En ese momento hay grandes momentos de estrés y locura colectiva”. Todo se olvida, dicen, cuando ven al artista que han fichado encima del escenario.

El resto del año tampoco paran. La preparación de la edición de 2024 ya está en marcha. “Aunque generalmente estas son las épocas más intensas, Primavera tiene proyectos suficientes para que estemos ocupadas todo el año. Aquí nada de hibernar”.

Aleix Ibars, responsable de Prensa y Comunicación en Madrid, define como “muy intensos” los preparativos finales en los que están inmersos: “Son muchos frentes abiertos. Desde gestionar las acreditaciones de prensa o negociar con los artistas sus permisos audiovisuales hasta organizar la cobertura fotográfica propia del festival y las comunicaciones finales como el mapa del recinto o la oferta gastronómica”.

La comunicación general del festival, compartida con la delegación de Barcelona, cambia mucho en función del momento del año. “Hablamos de una cita enorme en dos ciudades durante dos fines de semana con, además, conciertos en salas, actividad paralela, jornadas de apertura y clausura…”, prosigue Ibars. Los picos se producen en las semanas previas a la celebración y en noviembre y diciembre, cuando anuncian el cartel, el momento que dicen disfrutar más: “Dar a conocer una programación tan extensa y transversal como la del Primavera Sound siempre es un reto muy estimulante. Intentamos que hasta el último artista del lineup brille como si fuera cabeza de cartel”. El festival, eso sí, se les va en un suspiro: “¡Con ver unos minutos de algún concierto nos conformamos!”

El área de Recepción no solo recibe a las visitas que llegan a las oficinas del Primavera Sound. Como explica Niurka Gibaja, responsable en Madrid, gestionan “todo tipo de servicios”: “Por ejemplo, un viaje rápido de ida y vuelta al recinto, recados o pedidos o cualquier tipo de necesidad de mantenimiento o de instalación”.

Estas semanas las están viviendo a la carrera, con mucha presión: “Es muy emocionante. El debut en Madrid trae la ilusión de las primeras veces. Ahora hay más movimiento, más personal, más necesidades, situaciones que resolver en el último momento”, prosigue. “Últimamente tenemos reuniones muy estresantes, momentos tensos en los que tienes que lograr sacar adelante la reunión y tomar decisión”. Por otra parte, la acumulación de trabajo hace que entren nuevos refuerzos a la plantilla. Gibaja suele ser la primera persona con la que tratan: “Se incorpora mucha gente nueva, joven, fresca. Traen la riqueza de otras experiencias, entonces cambia mucho el ambiente”, añade.

Organizar los viajes de los artistas a Barcelona o Madrid, buscarles alojamiento o trasladarlos al festival son algunas de las funciones del departamento de Logística, que se encarga, como explica su responsable Beatriz Hoyos, de todo lo relacionado con los grupos de música que no es de carácter técnico. “[Estos días son] bastante locura. Ahora nos contestan todos los artistas sobre sus planes de viaje y necesidades, todo se pone en movimiento y cerramos cosas que no podemos saber con antelación”, relata.

En los meses tranquilos del festival, Logística contacta con proveedores, hoteles o caterings. “Hacemos una estimación amplia del número de personas que tendremos que alojar, alimentar y transportar, y organizamos toda la documentación que luego nos servirá para tener registro de la información”. Unas gestiones que las delegaciones de Barcelona y Madrid llevan a cabo de la mano: “Tenemos una reunión semanal y compartimos cronograma para coordinarnos y ver en qué fase estamos cada una”.

Vampire, una agencia propia del festival, se ocupa de cerrar los múltiples patrocinios del festival y las acciones especiales con las marcas. Gonzaga de Urrutia Baranguan, su responsable en Madrid, explica que a estas alturas casi todos los contratos están cerrados: “Ahora nos toca afinar detalles, producir las activaciones y definir los planes de contenidos”.

Diseñar eventos dentro del gran evento que es el Primavera Sound es una buena manera de explicar lo que hacen. “Ahora mismo, trabajamos en más de 20 proyectos a la vez, y la calidad en los detalles así como la concentración del equipo es lo que definirá el éxito de estas acciones”, entiende De Urrutia, que asegura que en estos momentos la implicación y el compromiso son totales, cosa que no quita que puedan surgir imprevistos. “Pasa, por mucho que se planifique. El año pasado tuvimos problemas técnicos con el streaming… Recuperamos la conexión y seguimos adelante”, termina.

Del departamento de Coordinación depende que más de 50.000 personas y 8.000 trabajadores accedan de forma fluida y segura al recinto del Primavera Sound. Laura Sánchez, una integrante de este equipo, explica que su trabajo es de puertas para fuera: “Movilizaremos 300 buses hasta el recinto de la Ciudad del Rock de Arganda del Rey (Madrid) que estarán continuamente en movimiento. Lo principal para nosotros es que el usuario solo tenga que centrarse en disfrutar”. Este equipo también gestiona el acceso de otros eventos del Primavera Sound, como conciertos en salas o cualquier paralela del festival.

Su cometido es uno de los más delicados del festival. Sánchez explica que los flujos masivos de gente son una fuente habitual de imprevistos y que parte del personal está dedicado de manera exclusiva a resolver cualquier inconveniente con celeridad. “De hecho, lo resolutivo que sea el equipo frente a estas situaciones es clave para el éxito del festival. Si no hablan de ti, es que todo ha salido bien. Es un momento especial, muy emocionante escuchar por el walkie que hemos abierto”, cierra.

Que cualquier festivalero pueda llamar o recibir un whatsapp en pleno concierto es una de las mayores preocupaciones del departamento de Informática. Javier Díaz-Faes, responsable del área en Madrid, señala que, aunque son días caóticos, una buena previsión ayuda a garantizar las comunicaciones: “Hemos empezado a instalar routers portátiles para no llevarnos sorpresas. Anticiparnos nos permite evitar incidencias en la red del recinto”. Además, indica, “hay muchos dispositivos técnicos que ubicar, y hay que cumplir con todas las demandas de los usuarios”.

El resto del año, este departamento se dedica a buscar nuevos softwares o herramientas para mejorar la operativa del festival, además de solucionar incidencias internas y proveer de equipos informáticos a los empleados del Primavera Sound. “Nos gusta mucho la chispa que aporta el festival, nos mantiene vivos, intentando superarnos a nosotros mismos día a día”, cierra Díaz-Faes.