Cómo levantar y desmontar una ciudad efímera en un mes
El Primavera Sound, con doble edición en Barcelona y Madrid, se celebra en recintos construidos a medida y acoge a más de 50.000 personas durante tres días. Una planificación compleja que implica a 1.000 personas en el montaje y tiene en cuenta desde la meteorología a los hábitos de los asistentes
¿Cuántas ciudades pueden albergar a más 50.000 personas, más o menos los habitantes que tiene Segovia, y luego desaparecer sin dejar rastro? Construir una así, que además dé cabida a 238 artistas durante tres días, en dos localizaciones diferentes, es el gran reto del festival de música Primavera Sound. Detrás, un año entero de planificación a cargo de un equipo de unas 15 personas —que en época de montaje ascienden a un millar— para conseguir, entre otras cosas, que la gente acceda, que las bandas suenen perfectas, que nadie pase sed o que el mal tiempo no produzca problemas. Maxi Ruiz, de 49 años y director de producción de la cita musical desde sus inicios, resume así el periplo de montar estas poblaciones efímeras: “Pasamos el invierno planificando. No nos gusta hibernar. El montaje y desmontaje viene a ser un mes de trabajo de campo y once meses de planificación”. Entonces vuelven a empezar. La rueda no para.
El recinto adecuado
Este año, además, la misión es doble. El festival se estrena en Madrid, en la Ciudad del Rock de Arganda del Rey. Ruiz explica las principales diferencias respecto al Parc del Fòrum, el histórico recinto barcelonés que celebra su vigésimo primera edición: “El Parc del Fòrum es un espacio con muchos recovecos, diferentes alturas y capas difícil de controlar de un vistazo. La Ciudad del Rock es lo contrario: un recinto preparado para acoger a decenas de miles de personas en mitad de una planicie cuyo uso solo está pensado para eventos. Ahí la mayoría de cosas se quedan fijas. En el Parc del Fòrum, en cambio, hay que retirarlo todo, ya que cuando termina el festival este espacio acoge otras muchas actividades”. Todo debut exige más tiempo y preparación: “Es volver a una primera edición, en la que siempre existe el factor prueba-error”, señala.
Eneko Gurrutxaga, de 47 años y jefe de operaciones del festival, lleva más de 20 organizando eventos musicales y explica que los aspectos esenciales del diseño son compartidos por ambos recintos: “La seguridad y contar con un espacio que permita reunir a tantas personas [el año pasado, el festival en Barcelona acogió a más de medio millón de aficionados en una edición doble de 12 días]. Es fácil encontrar una explanada para meter tres o cuatro escenarios y 40.000 personas, pero no lo es tanto encontrar un recinto que pueda albergar 14 escenarios y 75.000 personas o más”.
También se tiene en cuenta la geografía: en Barcelona, el recinto linda con el Mediterráneo, con un tiempo suavizado por la influencia marina; en Madrid, se ubica en una planicie seca y con temperaturas más cálidas. Así lo explica Joan Pons, 50 años, director de comunicación del festival: “El mar es una frontera natural, no hay que olvidarlo. Y en función del entorno, así como de la época del año, hay que tener en cuenta cuántas sombras naturales hay en el recinto y cuántas hay que crear nuevas o cuántos puntos de agua son necesarios. Esos dos factores afectan tanto a una ciudad como a otra, pero el objetivo es el mismo: acondicionar los espacios adecuadamente para garantizar en todo momento y situación la comodidad de los asistentes”.
Escenarios a medida y blindados al tiempo
Los organizadores trabajan con una premisa: todo ha de ser estanco en el festival. “No nos podemos permitir una cancelación por lluvia, siempre que sea racional”, retoma Eneko Gurrutxaga. El tiempo influye decisivamente en el diseño y rendimiento sonoro de los escenarios. “No tener en cuenta la meteorología es un error. Ha de ser considerada constantemente, sobre todo el viento, nuestro ‘enemigo invisible’, que puede causar muchos problemas. La orientación de los escenarios, los métodos de sujeción de elementos a las estructuras o incluso la adecuación de ciertos espacios depende de los datos históricos o en tiempo real que manejamos”, prosigue.
Los escenarios tienen distintas formas y tamaños. La configuración depende de las necesidades de los artistas que se subirán para actuar. “No es lo mismo lo que nos va pedir Depeche Mode o Rosalía que lo que pide Karate [un grupo que hace una mezcla de emo y jazz]. Los diseños de luces por lo normal los marcan los artistas. El sonido lo define nuestro equipo técnico, teniendo en cuenta el emplazamiento del escenario y su aforo previsto”, desarrolla el jefe de operaciones.
Un escenario principal, como el icónico anfiteatro del Parc del Fórum, aguanta mucho más peso que los secundarios. “Para los no iniciados: en uno de los escenarios principales podríamos colgar 35 coches grandes del techo; de uno mediano, 12; y de uno pequeño, seis. Cuantos más coches cuelgues, más complicada la maniobra”, ilustra Gurrutxaga.
1.000 personas para montar una ciudad
Unas 15 personas, una cifra que varía en función de la época del año, componen el equipo de producción del Primavera Sound. Durante el montaje la cifra ronda los 1.000 empleados. En nómina hay ingenieros, expertos en sostenibilidad y eficiencia energética, directores de seguridad, directores de operaciones, expertos en control numérico, creativos… En palabras de Gurrutxaga, especializado en eventos de afluencia masiva: “Mucha gente piensa que nuestro sector es otra cosa, pero la realidad es muy diferente. Somos un equipo polivalente como el de cualquier empresa que se dedique a proyectos just in time –aquellos que se ejecutan en un momento determinado del tiempo y a medida–”.
El crecimiento de esta urbe fugaz atraviesa varias fases. Tras el desmontaje llega el balance económico. El año pasado el festival dejó un impacto económico de más de 300 millones de euros. Este cierre contable se prolonga casi todo el verano. “Estamos hablando de presupuestos de producción por ciudad de varios millones de euros y la gestión de la parte monetaria es complicada. Tras esto, en septiembre comenzamos a trabajar en los informes de mejora y a pensar en las nuevas implantaciones del recinto. En octubre comenzamos con el reparto de tareas en el equipo y a dar forma a los nuevos proyectos. Después de navidades comenzamos las negociaciones con proveedores, siempre a la espera del tan temido IPC”, retoma Gurrutxaga. El momento crítico se da con el comienzo de la primavera. “Ahí empezamos a sentir la presión de verdad, y vuelta a empezar…”, añade.
Estudiar los movimientos del público
Una de las obsesiones de los organizadores es agilizar la circulación por el recinto. El aforo, explica Gurrutxaga, del equipo de operaciones, varía entre espacios y depende de la zona y el uso al que estén destinados: “La densidad cambia para cada espacio del recinto. Siempre nos basamos en el Código Técnico de la Edificación –CTE, la normativa de construcción de referencia– y en el resto de leyes de referencia”.
Evitar que un asistente al Primavera Sound tenga que atravesar una marea humana para conseguir una bebida o lograr que en la barra se sirva con rapidez depende en buena parte de la vigilancia de este aforo, este continuo flujo de asistentes. “Monitorizamos en directo los movimientos de personas mediante varios sistemas electrónicos y aprendemos de ello después. Tenemos dentro del equipo a expertos en el crowd control management –control de movimientos del público–. Se trata de guiar estos movimientos durante el evento, con el control de aforo en tiempo real, y también previamente mediante la selección de horarios de actuación, utilizando los datos de asistencia y accesos de estos últimos años, así como sistemas predictivos”, detalla Gurrutxaga.
Monitorizamos en directo los movimientos de personas mediante varios sistemas electrónicos y aprendemos de ello despuésEneko Gurrutxaga, jefe de operaciones del Primavera Sound
Esos mismos movimientos de la gente sirven para determinar el personal en las barras de bebida. En el Parc del Fòrum hay más de un kilómetro de barras divididas en 40 secciones. Olga Arroyo, de 53 años y responsable de bares del festival desde 2012, explica que, en tiempo real o de un día para otro, la plantilla se reorganiza para cubrir posibles picos o zonas con mayor afluencia. Los desplazamientos del público también son uno de los criterios para emplazar las salidas de emergencia y los puntos sanitarios: en Barcelona, existen cinco módulos fijos, tres puntos con médicos y dos puntos con enfermeros, además de ambulancias y equipos sanitarios en otros puntos del recinto. Un despliegue de medios, cierra Maxi Ruiz, director de producción, para cumplir la máxima del festival: “Que los artistas, año a año, puedan ofrecer lo mejor de sí mismos en un entorno seguro y sostenible”.
