Kit Digital: cómo puede mi negocio acceder a este programa financiado con fondos europeos

El Programa Kit Digital lleva un año promoviendo la digitalización de las pequeñas y medianas empresas (pymes) españolas. Esta iniciativa, que se enmarca en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR) del Gobierno, ofrece ayudas de entre 2.000 y 12.000 euros en forma de bono digital para que las compañías de menos de 50 empleados y los autónomos potencien la visibilidad de su negocio en internet, la venta electrónica y la automatización de sus procesos de gestión. Desde su lanzamiento en marzo de 2022, este programa dotado con 3.000 millones de euros del fondo europeo Next Generation EU ha concedido ayudas por valor de 900 millones de euros a más de 170.000 pymes.

Este plan se organiza en torno a tres convocatorias, cada una dirigida a un segmento de empresas según su tamaño. La primera está orientada a pymes de entre 10 y menos de 50 empleados (que se agrupan bajo el apéndice segmento uno) y otorga ayudas de 12.000 euros para invertir en soluciones digitales. Se puso en marcha el 15 de marzo de 2022.

La segunda convocatoria se abrió en septiembre para las que cuentan con entre tres y menos de 10 trabajadores (segmento dos), ofrece ayudas de 6.000 euros. Y la tercera (segmento tres), enfocada a organizaciones de menos de tres trabajadores y profesionales autónomos, destina 2.000 euros, comenzó en octubre. El plazo para todos los segmentos está abierto hasta el 31 de diciembre de 2024. En total, se espera ayudar a cerca de un millón de empresas y trabajadores por cuenta propia, según el cálculo de Red.es, la entidad pública empresarial dependiente de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial (SEDIA) que gestiona el Programa Kit Digital.

Cada pyme recibe un bono digital para contratar varios servicios de entre un catálogo de 12 soluciones. Las pymes deben combinar estas soluciones hasta completar el importe que le corresponde por su segmento, es decir, 12.000, 6.000 o 2.000 euros. Varias opciones, como la gestión de los procesos o los servicios de oficina virtual, ofrecen un coste por empleado. Esto quiere decir que, por ejemplo, la modernización de la gestión de procesos, que supone 250 euros por trabajador, le costará a una empresa de 12 empleados (que pertenece al segmento uno) 3.000 euros de los 12.000 que le brinda su bono. De esta forma, contará con otros 9.000 euros para dedicarlos a otras soluciones digitales.

Este cupón digital solo se puede emplear con las 10.200 empresas tecnológicas acreditadas por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Estas organizaciones, denominadas agentes digitalizadores, analizan las necesidades de la pyme y le ofrecen soluciones adaptadas, además de acompañarlas en su desarrollo durante un año. La pyme tiene seis meses para contratar los servicios de un agente digitalizador, y una vez que firman, el agente dispone de tres meses para implantar la solución. En todo este proceso hay que hacer dos justificaciones a Red.es, de las que se encarga el agente: una al principio del proyecto y otra a los 12 meses.

Desde Red.es explican que los tres bonos más demandados son el de creación de sitio web e impulso a la presencia en internet, el de redes sociales y el de gestión de procesos de la empresa.

Ricardo Buendía, director de Anova IT Consulting, empresa digitalizadora de Alcalá de Henares (Madrid) adherida al Programa Kit Digital desde marzo de 2022, explica que la elección de soluciones es diferente en cada segmento, ya que cada uno tiene unos objetivos, necesidades y carencias de digitalización distintas. “Las pymes más grandes buscan herramientas para integrar las áreas de negocio en un programa, mientras que las más pequeñas solicitan la creación de una página web que impulse su imagen de marca”. Este experto indica que los agentes digitalizadores están implantando las soluciones sin retrasos hasta ahora. Si una pyme solicita sus servicios, pueden atenderlo en el tiempo determinado por Red.es.

A continuación, los responsables de tres agencias digitalizadoras explican qué necesidades han identificado en las pymes de cada segmento y qué soluciones están implantando para impulsarlas.

Pymes de 10 a menos de 50 empleados

¿Qué demandan? Herramientas de análisis de datos y sistemas automatizados de gestión

Las empresas de este segmento, asegura Buendía, tienen un buen nivel de digitalización: cuentan con página web y desarrollan campañas de marketing en internet. “Han invertido mucho tras la pandemia para impulsar sus negocios en la red”, destaca. Ahora lo que buscan es explotar los datos que recaban por estos canales y demandan soluciones de análisis, proceso que se conoce por su nombre en inglés, business intelligence (BI). Esta tecnología permite medir su actividad: ventas, tráfico web y tendencias de compra, entre otras magnitudes.

Guillermo Brugos, director de marketing de SDi Digital Group, agente digitalizador ubicado en Logroño (La Rioja), explica que se encuentran con empresas veteranas cuya gerencia toma decisiones en base a sus sensaciones. “Esto no quiere decir que hagan juicios erróneos, sino incompletos. Por eso, cuando utilizan los datos ven con más claridad las vías de abordaje a los problemas. Algo que se logra con aplicaciones de BI capaces de conectar bases de datos e hilos de información que genera el negocio”, detalla este experto.

Brugos añade que para lograr este flujo hace falta una coordinación digital entre todas las áreas de la empresa. “Descubrimos que cada departamento maneja un software distinto, muchos de ellos ya obsoletos, por eso necesitan sistemas más modernos que los aglutinen”, propone. Para lograrlo ofrecen a las pymes programas denominados sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP por sus siglas en inglés, que funcionan por módulos. Buendía señala que las pymes pueden ir adaptándose módulo por módulo, por ejemplo, uno para recursos humanos con el que registrar las horas de trabajo y, después, otro para la contabilidad.

Pymes de tres a menos de 10 empleados

¿Qué demandan? Servicios de oficina virtual y gestión de clientes

El uso de herramientas digitales para la comunicación no ha sido una prioridad para este segmento dadas sus reducidas plantillas. Sin embargo, el teletrabajo ha impulsado el uso de aplicaciones de comunicación y gestión de proyectos a distancia, lo que en el sector se conoce como oficina virtual. Ahora es una de las soluciones más solicitadas, de acuerdo con Buendía. “Permite colaborar con otros empleados en la nube y conectarse desde cualquier parte del mundo”, especifica este experto.

Las pymes de tres a menos de 10 empleados también empiezan a automatizar la gestión de la relación con sus clientes a través de los denominados customer relationship management (CRM, por sus siglas en inglés). Estos programas contienen toda la información y la actividad relacionada con ellos. Son especialmente útiles para los comerciales, como explica Brugos: “Lo que antes anotaba el comercial en su libreta ahora lo tiene en un único sistema para ver los saldos pendientes de los clientes, las existencias almacenadas o hacer cambios en los precios al momento”, explica el director de marketing de SDi Digital Group.

Pymes de menos de tres empleados y autónomos

¿Qué demandan? Sitio web y redes sociales

Las pymes más pequeñas y los autónomos carecen de músculo para crear sus páginas web y mantener sus redes sociales, por eso, aprovechan las ayudas del Programa Kit Digital para activar estos servicios, explica Luis de Miguel, cofundador de Gacelaweb, un agente digitalizador madrileño que ofrece soluciones de diseño web, redes sociales y posicionamiento en buscadores.

De Miguel destaca que los sitios web de muchos de sus clientes estaban obsoletos o anticuados, lo que generaba una sensación de dejadez que repercutía en la imagen de la pyme. Por eso, la solución para mejorarlos y potenciar la presencia online es una de las más solicitadas. Un avance que tiene un doble objetivo: “Por un lado, configurar su imagen de marca, porque nunca han dedicado tiempo a ello al estar centradas en su negocio; y, por otro, aumentar las ventas, algo básico para cualquier pyme que quiere crecer”, destaca este experto.

La prioridad de estas compañías no es automatizar procesos porque su volumen de trabajo aún es asumible por programas menos sofisticados, pero quieren darse a conocer y para ello las redes sociales son un instrumento eficaz. Instagram y LinkedIn son las más solicitadas por sus clientes, con los que trabajan durante un año para dar forma a los contenidos.