Estrategias para gestionar el tiempo eficientemente y reducir el estrés

Las oficinas vuelven a llenarse de empleados durante este otoño. La evolución positiva de la pandemia lleva a muchas empresas a apostar por el regreso total o parcial a los centros de trabajo. Aunque el Instituto Nacional de Estadística (INE) aún no ha publicado cifras de este comienzo de curso, durante abril, mayo y junio casi dos millones de ocupados (el 9,4%) trabajaron en remoto más de la mitad de los días, casi dos puntos menos que lo registrado en los tres primeros meses del año. Y los expertos prevén la reducción paulatina de esta cifra.

Ante esta nueva situación, los profesionales que han pasado año y medio trabajando en sus hogares tienen que retomar ciertas rutinas: calcular trayectos para ir y volver de la oficina, además de organizar el cuidado de los hijos y otras actividades domésticas. Estos cambios, opinan los expertos, generan estrés que puede derivar en ansiedad. Y, por eso, conviene que los profesionales pongan en marcha estrategias para adaptarse de nuevo a las dinámicas laborales.

Carlos Royo, profesor de Dirección de Personas y Organizaciones en Esade, explica que cambiar de rutinas es un proceso que requiere tiempo y energía y que, por tanto, cansa. Es normal sentirse incómodo y más irritable, especialmente si se retoman tareas como el estudio de idiomas o la planificación de las actividades extraescolares de los hijos.

Todo esto, afirma este experto, tiene una explicación biológica. Cuando se aprende un nuevo hábito o se reanuda uno antiguo, explica, se activa el lóbulo prefrontal, situado en el neocórtex del cerebro [el área más exterior, relacionada con el lenguaje y la imaginación], en el que se consume mucha energía porque requiere que el sujeto esté atento. “Esto es lo que ocurre cuando estás acostumbrado al teletrabajo y debes volver a organizar tu vida en torno a la oficina”. Una vez que se ha retomado la rutina, la actividad empieza a gestionarse desde una parte más primitiva, los ganglios basales del denominado cerebro reptiliano. “Cuando se realiza una actividad casi en piloto automático se está utilizando esta área”, agrega.

Técnicas para gestionar mejor el tiempo

Para Royo la clave está en concentrarse en la menor cantidad de cosas posibles y dedicar tiempo a la planificación. “El cerebro se resiente cuando se le bombardea con preocupaciones. Por eso conviene darle información concreta para que se genere el denominado en neuropsicología efecto túnel, por el que el individuo es capaz de centrarse en una tarea. En muchas ocasiones es más inteligente saber elegir que intentar ser polivalente”. Andrés Pascual, director del programa de bienestar corporativo de la Universidad Internacional de La Rioja (Unir), destaca que este proceso ayuda a dar pequeños pasos en las obligaciones pendientes, lo que supone un paso adelante en la ejecución de las tareas que calma al cerebro y evita su bloqueo.

Elegir entre todas las responsabilidades. Ante el torrente de obligaciones, es habitual que resulte difícil discernir cuáles pueden posponerse, sobre todo cuando se tiene a otras personas a cargo. Royo recomienda evaluar las tareas según su nivel de urgencia y de dificultad.

Tradicionalmente, explica este experto, se habla del nivel de importancia que tiene una tarea, pero él prefiere usar el concepto de dificultad. “Ya que está demostrado que gran parte de la procrastinación, la tendencia a postergar actividades, tiene que ver con el poco interés que genera algo que se considera difícil de lograr. Por ello, la urgencia y la dificultad son las dos variables más importantes”, apunta. La combinación de ambas genera varios tipos de tareas que requieren de estrategias distintas para resolverlas:

● Nivel de urgencia y de dificultad altos. Estas son las ocupaciones que hay que atender cuanto antes y que no se pueden posponer. Tener una conversación difícil, pero necesaria, con alguien, por ejemplo, o atender una tarea que requiere mucha atención y rapidez. Royo recomienda dedicar a estas labores los momentos del día en los que se tiene más energía y mayor concentración.

● Nivel de urgencia alto y de dificultad bajo. Son las emergencias que surgen y que son ineludibles. Por ejemplo, realizar las tareas cotidianas en el trabajo: deben hacerse en el día, pero el trabajador ya está acostumbrado a ellas, por lo que no le resultan un problema. Royo aconseja ejecutarlas en los momentos en los que no se necesita una alta concentración, por ejemplo, los tiempos entre reuniones, si es posible.

● Nivel de urgencia bajo y de dificultad alto. Son aquellas tareas importantes para el individuo, pero que pueden planificarse con tiempo, como aprender un idioma o terminar el proyecto de fin de carrera. Sin embargo, con ellas se corre el riesgo de procrastinar y posponerlas continuamente. Estudiar una nueva lengua tiene una gran dificultad, pero la urgencia es lejana. “Es el típico hábito que si no se toma en serio no se va a lograr, lo que obliga a priorizar”, detalla.

Royo advierte de que a veces, incluso después de este análisis, el individuo siente que es imposible prescindir de algunas actividades, pero esto tiene una explicación: se han convertido en rutinas asumidas que no se cuestionan. “Por eso, hay que replantearse todo. Hay muchos casos en los que hay una percepción de la obligación y de demanda propia tan alta que los trabajadores no ven factible posponer o eliminar ninguna tarea, pero eso no es tan real como creen”, puntualiza.

Una alternativa: dejar por escrito a qué se dedica el tiempo. Arancha de las Heras, presidenta de la Universidad a Distancia de Madrid (Udima) y responsable de varias investigaciones sobre el teletrabajo, propone registrar la mayor cantidad de información posible sobre la actividad diaria y plasmarla en un Excel.

De las Heras sugiere anotar la hora de inicio y de fin de cada acción, además de su duración, e incorporar una columna o marcar con un color determinado tres categorías según la importancia: “Muy importante”, “urgente”— diferenciar entre lo que tiene plazo fijo y lo que no lo tiene—, y “personal”. “Aunque no se pueda delegar ni retrasar nada, este documento servirá para identificar los denominados ladrones de tiempo como las redes sociales o el correo electrónico”, detalla.

José Ramón Moreno, profesor de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (ULPGC) y de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (Uned) asegura que es conveniente acostumbrarse a vivir en un entorno en el que predomine lo importante, lo que resulta complejo de solucionar, pero que no es urgente.

Construir oasis libres de estrés. Los expertos destacan que el estrés es un fenómeno biológico natural que está presente de manera habitual en la vida. De hecho, aseguran, siempre se necesita cierta tensión para actuar. Royo afirma que hay un estrés útil, que es el que permite estar motivado y entender que, aunque se tenga mucha carga de trabajo, se puede gestionar. “El problema es que el estado de tensión muy alta se mantenga durante mucho tiempo. Si no se limita, a la larga genera ansiedad”. Antes de alcanzar este nivel, recalca, los trabajadores tienen que aprender a desconectar.

La vuelta a las oficinas conlleva invertir tiempo otra vez en los traslados, ya sea en coche particular o en transporte público. Estas son situaciones con grandes posibilidades de convertirse en fuente de estrés. Un atasco en la carretera, o un vagón de metro o un autobús llenos y que circulan con retraso, generan preocupaciones que se acumularán a las propias del trabajo.

Royo recomienda darle la vuelta a esta situación y convertir estos traslados en oasis libres de estrés:

• En coche. Royo sugiere encender la radio o escuchar música para desconectar de las preocupaciones.
• En transporte público. Leer es la mejor opción: “En libro físico a ser posible, aunque cada vez más los libros electrónicos se asemejan a los de papel”, apunta. De esta manera se evitan las pantallas porque ya se pasa mucho tiempo frente a una en el trabajo.

Pero, tanto si se acude a la oficina en vehículo privado como en transporte público se debe evitar el exceso de negatividad al que se está expuesto, por ejemplo, a través de las redes sociales o ante las malas noticias del periódico o la radio, que pueden afectar al estado de ánimo. “El estrés diario tiene un límite, es como un vaso de agua que se va llenando, y el cerebro no distingue la fuente de la que proviene, ya sea del trabajo o de un boletín informativo; por lo que, si se tiene conocimiento de muchas malas noticias, la mente se sobrecarga rápidamente y probablemente en el trabajo se tenga mucha menos resistencia, porque el vaso ya está muy lleno”, explica.

La recomendación de Pascual es utilizar los trayectos para eliminar el ruido que genera el ritmo de vida diario. “Se trata de contemplar el entorno y percibir el instante que se está viviendo. Una práctica de atención plena multiplica el bienestar y reduce el estrés y la angustia que azota en tiempos convulsos como el actual”, concluye.