Hábitos para ganar tiempo al tiempo

De casa al trabajo y del trabajo a casa. La sensación de que la jornada laboral absorbe la mayor parte del tiempo no es infundada. Si a esto se le suma que los españoles trabajan 232 horas al año más que los europeos pero producen la mitad, según un estudio del Gobierno Vasco publicado en 2010, las cifras no cuadran. A nadie se le escapa que existe una necesidad real de racionalizar los horarios laborales con el objetivo de incrementar la calidad de vida, algo para lo que este informe propone adaptar los usos horarios al resto de los países europeos. La ecuación de 'mayor productividad + jornada laboral + tiempo libre' no tiene una incógnita fácil de resolver, sin embargo existen medidas y métodos que ayudan a organizarse mejor y conseguir optimizar el tiempo, ese bien preciado tan escaso.

Retrasar una hora el reloj, es decir, regirse por el meridiano de Greenwich es una de las reivindicaciones históricas de la Asociación para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE) para conseguir unos horarios “más humanos, europeos, racionales que llevan asociados una mayor productividad”, asegura Ignacio Buqueras, presidente de la organización. “Estamos perdiendo el tiempo y malgastando energía. Sufrimos lo que se llama la cultura del presentismo, hasta que no se va el jefe no abandonamos nuestro puesto de trabajo aunque no estemos trabajando. Y esta no es la solución. Hay que buscar la eficiencia para alcanzar la excelencia”, añade Buqueras.

Otros de los males que aquejan a los ciudadanos por esta mala organización horaria, según Buqueras, son una mayor siniestralidad, más estrés y un mayor fracaso escolar, una idea que también se promueve desde un estudio del IESE. Desde la asociación se reivindica que se promueva desde las empresas y las administraciones públicas una mayor flexibilidad en el horario laboral para la entrada y salida de los trabajadores, evitar reuniones sin una hora de finalización establecida y almuerzos que no se alarguen en el tiempo – “Entre 30 y 45 minutos son los correctos para tener una dieta mediterránea sana”, señala Buqueras – y evitar el parón para el desayuno que alarga la jornada laboral. Una política de luces apagadas a partir de las seis de la tarde en las administraciones públicas es otra de las medidas que supondría, además, un ahorro económico, según el máximo responsable de ARHOE.

Además de las políticas hacia una mejor adecuación de los horarios, la organización y productividad del propio trabajador también es un elemento importante para sacarle más partido al tiempo. “La sensación de la mayoría de la gente es que trabajas todo el día y sientes que no avanzas en nada”, asegura Jeroen Sangers, consultor en productividad personal y autor del blog El Canasto. Sangers, de origen holandés, empezó a impartir cursos sobre productividad a empresas y administraciones públicas en España en 2011 por “necesidad propia”. Como trabajador siempre tenía muchos proyectos entre sus manos y se dedicaba básicamente a apagar fuegos. Esto le hacía sentir que no tenía tiempo para todo. “Me dediqué a esto porque soy peor que mis alumnos”, comenta divertido.

Tener la sensación de control sobre tu vida es uno de los elementos básicos que destaca Sangers para ser más productivo. Su método, basado en el movimiento y el libro Getting Things Done (Organízate con eficacia, en español), de David Allen, enseña a cómo priorizar y organizar las tareas. “El hábito más importante es crear hábitos”, señala Sangers. El consultor asegura que no resulta fácil en un principio, porque supone cambiar todos los malos hábitos que se han adquirido, además de que el estado de ánimo va cambiando en cada etapa: “Al principio te sientes liberado al hacer la lista de tareas que tienes pendientes. Cuando ves que son 150 tareas y siguen creciendo te puedes agobiar porque ves que tienes más trabajo que horas disponibles”. Sin embargo, aclara Sangers, a largo plazo se ven los resultados.

Un software que mide la productividad

Cada día son más las herramientas tecnológicas que se alían para mejorar la productividad de empresas y las administraciones públicas. “Solo se puede mejorar aquello que se puede medir”. Ese es el lema del software Workmeter que recopila, procesa y suministra datos objetivos de actividad, productividad y el uso de aplicaciones de las personas mientras trabajan con el ordenador, teléfonos móviles y otros dispositivos tecnológicos.

El ayuntamiento del municipio de Gavà (Barcelona) implantó este sistema en 2012 dentro de su plan Gavà21. Con la medición y monitorización de departamentos como gerencia, compras, servicios económicos, recursos humanos, servicio presupuestario y secretaria, entre otros, han conseguido un ahorro de entre 200.0000 y 250.000 euros de los 16 millones de euros presupuestados para personal, es decir, un 13% menos, según calcula el propio Ayuntamiento.

Con este sistema, aseguran desde el consistorio, se deja atrás la planificación “por intuición o sensaciones” y sí con datos objetivos. Con este sistema, explican, se puede saber si un empleado usa lo suficiente o no su ordenador para poder compartirlo con otro compañero o si se está dedicando el tiempo adecuado a los proyectos prioritarios, además de ayudar a la autogestión del empleado, que tiene acceso directo a sus datos. “Es como tener un reloj pero con más datos útiles, porque de lo que se trata es de tratar a los empleados como adultos y no reducir o cortar el grifo de internet” para evitar que pierdan el tiempo con las redes sociales, puntualizan desde el Ayuntamiento.