Respuestas rápidas durante una crisis

En la actualidad, los planes de contingencia en las empresas están fundamentalmente enfocados a proteger la información (datos) y la infraestructura central de Tecnologías de Información (TI), el denominado Disaster Recovery Plan (DRP, plan de recuperación en caso de desastre). Sin embargo, ante situaciones como la provocada por la pandemia de gripe A se ha puesto de manifiesto la necesidad de acometer planes de continuidad de negocio integrales que no se ciñan únicamente al correcto funcionamiento de los sistemas informáticos y de comunicaciones de las empresas.

En este sentido, un plan de continuidad del negocio (PCN) debe considerar todas las áreas de la empresa de manera integral, contemplando el plan de recuperación en caso de desastre en conjunto con otros elementos mínimos para poder continuar la actividad del negocio.

El PCN es un plan de procedimientos alternativos a la forma tradicional de operar de la empresa y es una herramienta que ayuda a que los procesos que se consideran críticos para la organización continúen funcionando en una situación extraordinaria, a pesar de que se genere una situación incontrolable en el entorno. Contar con un plan de esta naturaleza significa que la organización está preparada adecuadamente para cualquier eventualidad, continuando con su actividad e impactando lo menos posible en la salud financiera de la empresa. En este sentido, las primeras 72 horas son vitales para saber si la compañía se verá o no seriamente afectada, o tendrá serios problemas para sobrevivir.

Un PCN contempla la continuidad de los procesos y servicios críticos del negocio y se integra bajo las dimensiones de organización (recursos humanos y líneas de mando), operaciones (políticas y procedimientos), tecnologías de información e instalaciones, analizados bajo el marco de referencia de la continuidad.

En caso de que la empresa no cuente con un plan de continuidad del negocio, es preciso reflexionar sobre, al menos, cuatro aspectos: primero, crear un comité de crisis; segundo, crear un vínculo de comunicación permanente con la organización; tercero, desde el punto de vista de operaciones, identificar los procesos y actividades críticos del negocio en el desarrollo de su actividad y su interrelación con el resto de los procesos, y en cuarto lugar, desde el punto de vista de requerimientos, seleccionar y definir equipos de trabajo con personal comprometido y experiencia funcional.

Actuar guiados por un PCN permite realizar un análisis claro y preciso de la situación, evaluar los riesgos, alternativas y estrategias de minimización de riesgos, tener perspectiva de los recursos mínimos requeridos en la continuidad del negocio, controlar el impacto financiero y operacional, determinar y reducir el nivel de riesgo de exposición, para en definitiva, poder adoptar decisiones rápidas y acertadas.

Tomás López de la Torre, socio responsable de Auditoría Interna, Riesgos y Cumplimiento Regulatorio de KPMG en España.