Fórmulas de la hoja de cálculo (8)

LA HOJA DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo de Excel está dividida en 16.384 filas por 206 columnas, lo que supone un total de 3.375.104 casillas. Esto haría posible hacer una hoja de cálculo muy extensa pero poco práctica. Desplazarse por todas las casillas sería muy lento. En cualquier caso, no parece probable que sea necesario tanto espacio para trabajar, pero no deja de ser interesante tenerlo presente a la hora de preparar una hoja.

Como ya se ha visto, tanto las celdillas como las columnas y filas se pueden diseñar al gusto de cada cual y, no sólo para que los resultados queden bien visibles, sino para resaltar todo lo que interese.

FÓRMULAS

Todas las hojas de cálculo se basan en una serie de Fórmulas que tienen que cumplirse para lograr el resultado deseado a partir de distintos datos. Estas Fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos a partir de los datos que se van incluyendo en la hoja. Cuando se escribe una fórmula, siempre se empieza por el signo '=' (igual) para dar a entender que se obtendrá un resultado.

Por ejemplo, ponemos en la celda A1 el número 4 y en la celda B1 el número 7. Ahora seleccionamos la celda C1 y escribimos: =A1+B1. Al hacer Intro o Retorno, la celda C1 mostrará automáticamente el resultado '11' correspondiente a sumar 7+4.

El proceso también se puede hacer de la siguiente forma: introducir el 4 y el 7 de la misma forma. Seleccionar la celda C1 y hacer clic en el símbolo 'ƒ×' que aparece a la izquierda de la barra de texto. El signo igual '=' aparecerá indicando que se va a escribir una fórmula. A continuación hacer clic en la celda A1 y escribir el signo más '+'. Después hacer clic en la celda B1. El resultado será el mismo.

INSERTAR FUNCIÓN

Aunque el caso anterior es el más simple, aún se podría expresar de otra forma. Después de introducir los valores -el 4 y el 7, en el ejemplo-, seleccionar la celda C1 y hacer clic en el símbolo 'ƒ×'. Se abrirá una nueva ventana llamada Insertar función desde donde se pueden seleccionar cualquiera de las funciones y se aplicarán automáticamente. Excel lleva incluidas 226 funciones, entre matemáticas, científicas, de fecha y hora, lógicas, de bases de datos, etcétera.

En la pantalla de arriba puede realizar una búsqueda con una simple palabra o con una descripción de lo que desee hacer. O, si lo prefiere, puede desplegar el submenú de categorías para localizar sólo aquellas que le interesen. Dependiendo de la que escoja, le aparecerán todas en la ventana inferior. Sólo tiene que seleccionar la que desea y hacer clic en Aceptar.

ARGUMENTOS DE FUNCIÓN

A continuación se abrirá una nueva ventana llamada Argumentos de función en la que podrá incorporar las celdas que componen la suma, separadas por dos puntos ':' Quedaría así: 'A1:B1'.

En el caso de cálculos más complejos, en los que entran más consideraciones a la hora de dar un resultado, se pueden ir añadiendo más argumentos en los sucesivos apartados que aparecerán debajo del que esté rellenando. Es lo que se conoce como funciones anidadas ya que una puede ser uno de los argumentos de otra función. Pueden ser números, textos, referencias de celda y nombres.

Siguiendo con el ejemplo anterior, se podría introducir una condición nueva. Seleccione la celda D1 y haga clic en el símbolo 'ƒ×'. Seleccione, dentro de las categorías, la correspondiente a Lógicas. Le aparecerán las funciones: FALSO, NO, O, SI, VERDADERO, Y. Seleccione 'SI' para crear una condición que distinguirá entre un valor verdadero y otro falso. Ahora haga clic en Aceptar.

En la ventana argumentos de función, le aparecerán tres apartados. En el primero, Prueba_lógica, introduzca C1 y el símbolo '>' (mayor que) y a continuación un '10'. Quedará así: C1>10. Con ello indicará que la condición que será cierta o no es que el resultado de la celda C1 sea mayor que 10.

En los dos siguientes apartados introduzca un '1' para el valor_si_verdadero, y un '0' para el valor_si_falso. Haga clic en Aceptar y verá el resultado. Ahora cambie cualquiera de los valores de las celdas A1 y B1 y observe los resultados.