GESTIÓN Y FORMACIÓN

Más ideas por metro cuadrado

Una buena política de gestión de los espacios permite reducir entre un 20% y un 30% los costes operativos

Los altos precios de alquiler o compra de las oficinas, la limitada disponibilidad de éstas en los núcleos urbanos y la necesidad de ahorrar costes operativos están imponiendo nuevas y más eficientes formas de gestión de los espacios donde trabajan las empresas. Diseñar una buena política en este terreno puede reducir entre un 20% y un 30% el espacio necesario para hacer funcionar una organización.

El primer error a evitar es distribuir los espacios teniendo en cuenta exclusivamente el número de metros por empleado

El presidente y consejero delegado de AF Steelcase en España, Alejandro Pociña, asegura que las oficinas tienen un ratio de entre 13 y 14 metros cuadrados por empleado, "entre un 20% y un 30% más que la media europea, que es lo que se puede ahorrar en espacio en una empresa tradicional -sin que la productividad se vea penalizada-, mediante una reorganización espacial llevada a cabo a partir del estudio de la naturaleza de cada actividad de la organización y de la interacción entre departamentos".

De acuerdo con este principio, el primer error a evitar es distribuir los espacios teniendo en cuenta exclusiva y genéricamente el número de metros por empleado. El segundo fallo es una variante del anterior y consiste en disponer la oficina en función de la jerarquía y de la distribución del poder en la organización: a cada puesto, y en función de la responsabilidad o cuota de poder que comporta, se le adjudican un mayor o menor número de metros cuadrados.

Por eso, una de la tendencias actuales en el diseño de oficinas es la de minimizar los espacios cerrados "que ahora vienen a ocupar solamente el 5% del espacio total y se dedican en exclusiva a funciones de representación y para tratar asuntos que requieren confidencialidad". Este porcentaje de espacio y los asignados a las demás zonas de la oficina dependen del tipo de empresa de que se trate. El espacio de acogida es fundamental para las firmas de servicios financieros, y el de trabajo individual, para las consultoras o las empresas que tienen un alto componente administrativo, que necesitan unos servicios centrales poderosos o que prestan servicios de call center. Áreas adecuadas para el trabajo en equipo son fundamentales para las ingenierías o las compañías que desarrollan tecnologías, mientras los espacios de uso compartido -para formación, reuniones o celebración de consejos- son básicos en cualquier organización que desarrolla mucha actividad comercial.

La tendencia actual hacia los espacios abiertos y los de uso compartido se refleja también en que las salas de reuniones son ahora los espacios estrella de las oficinas. De hecho, merecen por sí solas incluso programas de software de gestión independientes como el Room Wizard de AF Steelcase, capaz de reservar y gestionar los horarios de un espacio y las necesidades de quienes lo van a utilizar. Este programa permite solicitar catering, material audiovisual u otros para horas determinadasy de analizar históricamente su aprovechamiento.

El tercer desacierto es minimizar la importancia del diseño de la oficina y no atender las necesidades del empleado. "Las oficinas constituyen una potente herramienta de transmisión y cambio de los mensajes de cultura corporativa", opina Pociña. Normalmente, las oficinas con organigramas más verticales disponen de más espacios cerrados y las que los tienen más horizontales suelen disfrutar de más espacios abiertos. Por otra parte, la ergonomía, que estudia la relación entre el medio donde se trabaja y la salud, y su aplicación han avanzado muy notablemente. Según los estudios propios de la firma de diseño de oficinas Details, se sabe que el 80% de los trabajadores sufre problemas de espalda -era el 30% en 1980- y que la baja por este motivo dura 33 días; que el 65% de los problemas de espalda, estrés, fatiga visual o general y dolores de cabeza se debe a una pantalla de ordenador demasiado alta; y que tres de cada cuatro trabajadores desearía poder controlar la luz de su puesto de trabajo, considerándola insuficiente el 22% de los encuestados.

La última equivocación es no dedicar suficientes medios o presupuesto a la gestión del espacio. Según el presidente de AF Steelcase, una empresa de servicios "debe dedicar al menos el 1% de sus costes operativos totales a la oficina". Para empresas con una plantilla superior a 500 empleados, aconseja introducir la clásica figura del jefe de mantenimiento, conocido hoy, y con mayores funciones, como facility manager.

Siete rasgos de la buena oficina

Examen previo de la organización y las relaciones de interdependencia entre departamentos.

Espacios y colores transmiten con claridad los mensajes de cultura corporativa.

El mobiliario se ajusta a las necesidades de los empleados.

Contempla el confor físico y psicológico del trabajador a través de factores como la iluminación , la acústica y el ambiente térmico.

La iluminación evita deslumbramientos, contrastes y reflexiones, y se adecúa a cada actividad.

Acústica confortable, regulándose en cada espacio de acuerdo a los distintos grados considerables de confidencialidad, inteligibilidad y ruido ambiental.

Temperatura confortable que se sitúa entre 20 y 22 grados en verano y entre 23 y 26 grados en invierno.

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