¿Cómo se preparan las oficinas para la ‘vuelta al cole’?

El mayor examen para las empresas españolas llega justo al principio del curso: organizar el regreso de las vacaciones en un momento que también supondrá la vuelta a las oficinas para muchos trabajadores, tras año y medio de trabajo en remoto. Pero ante la aplicación de la ley del teletrabajo y la incertidumbre que todavía genera la evolución de la pandemia, las compañías tienen aún mucho por decidir: desde la elección de un modelo completamente presencial o uno híbrido hasta las medidas de control en los centros de trabajo y las necesidades de conciliación de los empleados.

Estos aspectos marcarán la agenda de los departamentos de recursos humanos en un regreso que será más traumático que en años anteriores. Así lo cree Javier Blasco, director de Adecco Group Institute. “El retorno va a ser duro porque existen incógnitas sobre la postura de las empresas sobre el teletrabajo”. Muchas personas, añade, están deseando volver a los centros de trabajo, pero otras no quieren cambiar de nuevo su rutina.

Las posiciones empresariales frente al teletrabajo

Las soluciones que están aplicando las empresas recorren un amplio espectro. En un extremo se encuentran las que planean el regreso completo de todos sus trabajadores, como el banco de inversión estadounidense Morgan Stanley, que manifestó ante la prensa de su país la necesidad de la presencialidad estricta.

Otras, en cambio, buscan modelos híbridos que combinen las jornadas desde la oficina con otras en remoto. Muchas compañías comenzaron a aplicar este sistema durante la desescalada, a mediados de 2020, pero a partir de este curso se sumarán más. Según Jordi Badal, profesor de Finanzas en OBS Business School y responsable de Recursos Humanos de la Agència Catalana de Notícies (ACN), esta opción potencia las ventajas de cada entorno. “Los responsables de los equipos humanos no queremos renunciar a las eficiencias funcionales ganadas con el teletrabajo como la flexibilidad, pero seguimos creyendo en la necesidad de interacción física para cierto tipo de dinámicas”, admite.

Telefónica es un ejemplo de esta transición hacia el modelo híbrido. La compañía de telecomunicaciones ha propuesto a 10.000 trabajadores con opción de desempeñar sus labores a distancia hacerlo dos veces a la semana. Vodafone apuesta por un formato de 60% de teletrabajo frente al 40% presencial y la tecnológica IBM permite en sus oficinas el 30% del aforo. La decisión de qué trabajadores acuden al centro, en este último caso, da prioridad a aquellos cuyas tareas requieren un alto grado de presencialidad. “Contamos con un comité de crisis que abarca todos los departamentos, desde el de Finanzas y Marketing hasta el de Legal, que se reúne dos veces a la semana para valorar la situación”, explica Felipe Albes Claramonte, director de Recursos Humanos de esta compañía.

El informe Nuevas formas de trabajar. Reflexiones sobre el futuro, de la consultora Boston Consulting Group (BCG), refleja, sin embargo, que el 65% de las empresas españolas aspiran a alcanzar modelos híbridos y que el 62% de los empleados considera que su trabajo se puede hacer en remoto.

El número de teletrabajadores, en cambio, se ha reducido. En el segundo trimestre de 2021, el 9,4% de los ocupados (1.849.600) trabajó desde su domicilio más de la mitad de la semana, frente al 11,2% que lo hizo en el primer trimestre de 2021, según la última Encuesta de Población Activa (EPA), elaborada por el Instituto Nacional de Estadística (INE). Los expertos achacan este cambio, además de a la caída de la incidencia de la covid-19 que permite relajar las restricciones, a la ley del teletrabajo, que puede suponer un freno para esta modalidad.

La ley del teletrabajo

La ley, que entró en vigor en julio —aunque las sanciones no lo harán hasta el 1 de octubre—, considera que se trata de teletrabajo cuando se presta en un periodo de tres meses o más y un mínimo del 30% de la jornada, lo que se traduce en, aproximadamente, dos días a la semana.

Mireia de las Heras, profesora en el Departamento de Dirección de Personas en las Organizaciones en IESE Business School, cree que este porcentaje generará problemas. “La empresa está obligada a pagar por una serie de gastos del trabajador y esto puede ser un desincentivo para que muchas no accedan a que sus empleados trabajen a distancia más de un 29%, es decir, un día o un día y medio a la semana, lejos de los dos o tres días que darían forma a un sistema híbrido real”.

La negociación de las compañías con los empleados es uno de los asuntos pendientes para la vuelta de las vacaciones. En este aspecto, De las Heras cree que es el momento de que las empresas demuestren tolerancia y comprensión. “Después del esfuerzo que han estado haciendo los trabajadores utilizando medios poco adecuados desde el hogar, es el momento de que las empresas les escuchen”, recalca.

Ya en la oficina: las medidas frente a la covid-19

Las medidas de protección básicas para frenar al coronavirus, como mascarillas, mamparas y ventilación en las oficinas se complementan con otras cuyo objetivo es evitar las aglomeraciones. Las más repetidas entre los expertos son la flexibilidad en los horarios de entrada y de salida, la asistencia en días alternativos a los centros de trabajo y las aplicaciones para confirmar asistencia y reservar un espacio. Varias empresas, entre las que se encuentran Telefónica y Toyota, han recurrido a Bookker, una aplicación española, que nació para los espacios de coworking, pero que permite gestionar las reservas de las salas de reuniones y los puestos de trabajo.

De las Heras destaca que estos cambios también traerán beneficios a largo plazo, pues muchos han llegado para quedarse. “La disminución del número de trabajadores en los espacios no solo reduce la posibilidad de contraer la enfermedad, sino también el ruido y el estrés”, detalla. “No hablamos solo de higiene respecto al virus, sino también de salud mental”, remarca.

Fede Martrat, socio director de la consultora ActitudPro, cree que las empresas no deben bajar la guardia en la vuelta a las oficinas. “Observo en muchos trabajadores que los hábitos se están relajando, especialmente en las reuniones informales y espontáneas y en las salidas para comer. Es vital que los departamentos de recursos humanos sigan recordándolos”.

Conciliación (con niños y, especialmente, mayores)

La pandemia ha puesto sobre la mesa el debate de la gestión emocional en el entorno laboral. “Se ha elevado la expectativa de las personas sobre lo que las empresas deben hacer desde el punto de vista de su salud mental, algo a lo que hasta ahora se le ha dado poca importancia”, sostiene Blasco. Para este experto, esta es la oportunidad de avanzar en ese camino.

De las Heras destaca que es el momento de mirar hacia la conciliación ahora que los menores vuelven a las escuelas. Un desafío también para la vuelta a la oficina de los padres que las organizaciones están abordando desde la adaptación del horario laboral al escolar, la reducción de jornada y el teletrabajo. Pero las compañías deben tener en cuenta, opina Martrat, que sus trabajadores no solo pueden tener niños a su cargo, sino también personas mayores y dependientes. “En nuestra sociedad cada vez hay más mayores y menos pequeños”, detalla. “Muchos responsables aún no son conscientes de esto. Y el teletrabajo favorece más a los que tienen dependientes mayores que a los que tienen niños”, concluye.