No hable en chino en el extranjero

La puntualidad, la conveniencia o no de dar tarjetas y en qué momento hacerlo; los saludos, un simple apretón de manos o las conversaciones anteriores o posteriores a una reunión son algunas de las habilidades protocolarias en las que han de manejarse a la perfección los ejecutivos españoles a la hora de lanzarse a la aventura internacional. Un gesto o una actitud mal interpretadas pueden dar al traste con una negociación en la que se han invertido muchas horas, días y hasta meses de trabajo.

Y es que muchas empresas han aprendido a base de experiencias que las estrategias locales no funcionan necesariamente en el extranjero y que los negocios deben adaptarse a la cultura. Por ello, personalidades, representantes institucionales y altos directivos de empresa han de estar cualificados y conocer las diferentes culturas para enfrentarse a duras negociaciones internacionales. Antes que a ti mismo, conoce al adversario.

Evite decir no en China y Japón por su rígido protocolo empresarial

Con los árabes debe negociar las tarifas; con los rusos confirmar la cita

La negociación es un arte que se aprende. Y el que se emplea a fondo puede llegar a ser tan hábil en él como imprescindible en su empresa. Ante un posible acuerdo y un ejecutivo al que no se conoce, la actitud ha de ser la llamada superación de los cinco "noes": no reaccionar, no discutir, no rechazar, no presionar y no atacar. Esto es, en toda negociación hay que desprenderse de los impulsos y las emociones naturales; desconectar el enlace automático entre la emoción y la acción. El ejecutivo tiene que concentrarse en la regla de oro: crear un clima agradable y favorable a la negociación. Para ello no hay nada, y esto vale para cualquier país al que se viaje, como saber escuchar y reconocer el punto de vista del otro.

"Los usos y costumbres suelen ser diferentes dependiendo del continente al que el viajero se traslada. Un viejo aforismo dice que la educación es cuestión de kilómetros, aunque la globalización actual ha aproximado enormemente los conceptos", manifiesta Ignacio Sagaz Temprano, embajador director de la Escuela Diplomática.

"El empresario español tiene hoy un nivel muy parecido al de cualquier otro ejecutivo internacional. La empresa española se ha abierto al mundo hace años y cuenta con ejecutivos del mayor nivel mundial, que se manejan con enorme soltura en todos los ambientes y situaciones y que se han ganado justamente el respeto internacional. En general, los empresarios no rehúsan negociaciones laboriosas, pero son exigentes para que se cumpla lo pactado. Fuera del terreno de las negociaciones empresariales pueden sorprender determinadas costumbres, más relacionadas con la etiqueta o la gastronomía. Desde las delicadezas a base de insectos, típicas de ciertas regiones de China o Vietnam, a la extrema falta de puntualidad de determinadas sociedades", añade.

La globalización ha conseguido que los ejecutivos, erigidos en ciudadanos del mundo, que hoy firman un acuerdo en China, dan una charla mañana en los Emiratos Árabes o presentan su empresa al amigo americano, sean capaces de comportarse de acuerdo con la cultura local que visitan, sin olvidar jamás que son siempre la imagen de su compañía. Por ello, es indispensable prever y controlar hasta los mínimos detalles en el ámbito internacional. Vivimos la era de la intercultural business, también llamada cross-culture business, es decir, la adaptación que tienen que realizar los ejecutivos de una empresa cuando se desplazan al exterior, especialmente a aquellas potencias emergentes que tienen culturas muy tradicionales y arraigadas en el carácter de sus profesionales, como China, India, México o países árabes. En los últimos años, el estudio de las diferencias culturales en los negocios se ha centrado en los usos y costumbres aplicados a las relaciones comerciales, en lo que se podría delimitar como protocolo de negocios.

"En el caso español, la carencia quizá más importante es la falta de preparación previa de las reuniones. Hay que tener en cuenta que en los países más desarrollados como Alemania, Japón o Estados Unidos, las reuniones están muy planificadas y se requiere dar mucha información y de forma muy profesional, declara Olegario Llamazares, economista y director del portal Globalnegotiator.com. "Los españoles, habitualmente, van con una actitud de "a ver qué pasa", sin hacer un verdadero esfuerzo en prepararse los temas a fondo y las cuestiones que pueden surgir. Por el contrario, aunque no sepan muchos idiomas, los ejecutivos nacionales saben relacionarse muy bien y eso es importante, sobre todo en culturas tradicionales", agrega.

Como norma básica, en casi todos los países del mundo se agradece el esfuerzo del visitante de haberse documentado sobre sus realidades, usos y costumbres, así como el empleo de expresiones básicas del idioma local. Partiendo de esta actitud positiva habrá que saber que, desde el punto de vista laboral, en el mundo árabe, por ejemplo, jamás emprenderá una negociación en firme hasta que no se considere amigo al extranjero. A los árabes les resulta absolutamente necesario partir de una buena relación personal, sólo entonces podrán empezar a hablar de negocios. Además, suelen ser personas muy susceptibles, por tanto, cualquier comentario sobre su persona será considerado un insulto. En las reuniones con ellos, especialmente con árabes del Golfo Pérsico, la bebida más extendida es el café, que se sirve en pequeñas copas sin azúcar ni leche. En cambio, entre empresarios japoneses, el té verde será inevitable. Es más, considerarán un insulto rechazarlo.

Sin lugar a dudas la cultura más singular y sorprendente en las relaciones contractuales es la japonesa, afirma Félix Bellido, presidente de la empresa familiar de marroquinería Miguel Bellido, que exporta sus productos a más de treinta países. "Son muy lentos y cautelosos en la toma de decisiones, aunque los negocios que se establecen con ellos son firmes y duraderos. Son fríos. Después de una jornada entera de trabajo no sabes si están a favor o en contra de tus propuestas. En la relación mercantil con ejecutivos del Golfo Pérsico hay que elaborar ofertas por encima de precios y tarifas habituales. Es una manera de proceder nada habitual en empresas serias porque no suelen estar conformes si no obtienen condiciones mejores de las que se les ha ofertado", explica.

En muchos países orientales no es de buena educación interrumpir al que está hablando, incluso cuando es necesario aclarar aspectos confusos. "Las culturas asiáticas, como las de China, Indonesia o Japón, son las más diferentes respecto a la española a la hora de entablar posibles acuerdos. En ellas el protocolo empresarial es mucho más importante que en la cultura occidental y, además, nunca se utiliza el "no", por lo que realmente es muy difícil saber cómo van las negociaciones y cuáles son las posibilidades de éxito", señala Olegario Llamazares. "Por ejemplo", continúa, "una reunión en Japón que estaba planificada para dos horas, terminó veinte minutos antes. Los ejecutivos nipones permanecieron sentados en silencio durante ese tiempo hasta que se cumplieron las dos horas, lo cual da idea de la rigidez en el cumplimiento de los horarios y de las normas en general".

Los directivos que menos formalidades observan en el trato son, sin duda, los norteamericanos, pero cuidado, desconfían tremendamente de quien invade su espacio natural. A una reunión con ellos, habrá que acudir con un buen material promocional, hacer una presentación eficaz y utilizar un equipo comercial de primer nivel. Su ritmo de negociación es muy rápido (su máxima es el tiempo es dinero). Además, los estadounidenses tienden a ser extremadamente puntuales. Llegar tarde a una cita de negocios puede ser desastroso. Trate de llegar a tiempo o incluso un poco antes.

"La prudencia y el sentido común suelen ser buenos consejeros. Es mejor que el empresario se informe previamente de las normas indispensables de cortesía en el país que va a visitar, especialmente si se trata de un país exótico. Sus anfitriones apreciarán el esfuerzo realizado. Una consulta a tiempo al acompañante local o, simplemente, observar antes cómo se comportan los demás y actuar después en consecuencia, puede ahorrar más de un sonrojo y predisponer favorablemente a los ejecutivos locales con los que se desea concluir un negocio", explica Ignacio Sagaz.

No es fácil conseguir una cita de negocios en Rusia, por ello, si se cierra, será imprescindible confirmarla varias veces antes de viajar. El lunes no es un día recomendable para hacer negocios. Los rusos son personas muy cultas y puede que hablen nuestro idioma, aun así, las presentaciones o propuestas deberán hacerse en inglés y en ruso. Con ellos hay que emplear siempre un tono de voz pausado y cordial, sin elevar demasiado la voz. Y ser muy moderado al hablar. La negociación suele ser muy dura: hacen pocas concesiones. Por eso se debe partir con un margen de maniobra. Nunca pierda una tarjeta de un ejecutivo ruso porque luego será prácticamente imposible recuperar el contacto dado que no existen directorios de empresa.

Todo lo contrario de lo que ocurre entre los empresarios bálticos, abiertos a los acuerdos. No hacen falta largas conversaciones ni persuasión. Se discute punto por punto sobre lo previsto. Lo mismo que con los alemanes. No así con los franceses. En cuanto a los ejecutivos canadienses, son poco protocolarios y de trato cercano, pero si no se es puntual no habrá reunión.

En el Reino Unido se prefiere tratar con ejecutivos senior, se asume que la edad significa autoridad y un comportamiento más formal y reservado en las relaciones. El trato es bastante frío y profesional, por lo que no está bien visto gesticular con exceso.

"Mi experiencia internacional dice que los ejecutivos italianos suelen ser tremendamente informales", explica Javier Cantera, presidente del Grupo BLC, "el vikingo maneja de maravilla el concepto empresarial de copiar con orgullo y que con el japonés, y más con el chino, si no se entra con buen pie en su entorno familiar será difícil hacer negocios. Este ejecutivo, responsable de una consultora especializada en Recursos Humanos con presencia internacional (Europa, América y Asia) a través de su red, da cuenta de cómo se entienden las costumbres en el mundo: "Cuando doy la mano suelo agarrar al otro por el codo como gesto de proximidad, algo que no soportan ni asiáticos ni árabes, aunque de los tres besos de estos últimos no te libras".

Un ámbito que debe de ser igualmente cuidado en cualquier negociación internacional es el de las relaciones sociales. En todo almuerzo o cena que preceden o se derivan de ella todo empresario deberá estar preparado para moverse como pez en el agua. Si la cena es con ejecutivos indios, será de buen gusto conocer los últimos títulos del cine nacional; las transformaciones del país, si son profesionales rusos, o la evolución de la economía, si son chinos. Los empresarios holandeses quedarán cautivados si el ejecutivo visitante conoce su historia y muy especialmente su pintura: Vermeer, Rembrandt o Van Gogh son obligados. No es así en el caso de los ejecutivos de Singapur, que adoran hablar de tiendas (son grandes consumidores) y las excelencias gastronómicas de su país. Es uno de los pocos lugares asiáticos donde se pueden tratar temas de negocios durante la comida. Sabrá si algo va mal cuando un singapureño aspira aire entre los dientes.

Otro aspecto significativo es el de conocer los recursos lingüísticos del país y tener en cuenta la idoneidad de utilizar determinadas expresiones. En la mesa, en Chile, por ejemplo, jamás podría decirse "buen provecho". O el de la indumentaria. Agabio Moreno, director de Marketing y Publicidad de Viajes El Corte Inglés, recuerda cómo en una reunión celebrada en Colombia, "en la que se exigía traje y corbata, los ejecutivos locales, incluso el viceministro de Turismo, vestían la clásica guayabera, y la verdad es que resultaba muy extraño ver a los europeos tan arreglados y a los colombianos tan informales". -