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PARA EMPEZAR

Crear una hoja de cálculo (3)

Uno de los programas que más se utilizan en el ordenador, además del procesador de textos, es una hoja de cálculo. Desde una simple factura, hasta un complejo libro de contabilidad se puede preparar con aplicaciones así.

HOJA DE CÁLCULO

Como ya se vio, las celdas pueden contener varios tipos de información o datos: textos, números y el resultado de aplicar una serie de fórmulas a los datos anteriores. También se pueden incluir gráficos e imágenes en cualquier espacio de una hoja sin depender de las celdas.

Para hacer una hoja de cálculo, conviene empezar por introducir un texto que defina los valores que van a ir apareciendo a la derecha o debajo (téngase en cuenta que la distribución de las celdas es horizontal y vertical). Luego, según la elección anterior, habrá que ir introduciendo los números o valores en sus celdas correspondientes. Y, finalmente, añadir las distintas fórmulas que se van a necesitar para calcular los resultados.

ENTRADA DE DATOS

Utilizaré un sencillo ejemplo de contabilidad familiar para ver cómo se puede crear una hoja de cálculo.

Por un lado contarán como ingresos una nómina y como ingresos extras una conferecia. En otro apartado se colocarán los gastos más comunes de una casa, alquiler, luz, agua, gas, teléfono, limpieza y un genérico supermercado que podría incluir alimentación, árticulos de limpieza y demás extras habituales.

SELECCIÓN DE CELDAS

Seleccione la primera celda y escriba un texto descriptivo. Por ejemplo, seleccione la celda A1 y escriba Mes de enero como titular general de la hoja que se va a crear. Ahora seleccione la celda B2 y escriba Ingresos. En la C3 introduzca Gastos. A continuación, haga clic con el ratón la celda A3 y, sin soltar el botón, arrastre el cursor hasta la celda D13 de forma que aparezcan todas seleccionadas. Así facilitará el desplazamiento entre las seleccionadas ya que saltará a la siguiente, en sentido vertical, cada vez que haya introducido un valor y haga clic en la tecla retorno. Si pulsa la tecla tabulador, el recorrido será de izquierda a derecha.

Escriba Nómina en la primera celda (A3) y pulse la tecla retorno y pasará a la celda A4. Escriba Conferencia y otra vez tecla retorno. Celda A5, escriba Alquiler. Y así sucesivamente hasta la A12 en la que hay que poner Total y en la A13 Diferencia.

NÚMEROS

Ahora, al hacer retorno, se activará la celda B3, la primera de la siguiente columna. Pongamos, por ejemplo, 1500 así, sin nada más, sin el punto de los miles y sin ningún decimal, más adelante veremos cómo hacerlo. Seguimos pulsando la tecla intro y en B4 (Conferencia) introducir 200. Ahora se deja todo en blanco hasta la celda C3 (Alquiler). A partir de aquí, introducir los siguientes valores del ejemplo: Alquileres 600; Luz 46; Agua 42; Gas 39; Teléfono 134; Limpieza 160 y Supermercado 150. Todos quedarán en la columna de Gastos y, al igual que antes sin punto de separación de miles, ni decimales.

FÓRMULAS

Ir a la celda B12, correspondiente al Total de Ingresos. Una vez seleccionada, hacer clic en el símbolo (la letra griega Sigma) de autosuma de la Barra de Herramientas. Automáticamente aparecerá: =SUMA(B3:B11) para indicar con el símbolo "fx" que esta celda contiene una función; que ésta es igual a una Suma, y que corresponde a la suma de todos los valores númericos de las celdas comprendidas entre la B3 y la B11. Dándole a la tecla intro, aparecerá el resultado: 1700. Haciendo lo mismo en la celda C12, dará como resultado: 1171.

Activar la celda D13 (Diferencia). Introduzca ahora la función de forma manual. Primero teclee el símbolo igual, "="; después haga clic en la celda B12. A continuación escriba el símbolo de restar, "-"; por último, haga clic en la celda C13 y después a la tecla intro. El resultado de 529 aparecerá. Pruebe a cambiar cualquiera de los valores que introdujo al principio y verá cómo automáticamente cambiarán los resultados.

* Este artículo apareció en la edición impresa del Jueves, 25 de marzo de 2004