Herramientas que ayudan a crecer a las empresas (más allá de los pagos)

Dirigir un negocio no es tarea fácil. Más allá de lo que cuesta el acceso inicial a la financiación, llevar el día a día de una empresa está repleto de dificultades de todo tipo relacionadas con los pagos, las facturas, la gestión de personal, la atención al cliente…

Desde hace tiempo, se han impulsado diferentes iniciativas para ayudar a pymes y trabajadores autónomos, actores indispensables en la recuperación de la economía en esta era postpandemia, a adecuarse a este nuevo contexto digital. Desde el pasado mes de enero, Square ofrece en España un paquete integral de herramientas de software y hardware personalizable a las necesidades de cada negocio, que está diseñado para ayudar en la gestión y crecimiento de empresas de distintos tamaños y sectores – incluida la venta al por menor, hostelería, salud y belleza, reparaciones de hogar y servicios profesionales­–.

Además de proponer soluciones que facilitan los pagos de manera completamente segura en cuestión de segundos, Square desarrolla multitud de herramientas para hacer más llevadero el control de la actividad empresarial. Esta tecnología ayuda a dirigir las plantillas, asignar los horarios de turnos de trabajo, hacer un seguimiento de las horas… Esta es una de las tareas más tediosas, ya que no siempre es sencillo adelantarse a las necesidades del personal y maximizar su productividad.

En la elaboración de horarios, la planificación es fundamental. Por eso hay que intentar adelantarse siempre a las posibles necesidades y asegurarse de que se dispone de suficiente personal en los momentos de más carga de trabajo. Para ello, hay que revisar los datos históricos en el software del terminal de punto de venta (TPV) como los que ofrece Square, que permiten procesar pagos a través de Internet sin recurrir a servidores caros o a un software costoso que obligue a comprar nuevas versiones para actualizarse.

Para que los horarios planificados sean válidos, es imprescindible gestionar la disponibilidad del personal. También interesa conocer cuáles son sus preferencias: es posible que la plantilla prefiera trabajar a primera hora de la mañana, o bien por la noche, entre semana o los fines de semana, en función de su situación personal. Conocer esta información por adelantado ayuda a evitar dos grandes problemas: por un lado, no disponer de suficiente personal afecta, inevitablemente, a la atención al cliente. Y contar con demasiados empleados en un horario sin demasiada actividad perjudica la rentabilidad del negocio.

La herramienta Gestión de equipos Square permite planificar horarios en pocos minutos, personcalizar fácilmente el acceso de los empleados y ver estadísticas de rendimiento y ventas en tiempo real. A su vez, los trabajadores pueden conocer y ajustar sus horarios, registrar la hora de entrada y salida, solicitar días libres, así como consultar las horas trabajadas y conocer una estimación de sus salarios. Todo desde una sola aplicación, a través de sus dispositivos iPhone o Android y sin ningún coste adicional. Para utilizar esta herramienta es imprescindible contar con TPV Square, que pone a disposición de cuentas de personal e informes para que la gestión de empleados sea lo más sencilla posible. Además, cada trabajador cuenta con un PIN personal que le permite el acceso a la herramienta. En definitiva, una solución que evita muchos quebraderos de cabeza a la hora de crear horarios de trabajo. Todo ello, además, permite un ahorro de costes laborales, mejora el rendimiento de la empresa, impulsa las ventas y evita posibles pérdidas.

Reservas para ganar clientes

Asimismo, Square nos permite reservar citas a través de su plataforma. Desde peluquerías a clases particulares de música, servicios profesionales o entrenamiento personal, la herramienta convierte el dispositivo de sus clientes en un sencillo y potente sistema para gestionar reservas de forma automática. Entre otras funciones, permite concertar citas sobre la marcha a través de una app móvil y envía recordatorios automatizados por correo electrónico y SMS a los clientes para recordarles su reserva. Para cualquier negocio es importante contar con un sistema digital de estas características, ya que por lo general, la gente suele hacer sus reservas en su tiempo libre y puede coincidir que en ese momento, la tienda física esté cerrada (con la pérdida de potenciales ventas). Mediante esta herramienta online, los empresarios y trabajadores autónomos se aseguran que la reserva se complete con éxito y, por lo tanto, se materialice en un futuro ingreso.

Otra de las aplicaciones más útiles de Square está relacionada con las facturas, que es uno de los momentos más farragosos en la operativa diaria de los negocios. No obstante, las facturas son de gran utilidad, ya que ayudan a estar al tanto de los pagos en tiempo real y a llevar un registro de esos pagos, lo cual viene muy bien a la hora de calcular los ingresos a final de año. Y aunque crear una factura suponga un esfuerzo adicional, tampoco implica demasiado trabajo, sobre todo si se usa un software de facturación que permita crear plantillas.

Precisamente el programa desarrollado por Square ahorra tiempo y ayuda a cobrar con mayor rapidez, en cuestión de pocas horas. De hecho, tres de cada cuatro facturas enviadas con Square se pagan en un día. Entre otras cosas, esta herramienta permite enviar las facturas electrónicas y presupuestos en cuestión de segundos, y consultar los documentos desde cualquier lugar, así como aceptar pagos, lanzar recordatorios y hacer un seguimiento de las facturas que se han pagado y las que no.

También contribuye a agiliza y organizar la agenda de trabajo, ya que mediante una serie de plantillas facilita la emisión de facturas electrónicas personalizadas, carpetas de proyectos, calendarios de pagos a plazos y presupuestos con varias opciones. Cualquier tipo de negocio (comercios, servicios profesionales, organizaciones, restaurantes, trabajadores por cuenta propia…) puede utilizar Facturas Square.

Fidelizar y conocer sus gustos

Además, Square permite tener actualizado el directorio de los clientes a través de un software CRM (Customer Relationship Management), que son las siglas en inglés de gestión de relaciones con los clientes. Este proceso ayuda a conocer y comprender a los usuarios, sus gustos, aversiones, productos favoritos e intereses. El programa CRM agiliza este proceso a través de la recogida de datos de los clientes y su posterior interpretación, de modo que se puedan satisfacer mejor sus necesidades. Puede tratarse de información obtenida del sistema TPV, campañas de marketing, interacciones en redes sociales, formularios de registro y encuestas... Las herramientas CRM más novedosas almacenan la información de los clientes en la nube, lo que significa que se puede acceder a ella en todo momento y desde cualquier dispositivo.

Entre las numerosas ventajas que supone el uso de CRM destacan el cuidado de la cartera de clientes, mejor orientación de las acciones de marketing, ahorro de tiempo e identificación de nuevos compradores. En este sentido, Square ofrece un software gratis CRM que está integrado en sus herramientas de pago y que puede usarse para consultar la información de los clientes, ver cómo interactúan con el negocio y también para comunicarse con ellos desde un solo lugar. Esto permite darles un trato especial, descubrir cuáles son sus artículos favoritos, escucharles en tiempo real, personalizar sus perfiles y crear una base de datos online que almacena información de cada usuario. Además de todas estas ventajas, el directorio de clientes de Square garantiza que todos sus datos están protegidos y almacenados de forma segura.

Un datáfono inalámbrico para vender al instante

Para que cobrar sea más fácil (y rápido) que nunca, Square ha desarrollado Square Terminal, un datáfono portátil con impresora de recibos incorporada que permite gestionar el inventario, aceptar pagos e incluso ver informes en tiempo real. Este dispositivo –inalámbrico, seguro y con software integrado– es intuitivo, fácil de configurar y permite empezar a vender al instante. Es una herramienta ideal para facturar a distancia o recibir pagos con tarjeta por correo o móvil. Esto incluye la posibilidad de enviar enlaces de pago seguro a los clientes a través de SMS para que puedan pagar fácilmente sin necesidad de acceder al ordenador y hacerlo directamente desde su smartphone. 

Gracias a su sistema integrado de TPV virtual gratuito y a un conjunto de sólidas herramientas, Square Terminal permite elegir artículos del catálogo y evitar errores manuales, no pagar cuotas de alta ni de suscripción, proteger la información de los clientes con funciones de seguridad integradas, olvidarse del papel y enviar recibos electrónicos, además de comprobar cómo evoluciona el negocio con análisis de datos en tiempo real. Otra de sus ventajas es que un equipo de expertos supervisa cualquier actividad sospechosa, bloquea las transacciones fraudulentas y negocia con el banco cuando hay reclamaciones de pagos.