Hábitos que contribuyen a rendir más en el trabajo

Mirar compulsivamente la bandeja de entrada del correo electrónico, atender una llamada larga y perder el hilo de lo que se estaba haciendo, postergar una tarea porque requiere mucho esfuerzo o un minuto hojeando las redes sociales que se convierte en media hora... La jornada de cualquier trabajador está llena de elementos distractores que dificultan su concentración y restan minutos al cumplimiento de sus labores, tanto si se trabaja desde la oficina como desde casa.

Esto es algo que Reme Egea, conferenciante, consultora, directora general de Proformación y docente en EDEM Escuela de Empresarios , observa a diario entre sus clientes: “Identificamos continuamente hábitos ineficientes que hacen que se desperdicie el tiempo o que se dedique a actividades que, en términos profesionales, no aportan valor”, asegura esta experta que participará en el webinar Gestión del tiempo: cómo mejorar la autoeficacia personal en tu día a día laboral, organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell.

Pero estos hábitos pueden evitarse si se incorporan pequeños cambios, como explica Matthias Beige, director de operaciones en Proformación, formador, coach ejecutivo y docente en la escuela EDEM, que también participará en el webinar: son propuestas sencillas de aplicar, pero que requieren perseverancia ya que van a chocar con hábitos largamente asentados. Sin duda, cree, vale la pena intentarlos porque producen una mejora en la productividad.

1. Burbujas de tiempo: neutralizar los hábitos que roban minutos

Durante la jornada laboral, un trabajador acomete muchas rutinas sin ser casi consciente de ello, como revisar el teléfono móvil cada cinco minutos, hojear páginas web o demorarse más de lo previsto al tomar un café. Carlos Royo, profesor de Dirección de Personas y Organizaciones en Esade, explica que son microconductas que van retrasando el cumplimiento de las tareas. Por eso, recomienda hacer un listado con todas las actividades que se efectúan durante un día en el trabajo, hasta la más pequeña, para identificar las que retrasan.

Después, conviene establecer las pautas para eliminarlas. Royo destaca, por ejemplo, que, si se trabaja desde casa, se deben colocar cerca los elementos que se van a necesitar para reducir el número de veces que hay que levantarse a buscar algo: “Debemos colocar el ordenador en un sitio que nos permita estar sentados cómodamente, con los papeles que necesitemos y la taza de café al alcance…”, puntualiza.

“El efecto túnel es un estado en el que el cerebro se centra principalmente en una tarea”.

Carlos Royo, profesor de Esade.

Egea recomienda crear periodos sin interrupciones denominados burbujas de tiempo. “Se trata de momentos de máxima concentración”. Pueden durar unos minutos o un par de horas y para lograrlos hay que tomar algunas medidas. Si se está en la oficina, se puede avisar a los compañeros de que no se estará disponible durante ese rato. Si se trabaja desde casa, puede utilizarse un aviso en los programas de comunicación como Microsoft Teams y silenciar las notificaciones para evitar distracciones.

Royo explica que, si se consigue ese periodo de concentración, se logrará el efecto túnel. Un estado en el que el cerebro se centra principalmente en una tarea. “Como cuando se va conduciendo y no se presta atención a lo que ocurre a los lados de la carretera, ya que se está enfocado en lo que ocurre delante, como en un túnel”, expone este experto.

2. Gestión de las prioridades: definir lo urgente y lo difícil

Ante un aluvión de tareas, organizarlas según su nivel de urgencia y de importancia permite calibrar cuánto tiempo y esfuerzo requieren y si será posible acometerlas dentro de los plazos acordados. Aunque el trabajador piense que lo tiene claro, no siempre es así, como destaca Royo: “Creemos que está bien delimitado en nuestro esquema mental qué es lo importante y qué lo urgente, pero realmente cuesta entenderlo y llevarlo a la práctica”.

Habitualmente se hace referencia al nivel de importancia de una tarea, pero este experto prefiere cambiarlo por el concepto de dificultad. Así, se evalúa cada responsabilidad a partir de su urgencia y de su complicación: “La tendencia a postergar actividades está ligada a la dificultad que entraña una tarea y es un factor que reduce la productividad,”. Cada obligación, por tanto, se identifica con una combinación de ambas. Y, por tanto, para resolverla requiere la aplicación de una estrategia propia. Algunas son:

● Nivel de dificultad y emergencia altos. Estas son las actividades que se deben atender cuanto antes y no pueden aplazarse. Suelen demandar mucha atención y rapidez de respuesta. Por ello, Royo sugiere acometerlas al principio de la jornada, que es cuando se tiene más energía y mayor concentración. Al volver de vacaciones, por ejemplo, son las tareas a las que conviene dedicar los primeros momentos.

● Nivel de dificultad bajo y de urgencia alto. Son las emergencias que surgen y resultan ineludibles. Muchas de las tareas cotidianas se enmarcan en esta categoría: el trabajador está acostumbrado a ellas, por lo que no entrañan gran dificultad.

● Nivel de dificultad alto y nivel de urgencia bajo. Son las responsabilidades que pueden planificarse con mucho margen de tiempo, como aprender a manejar un nuevo sistema informático o preparar una presentación.

Royo subraya que en ocasiones el trabajador siente que no es posible prescindir de algunas actividades, incluso después de haber realizado este análisis. Algo que, explica, tiene como raíz que esas responsabilidades se han convertido en rutinas asumidas que no se cuestionan. “Es vital replanteárselo todo. A veces la propia percepción de la obligación es tan alta que no se ve factible aplazar o eliminar ninguna tarea, pero es menos real de lo que se cree”, advierte.

3. El descanso: planificarlo como si fuera un atleta

El descanso debe formar parte de la jornada laboral. Beige, de Proformación, señala que planificarlo es fundamental para garantizar la productividad: “Al igual que los deportistas, que organizan, además de sus entrenamientos, su reposo, los trabajadores tienen que saber cuándo parar”. Especialmente si se trabaja desde casa, ya que se está lejos de las dinámicas de descanso que se generan naturalmente en los espacios de trabajo. “Sin un descanso programado se puede llegar al síndrome de burnout (quemado por el trabajo, en español)”.

“Una dosis adecuada de estrés incrementa la capacidad de reacción y la atención”.

Reme Egea, profesora de EDEM Escuela de Empresarios.

Los expertos recomiendan también encontrar espacios para el ocio a lo largo de la semana laboral, no solo durante el sábado y el domingo. Buscar tiempo para practicar deporte, para ver a amigos y familiares o simplemente para dejar la mente en blanco, contribuirá a mantener la energía suficiente para afrontar la jornada laboral y ser más productivo.

La flexibilidad horaria, afirma Daniele Tramontin, director de Adecco Outsourcing, organización dedicada a los recursos humanos y la digitalización, también contribuye a la conciliación familiar y al bienestar de los trabajadores, lo que repercute positivamente en la productividad. “Si un empleado necesita ausentarse por motivos personales y cuenta con la posibilidad de recuperar esas horas en otro momento, va a estar mucho más cómodo y trabajará mejor”, argumenta este experto. En este caso, no se trata de algo que el trabajador pueda decidir por sí mismo, sino que debe negociarlo con su empresa. Pero, si se cuenta con la posibilidad, puede tomarlo como una herramienta para potenciar su desempeño diario.

4. El estrés: aliado y enemigo de la productividad

Mantener cierta tensión en el trabajo es imprescindible para impulsar la productividad. Proporciona un extra de energía que incrementa la capacidad de reacción y la atención, indica Egea. “Se sabe desde hace décadas que cuando el nivel de activación del organismo es bajo, las personas tendemos a la apatía”, explica.

El problema con el estrés surge cuando el nivel de activación es tan excesivo y prolongado que genera ansiedad y miedo, lo que bloquea al trabajador y lo hace menos creativo, flexible, empático y más impulsivo. Cuando el volumen de estrés es bajo y se generan emociones positivas, como la curiosidad y el optimismo, la productividad crece. “El rendimiento cognitivo aumenta hasta en un 30%, por lo que cultivar un buen clima laboral no es solamente algo bueno sino también eficiente para la marcha de toda la empresa”, concluye Egea.