Las herramientas para aumentar la productividad en el teletrabajo

Las encuestas apuntan a que el teletrabajo tiene plena aceptación entre aquellos que lo han probado. Nueve de cada 10 empleados desean tener la posibilidad de trabajar desde el hogar cuando llegue la normalidad porque, entre otras cosas, ahorran tiempo en el desplazamiento hasta su oficina, tienen una mayor flexibilidad horaria y, aseveran, son más productivos, según datos de 2020 de la consultora Robert Walters.

De hecho, el 72% culpa su falta de productividad a las interrupciones y al ruido que se generaba en la oficina en la que trabajaban, según apunta la Encuesta sobre el mercado laboral 2020 de la empresa de trabajo temporal Walters People. Una postura que concuerda con los datos de la consultora tecnológica Capgemini, que estimó un aumento del 20% en el rendimiento laboral durante el confinamiento, momento en el que se impulsó esta nueva modalidad de trabajo.

Pero mantener estas cifras tras más de un año de teletrabajo no resulta fácil. De hecho, algunos empresarios (siete de cada 10, según Robert Walters) prefieren continuar con el modelo de trabajo tradicional ante el temor de que la rentabilidad de su plantilla decrezca. Para que esto no pase, los expertos aconsejan reforzar la comunicación, apostar por la confianza y la independencia del empleado y desechar, si no son estrictamente necesarias, las nuevas herramientas digitales para controlar su trabajo en todo momento.

Una comunicación fluida marca la diferencia

La piedra angular del teletrabajo es la comunicación, que circula entre los trabajadores y sus responsables y la propia empresa. La que más afecta a la productividad es la relación que conecta a los jefes de equipo con sus subalternos, menos inmediata en esta modalidad de trabajo en remoto. Por eso, para que fluya, conviene disponer de varios canales, instalados tanto en el ordenador como en el móvil. Los chats instantáneos, los programas específicos para videollamadas, el correo electrónico y las llamadas por teléfono son los más comunes.

Según el tipo de mensaje, habrá canales más efectivos y adecuados que otros. Lo ideal es pedir consejo a una consultora sobre los modelos de comunicación en los que conviene invertir. De forma general, para informaciones formales o importantes, como la entrega de un proyecto, es preferible utilizar el correo electrónico. Para debatir un problema siempre es mejor el teléfono o una videollamada (no más de 15 minutos). Y para dudas o avisos menos urgentes es preferible utilizar un chat, bien directamente al destinatario o a uno grupal, donde estén los miembros del equipo.

Es importante saber separar estos canales de los que se usan en la vida privada para no cometer equivocaciones, como vulnerar por error el derecho a la desconexión digital o enviar un mensaje a un compañero, que iba dirigido a un amigo. Con el objetivo de evitar estas situaciones, cada vez más comunes, conviene que la empresa facilite el equipamiento a los empleados. Para Alberto Chinchilla, profesor en escuelas de negocios y director de la consultora creativa be shared, es aconsejable que la empresa forme a sus trabajadores y a sus directivos en competencias comunicativas y digitales con el fin de utilizar eficazmente estas tecnologías.

La comunicación interna es útil para mantener a la plantilla informada sobre lo que ocurre en la empresa: su situación financiera, los proyectos que tiene en marcha o las nuevas incorporaciones de personal, entre otros aspectos. “Si no hay una buena comunicación interna, empiezan las inseguridades y la incertidumbre entre el personal y eso acarrea una bajada de productividad y de rendimiento”, dice este experto.

Las herramientas de control: ¿son siempre necesarias?

La preocupación del jefe por el rendimiento de su equipo no debe transformarse en un uso abusivo de la comunicación que se materialice en, por ejemplo, el control continúo a través de llamadas y de correos electrónicos. José María Bascán, director de Recursos Humanos de Wolters Kluwer, una multinacional de soluciones y servicios de información, formación y software para profesionales, deja claro que estar siempre encima de los empleados para saber qué hacen en cada momento es contraproducente, ya que corren el riesgo de agobiarse, padecer ansiedad y reducir su nivel de eficacia.

Las empresas pueden utilizar, según marca la ley, cámaras, programas de vigilancia de pantallas y sistemas informáticos de control horario. En muchas ocasiones, están agrupados en plataformas digitales que miden el tiempo de trabajo de cada empleado, monitorizan (y graban en vídeo) el desempeño frente al equipo y realizan cálculos para optimizar la producción: valoran las horas que ha consumido cada proyecto, las rutinas de sus trabajadores, etcétera.

Bascán destaca que los empresarios pueden contratar estos programas de vigilancia y utilizarlos, pero siempre con los derechos del trabajador por delante. Y hace referencia al artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores y al 87 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, donde se especifica que los empleados tienen derecho a la protección de su intimidad y que las organizaciones solo accedan a esas herramientas para asegurarse de que cumplen con sus obligaciones laborales y para que no hagan un mal uso de los equipos.

“Es importante que se cumpla con los criterios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad. Es decir, si un miembro del equipo tiene un bajo rendimiento, ¿sería proporcional la instalación de un spyware para ver qué está haciendo en el día a día en su ordenador? No sería proporcional. Hay mil medidas que tomar antes de esa”, razona este experto. “Como líder, habría que reunirse con la persona y revisar sus objetivos. A lo mejor el problema es de los responsables y no del empleado”, añade.

Hablar y preocuparse por los trabajadores es, propone Bascán, la herramienta que debe usar un responsable para entender el origen de muchos de los problemas laborales de su empresa, incluso para evitar que lleguen a producirse. “Dialogar frecuentemente [mínimo una vez por semana] con ellos genera lazos de confianza, seguridad y, al final, el equipo trabajará más unido y más eficazmente”, matiza este especialista.

Horarios definidos, sobrecargas y un sistema híbrido

Domenec Gilabert, director ejecutivo de la consultora de recursos humanos PageGroup, afirma que el teletrabajo rentable está basado también en crear un proyecto, dar una mayor autonomía al trabajador para desarrollarlo y establecer un calendario de entregas. Para ser más eficiente, continúa este experto, es necesario que el jefe ejecute unas pautas:

● Fijar un horario base. La flexibilidad es una de las cualidades más valoradas del teletrabajo, ya que permite que cada empleado aproveche su tiempo y rinda mejor. No obstante, es importante buscar un acuerdo con el equipo para fijar unas horas durante la jornada en las que todos estén disponibles.

● No sobrecargar al trabajador. Es esencial que el líder conozca el tiempo que le llevará a cada empleado una tarea o una entrega determinada, tanto para saber si se puede encargar de otro proyecto como para liberarle de cometidos si se siente agobiado.

● Conocer las dificultades del equipo. Es aconsejable realizar cada día una pequeña reunión a primera hora de la jornada laboral para saber cómo va cada miembro del equipo con las tareas y las dudas que se les plantean. También es una buena ocasión para conocer si alguien se va a ausentar en algún momento del día, bien por motivos personales o por el propio trabajo.

● Plantearse un sistema híbrido. Un estudio elaborado por la Cámara de Comercio de España, Los españoles quieren teletrabajar. Encuesta y análisis sobre el teletrabajo en España, hace hincapié en que los empleados están exigiendo “un esquema flexible que conjugue el trabajo presencial y en remoto”. Una afirmación sostenida por el dato de que el 84% de los españoles apuesta por teletrabajar entre dos y tres días a la semana. Esta también puede ser una solución para mejorar la productividad de un negocio tras la vuelta a la normalidad.