Consejos para que no tiren tu correo sin abrirlo

Tengo la deprimente sensación de que la mayor parte de la gente que realmente necesita estos útiles consejos sobre la forma de escribir correos electrónicos no lee esta columna, dado que veo los mismos errores una y otra vez a lo largo de los años.

Quizá durante 2004 utilice toda esta columna como archivo de firma (usted utiliza una archivo de firma, ¿no? Si no lo hace, siga leyendo) y sencillamente se la envíe a todos los infractores, y de paso encuentre una forma más para evitar responder a los mensajes. Algunos de estos consejos pueden parecer evidentes, pero todos ellos son consecuencia de los correos electrónicos que he ido recibiendo a lo largo del año pasado. Así que, empieza la clase.

Si lo que usted desea es enviar críticas o desagradables chismorreos, piénselo dos veces. Imagine que su mensaje fuera interceptado y enviado a otros.

Un archivo de firma es el pequeño apartado al final del mensaje que muestra su información de contacto: nombre, dirección, página y dirección de boletín electrónico.

Primero: Utilizar una línea de asunto que tenga sentido

No olvide esta línea de asunto, y cuanto más concreta, mejor. "Mensaje de Alicia" o "Mensaje para Esther" no sirven y, de hecho, es un fastidio, puesto que eso ya lo sé. Recibo un montón de correos de muchas grandes empresas sobre juntas, eventos y asuntos similares, y me resulta difícil mantenerlos organizados. En vez de "Invitación a conferencia principal", intente "Conferencia en Fénix, 21 de Marzo" o bien "Orden del día para la junta de Wonderwidgets, 12 de Febrero en Chicago". Eso me ahorraría muchos esfuerzos (lo cual le garantiza a usted una respuesta más rápida) e incluso me resulta más sencillo archivar su mensaje sin necesidad de abrirlo de nuevo.

Y por si sirve de algo, evite "Llamada telefónica". En nuestra oficina de EDventure Holdings, todo el mundo está bien enseñado: "Juan Tigar, Wonderwidgets, desea verle la próxima semana, (703) 123-45678".

En el mejor de los casos, la dirección de Juan aparece como "con copia" en el mensaje, de modo que él puede ver que lo he recibido, y quizá la próxima vez me envíe un correo electrónico en lugar de llamarme por teléfono.

Por último, cambie la línea de asunto tanto como sea necesario. Cuando un mensaje sobre un almuerzo va y viene y se convierte en un agradecimiento por el almuerzo y luego trata de un próximo acuerdo comercial, cambie el título (donde antes decía: "Almuerzo"; Ahora dice: "Se pasa 50.000 euros").

Segundo: Utilice un archivo de firma

Un archivo de firma es el pequeño apartado al final de su mensaje (puede añadirlo de forma automática en la mayoría de los programas de correo) que muestra su información de contacto: nombre, dirección, página personal o dirección de boletín electrónico, y cualquier otra cosa que desee. Mi archivo de firma incluye la dirección de mi oficina y el teléfono, la dirección de mi boletín electrónico y mi próxima conferencia, y mi lema: "¡Cometa siempre nuevos errores!".

Tercero: corte por lo sano con los documentos adjuntos

No utilice documentos adjuntos a no ser que sean absolutamente necesarios, y explíquelos en el texto del mensaje. Por lo general siempre echo un vistazo a un mensaje, pero puede que no abra un documento adjunto en meses.

Cuarto: hágase entender

Si a un escritor le lleva varios párrafos entrar en materia, puede ser que decida dejar el mensaje para leerlo más tarde, pero a menudo resulta ser demasiado tarde.

Si tiene varios asuntos a tratar, puede tener sentido enviar mensajes separados (cada uno con su propia línea de asunto pertinente) o al menos indicar en el primer párrafo que piensa tratar de diversos temas. Diga al principio exactamente lo que quiere.

Si lo que busca es un trabajo, sea concreto acerca del tipo de trabajo que desea y dónde lo desea. Si quiere trabajar para mi empresa, deje bien claro que la conoce y por qué piensa que encajaría en ella. Intente ponerme las cosas tan fáciles como sea posible con vistas a que yo le ayude.

¿Quiere que le formule una petición a alguien a quien yo conozca? Entonces escriba uno o dos párrafos listos para ser reenviados. ¿Quiere que sea ponente en una conferencia? Dígame exactamente cuándo y dónde, y qué inversión de tiempo es necesaria. ¿Quiere que le llame por teléfono? Envíeme una lista con las horas en las que resulte más fácil ponerse en contacto con usted, y sus números de teléfono. Por supuesto (si alguna vez recibe usted un mensaje mío pidiéndole que me llame, sin poner número de teléfono, entonces, eso es un mensaje en sí mismo).

Quinto: si quiere decir algo desagradable...

El correo electrónico es ideal para compartir información, organizar reuniones o enviar un agradecimiento rápido, pero si lo que usted desea es enviar críticas o desagradables chismorreos, piénseselo dos veces.

Imagine que su mensaje fuera interceptado y enviado al objetivo de sus comentarios mordaces o incluso reimpreso en su periódico local. Sólo existe una manera de no hacer públicos sus pensamientos: no los envíe.

Ya sé que estas sugerencias pueden parecer un poco ñoñas, pero les prometo que ciertamente ayudarán a sus mensajes importantes a destacar entre el desorden de la bandeja de entrada.

Y hablando de desorden: en caso de que se lo estén preguntando, ahora tengo unos 200 mensajes en mi bandeja de entrada (de los 5.000 que tenía en diciembre). Confío en que el año venidero traiga un correo electrónico más productivo... y en que no necesite escribir de nuevo esta columna en 2005.