Registrar (bien) las horas que se trabajan en España es una misión casi imposible

“Cada viernes mi gestor me envía las hojas (del registro horario) y yo anoto las jornadas de todos mis trabajadores”. Así cuenta Carlos, propietario de una cafetería en el madrileño distrito de Chamartín, la forma en la que lleva a cabo el registro horario de los cuatro empleados que tiene a su cargo. No muy lejos, también en la capital, David, trabajador de una empresa de servicios presente en varias provincias españolas, explica: “Nosotros, cuando llegamos los lunes a la oficina, rellenamos la jornada de toda la semana de golpe y ya nos olvidamos”. Son dos formas muy habituales de llevar a cabo el registro horario de la jornada diaria —sobre todo en las pequeñas y medianas empresas—, y ninguna de las dos es correcta según lo que marca la ley.

Desde mayo de 2019, las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus trabajadores: deben anotar, a diario, el momento de inicio y de finalización de la jornada. Además, el registro tiene que ser fiable e inviolable —esto es, que no pueda modificarse a posteriori—, y debe conservarse en el centro de trabajo a disposición de los empleados, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo durante cuatro años. El sistema escogido para hacer este registro, sin embargo, se dejó a completa elección de las empresas, que podían escoger hacerlo en hojas de papel, de Excel, Word, con tornos de entrada, o a través de numerosos sistemas y aplicaciones de ordenador, que facilitan, por ejemplo, las anotaciones horarias incluso durante el teletrabajo.

El objetivo que perseguía la entonces ministra de Trabajo socialista, Magdalena Valerio, haciendo obligatorio este registro para todas las empresas, no era otro que aflorar la enorme cantidad de horas extraordinarias que se realizaban y, sobre todo, que los trabajadores tuvieran un instrumento para reclamar su pago o compensación. Y que se sancionaran los excesos no permitidos por la ley, ya que la norma solo permite un máximo de 80 horas extraordinarias por trabajador al año, exceptuando las que se hagan por fuerza mayor. Sin embargo, cinco años después del registro obligatorio, la Encuesta de Población Activa (EPA) muestra que el número de trabajadores que dice haber hecho horas extra en la semana del sondeo sigue siendo el mismo (alrededor del 5% de los asalariados, cerca de 900.000 personas en la actualidad).

Sí habría disminuido ligeramente el número promedio de horas extra que realizan los asalariados que declaran trabajar este tiempo de más. La cantidad total de horas extra que se contabilizan es parecida ahora (6,5 millones a la semana) a la de 2018, antes de que fuera obligatorio el registro horario (6,1 millones). Pero como el empleo ha aumentado en este tiempo, la media de horas que realiza cada uno de estos empleados que reconoce hacerlas se habría reducido a 7,4 horas adicionales a la semana, frente a las 8,5 que se declararon en el año previo a que el registro horario fuera obligatorio.

Pero, en cualquier caso, este recorte no es suficiente para los responsables gubernamentales ni para los sindicatos, quienes no están del todo satisfechos de cómo ha funcionado el registro obligatorio de la jornada. El secretario de Estado de Empleo, Joaquín Pérez Rey, decía esta misma semana en el Congreso de los Diputados lo siguiente: “Hay que cambiar el registro horario. No es posible el nivel de incumplimiento en materia de jornada que hay en este país, con millones de horas extra sin pagar. Es inadmisible. Tenemos que registrar adecuadamente la jornada”.

Por ello, en el Ministerio de Trabajo están plenamente decididos a modificarlo en el contexto de la futura reducción de la jornada máxima legal a 37,5 horas. La intención de este ministerio es obligar a que este registro sea “electrónico [ahora puede realizarse en una hoja de papel]; no fácilmente modificable; e interoperable por la Inspección de Trabajo”, ha explicado recientemente Pérez Rey. También anunció que su departamento pretende aprobar este cambio aunque el Gobierno no logre sacar adelante en el Parlamento la reducción de la jornada.

A la luz de todo esto, ¿qué es lo que ha fallado? Las consultas hechas a varios expertos laborales de distintos ámbitos apuntan a varias causas, pero se resumen en que el diseño legal de este registro obligatorio ha resultado ser lo suficientemente laxo como para que la mayoría de empresas hagan trampas —muchas grandes corporaciones lo realizan correctamente por sus mayores recursos—, al tiempo que la Inspección de Trabajo no ha tenido todos los medios humanos y materiales necesarios (incluyendo la baja cuantía de las sanciones, cuyo máximo son 7.500 euros) para combatir con efectividad los registros mal realizados.

Según los datos recopilados de los anuarios de la Inspección, entre 2020 y lo que va de 2024, se han impuesto 6.263 sanciones por valor de algo más de nueve millones de euros en actuaciones en materia de registro horario (que tienen que ver estrictamente con el cumplimiento de llevar un sistema de contabilidad). Sin embargo, fuentes de la Inspección matizan que en muchas otras actuaciones de la Inspección también se controla el registro de jornada cuando, por ejemplo, un trabajador denuncia que está realizado horas extras o que no descansa lo suficiente. En ese sentido, en 2023 hubo más de 35.503 actuaciones en tiempo de trabajo y horas extraordinarias en las que se controló el registro, se detectaron 14.292 infracciones, y las sanciones ascendieron a 15,5 millones de euros. En lo que va de año, entre enero y septiembre, se han llevado a cabo 28.393 actuaciones, y las sanciones impuestas hasta ahora ascienden a 12,6 millones.

Lapiz y papel

El responsable del sindicato CSIF en la Inspección de Trabajo, Miguel Ángel Montero, lo tiene claro: “Hay que obligar a hacer el registro digital e interconectado con la Inspección porque actualmente son muy manipulables, sobre todo los que se hacen en papel —que es la vía que escogen numerosas pymes—. A los dos o tres años de llevar a cabo inspecciones ya vimos que incluso los formatos en Excel y Word eran fácilmente modificables”. En esta misma línea, una dirigente sindical asegura que “el 90% de las pymes registra la jornada en papel y, si es a lápiz, mejor, para poder borrarlo”.

Además, ya existen pronunciamientos judiciales que ponen en cuestión el uso del papel para este control. Por ejemplo, la Audiencia Nacional sentenció en febrero de 2022 en contra de una empresa ferroviaria cuyo registro se basaba en la firma del trabajador en una hoja de papel en el momento en el que empezaba el servicio y una estimación del horario de salida. El fallo criticaba tanto el uso del papel, por su poca fiabilidad, como que el fin de la jornada fuera estimado y no real.

De hecho, los inspectores de Trabajo han detectado un amplio abanico de manipulaciones en estos registros. Una muy común, según relatan varias fuentes del sector, es directamente utilizar un registro en A y otro en B. Esto consiste en que los trabajadores registran adecuadamente su entrada y salida del trabajo cada día, evidenciando las horas de más o de menos que hacen, y lo anotan en un formato fácilmente modificable (a mano en un papel, o en una hoja de Excel o Word, generalmente).

Transcurrido un periodo de tiempo, que suele ser un mes —pero puede ser también una semana o 15 días—, el registro que guarda el empresario para tenerlo a disposición de la Inspección es uno en el que el trabajador no hace horas extraordinarias o hace menos de las reales. “De esa forma, si se le hace una inspección, solo tiene los datos fehacientes y, de ser necesario punibles, del mes en curso, porque del resto, hasta cuatro años atrás que obliga la ley a conservar, ha guardado los manipulados”, explica Montero.

Por ello, este inspector defiende la digitalización obligatoria de este registro, de forma que todos ellos deban de conectarse a la misma red del ministerio y que, así, la Inspección de Trabajo pueda acceder en remoto a esos datos cuando lo necesite. “Los inspectores podríamos ver, por ejemplo, quién está trabajando en ese momento”, lo que, asegura, ayudaría a hacer un diagnóstico correcto de la situación.

En cualquier caso, Montero confía en que la digitalización obligatoria se lleve a cabo con el mayor consenso posible porque “eso limitaría mucho más los abusos laborales; y estar a favor de erradicar esos abusos no debería ser ni de izquierdas ni de derechas”, dice. Es más, añade que el uso de esta red donde se ubicarían todos los registros debería ser de implantación “libre y gratuita”, ya que una excusa de no pocos empresarios, sobre todo de pymes, es que no tienen la gestión de su negocio digitalizado y rechazan, además, la inversión que eso requeriría.

Refuerzo pendiente

Dicho esto, el uso obligatorio de herramientas tecnológicas para realizar el registro, tal y como pretende el Gobierno, tampoco está del todo exento de susceptibles manipulaciones y requeriría, además, de una formación específica de los inspectores de Trabajo, que deberían saber analizar cómo funcionan, por ejemplo, los algoritmos o la programación de los software para estos cometidos. Un ejemplo de cómo se puede manipular este tipo de tecnologías se da en una empresa del sector de las comunicaciones, donde sí emplea ya una aplicación en sus móviles y ordenadores para fichar el momento de inicio y fin de la jornada, pero el propio sistema ha sido reprogramado por la empresa para que todas las horas que excedan a su jornada pactada —que en este caso se compone de siete— se reasignen automáticamente a la hora de la comida del trabajador, por lo que nunca se reflejan las horas extra.

Junto a las posibles trampas de las empresas, la falta de medios de la propia Inspección de Trabajo es otro de los obstáculos a una óptima implantación de los controles horarios. Así, desde una asesoría laboral aseguran que en más de una ocasión, cuando se han enfrentado a inspecciones a sus empresas clientes, el propio inspector ha reconocido que la cantidad de información que tienen que revisar es tan ingente que no dan abasto, por lo que si hay algún indicio de irregularidad, negocian directamente con el empresario la multa que debe pagar.

En este punto, la actual cuantía de las multas en materia de registro horario es otra de las cuestiones que Trabajo quiere endurecer, de forma que en vez de cobrar una multa por infracción y empresa, se multe por trabajador afectado, lo que multiplicaría la cuantía de las sanciones y las haría notablemente más disuasorias. No obstante, así como para establecer un control horario digital obligatorio el Ejecutivo no necesita acudir al Parlamento, para cambiar la cuantía de las multas, sí lo requiere, lo que, según el fragmentado arco parlamentario, puede resultar más complicado.

Desde el sindicato de Inspectores de Trabajo y Seguridad Social (SITSS) vienen denunciando la escasez de personal con el que cuentan en este organismo, dependiente del Ministerio de Trabajo, y que les impide llevar un control exhaustivo de las prácticas en las empresas. Actualmente, el número de inspectores ha llegado a los 1.000, aunque está lejos de los ratios que contempla la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que considera apropiada la relación de un inspector por cada 10.000 trabajadores, y que en España se eleva hasta los 15.000. Según datos del sindicato, a cada funcionario le corresponden 1.500 centros de trabajo. “Lo que necesitamos es una estructura que no tenemos y venimos demandando desde 2021″, reclama Ana Ercoreca, presidenta de SITSS.

Hace cuatro años, Trabajo acordó con los sindicatos un plan para reforzar la Inspección que establece tres objetivos: reorganizar su estructura, mejorar las condiciones laborales y reforzar el volumen de la plantilla. Sin embargo, este sigue sin llevarse a cabo por las reticencias del Ministerio de Función Pública —sobre el que recae la competencia en materia de aumento del personal público—, pese a que por el camino se convocó una huega general indefinida que apenas duró dos jornadas. “Solo pedimos que se cumpla con lo acordado”, solicita Ercoreca.

Análisis previo

¿Todo esto quiere decir que no ha servido para nada la obligatoriedad de llevar a cabo el registro diario de la jornada? Ni mucho menos. Los expertos que señalan los fallos de su implementación coinciden también en que sí se ha dado un paso importante en el control de la jornada. “Los despachos de abogados y de asesores laboralistas estuvimos muy rápidos en 2019 cuando salió la norma y elaboramos numerosas guías de cómo debía aplicarse este registro horario, tanto los tiempos de trabajo como otras especificidades. Eso sirvió para que en muchas compañías quedara claro que las horas extra eran voluntarias tanto para los trabajadores como para la empresa y ha evitado que se realicen muchas horas de más y, con ello, posibles sanciones”, explica Daniel Cifuentes, socio de Laboral de Pérez-Llorca.

Esto ha hecho, además, que existan muchos acuerdos tácitos entre empresas y trabajadores para que se autorice la realización de horas extra o que muchos sistemas de registro se adecúen a estos pactos, de forma que solo se pueda registrar el horario en la franja de jornada laboral pactada. Es el caso de una universidad privada en la que sus trabajadores solo pueden anotarse las horas de trabajo entre las 7.30 y las 19.30 horas.

Xavier Gangonells, director general de la Asociación Española de Directivos (AED), reconoce que, aunque al principio “sí se observó cierta resistencia” en algunas empresas para implantar sistema de registro horario (especialmente en las de menor tamaño), la mayoría de ellas ha acabado entendiendo que el control de la jornada “aporta a sus trabajadores un marco de mayor confianza en la relación empresa-empleado que es beneficioso para ambas partes”. Y defiende que, por ello, “también ha sido un elemento motivador a la hora de impulsar la productividad para que las horas de la jornada laboral sean más efectivas”. Sin embargo, pese a que reconoce “efectos positivos” en la reducción de las horas extraordinarias no remuneradas, Gangonells cree que “todavía hay margen de mejora en aquellos sectores donde tradicionalmente los empleados han hecho más horas extra, y también en la mejora de la productividad”.

Para Jorge Calviño, vicepresidente de la Asociación Española de Directores de Recursos Humanos (AEDRH), controlar la jornada es el paso posterior que debería darse tras un análisis previo acerca de los motivos por los que la productividad española sigue sin remontar, y que no se ha hecho. “Debería haber un programa claro de inversiones para ayudar a que las empresas mejoren. Hay que conseguir que el número de horas trabajadas crezca, y con este intervencionismo que se plantea es posible que se genere todavía más precariedad, porque muchas pymes pueden acabar viéndose afectadas. Hay mucho marketing detrás de algunas de estas propuestas, y lo primero que deberíamos hacer es replantearnos algunos horarios que tenemos instaurados y mirar más a cómo se trabaja en otros países con mejores resultados y donde gracias a su organización se vive mucho mejor”, resuelve.