Estos son los trámites que tuvo que hacer la peluquería de tu barrio para cortarte el pelo

Sin el taller de la calle coruñesa de Noia (en el bajo del número 61), Amancio Ortega no podría haber levantado uno de los imperios textiles más exitosos del mundo: Inditex. Corrían los años sesenta y Ortega no se imaginaba que ese local sería el primer ladrillo de un proyecto en el que, hoy por hoy, trabajan más de 150.000 empleados. El caso del padre de Zara no es el único. El primer restaurante de Dick y Mac McDonald en San Bernardino (EE UU) o la tienda de granos de café Starbucks que abrieron tres profesores en Seattle (EE UU) ejemplifican que, para un emprendedor, el local es uno de los ingredientes del éxito empresarial. No obstante, abrir las puertas de un negocio no siempre es fácil. Superar el papeleo para conseguir una licencia de apertura puede ser un laberinto donde se pierde, además de tiempo, dinero. ¿Cuáles son los pasos correctos para superar esa burocracia?

Primer paso: ¿licencia de actividad o declaración responsable?

Cada tipo de actividad económica requiere un tipo de licencia: no es lo mismo abrir una peluquería que un asador de pollos. Las diferencias se encuentran en la normativa municipal, que precisa el acondicionamiento que deberá tener el local según su uso (baños adaptados, ventilación, sistema de seguridad...). Mientras que el establecimiento de un peluquero, por ejemplo, no requiere modificaciones importantes, la persona que quiera dedicarse a asar pollos necesita, entre otras cosas, una salida de humos y un cuarto de basuras. Además, la normativa limita considerablemente el emplazamiento del local. "Hay zonas dentro de las ciudades en las que hay locales que no se pueden abrir", comenta Antonio Fernández, ingeniero y genrente de la asesoría madrileña Dina Ingenieros. "Por ejemplo, en la zona de Tetuán [un distrito de Madrid] no es posible abrir un asador de pollos. Y eso es así. Lo dice la norma y, por mucho que lo solicites, no te dejan".

Todos los trámites deben gestionarse en el Ayuntamiento (en la sección de Urbanismo) donde se ubica el local, bien presencialmente, por Internet o a través de cualquier oficina de Correos. De hecho, cada consistorio escribe su propia normativa, por lo que los requisitos cambian en cada localidad. No obstante, y por regla general, separan el tipo de actividad económica en dos tipos: las inocuas (aquellas que no suponen ningún peligro ni pueden causar daños en el medio ambiente) y las clasificadas (que pueden ocasionar molestias a los ciudadanos y al entorno). "No es lo mismo abrir un taller, que es una actividad con impacto ambiental, que una tienda de juguetes", comenta Fernández.

Mientras que en las inocuas solo basta con entregar un trámite sencillo (conocido como declaración responsable), para las clasificadas el empresario necesita entregar una solicitud de licencia de actividad y la aprobación del Ayuntamiento para comenzar a trabajar en el local. Además, hay ciertas actividades que necesitarán solicitar una licencia extra a la administración regional para abrir, aunque varía mucho según la Comunidad Autónoma: por ejemplo, una clínica podría precisar un trámite de la Consejería de Sanidad de turno o un taller, del Registro Industrial pertinente.

Se trate de declaración responsable o de licencia de actividad, y dependiendo del Ayuntamiento, también debes adjuntar otros documentos, como el DNI, planos de la localización del inmueble o el contrato de alquiler del local (aquí puedes ver el caso de los requisitos solicitados por el Ayuntamiento de Madrid). Conocer estas condiciones puede hacer que te replantees los pasos que debes dar y el presupuesto que debes invertir en él.  

Segundo paso: contabiliza el tiempo de cada trámite

Después de tener claro el tipo de actividad de tu negocio y las condiciones que debe tener el local, el siguiente paso es conocer el tiempo que te llevará la aprobación de tu solicitud. Por ejemplo, en los locales que solo requieren la declaración responsable, se pueden abrir una vez entregados los documentos sin esperar una respuesta del Ayuntamiento. Con la licencia de actividad, en cambio, es obligatorio que un técnico municipal haga una inspección y notifique que las condiciones del local son aptas. Para ahorrar tiempo, los especialistas aconsejan tramitar en paralelo todas las solicitudes (de obras, certificados legales de ciertas instalaciones, licencias...).

Un sistema seguro para enviar los trámites

Para los emprendedores, el tiempo es oro, razón por la que realizar trámites puede convertirse en una auténtica pesadilla de largas colas y esperas eternas. Correos ofrece ORVE (Oficina de Registro Virtual Electrónico), un servicio que digitaliza y añade la firma electrónica del solicitante a los documentos que este debe entregar en la Administración pública. El emprendedor puede realizar esta operación en cualquiera de las 2.400 oficinas que tiene Correos en toda España. Una vez digitalizados los documentos, un trabajador los remite por Internet al organismo público correspondiente, lo que hace que el documento llegue al instante, de manera segura y disminuyan las probabilidades de extraviarse. Tras el envío, el usuario recibe un resguardo oficial que certifica que ha utilizado ORVE.

Estar preparado para estos inconvenientes puede cambiar radicalmente el comienzo de tu negocio, ya que si no tienes una partida de tu presupuesto para pagar la renta mientras no estés trabajando puedes arruinarte antes de abrir las puertas del local. "Hay casos en los que la administración tarda más de un año en dar el permiso de apertura, por lo que el empresario tiene que pagar el alquiler de un inmueble que no está utilizando", explica Fernández.

Tercer paso: escoge el local que mejor se adapte

La ubicación de un local no solo puede hacer que tu negocio despegue o no: también que ahorres mucho dinero incluso antes de abrirlo. Teniendo en cuenta que la normativa exige a los emprendedores que su local tenga diversos acondicionamientos, elegir uno que ya disponga de ellos te librará de hacer obras. "Han llegado clientes a pedirnos consejo con un local que habían comprado y que no disponía de las condiciones necesarias. Tuvieron que hacer muchas reformas. Eso implica más dinero y tiempo", cuenta Antonio Fernández. Para solventar estas cuestiones es aconsejable examinar la normativa actualizada y revisar concienzudamente si el local dispone de lo que la legislación exige.

Para demostrar ante el Ayuntamiento que tu local dispone de las condiciones que exige la normativa, deberás entregar en el consistorio un estudio técnico firmado por un especialista colegiado (arquitecto o ingeniero). Este documento, que se adjunta normalmente con el resto de solicitudes, refleja la actividad que se va a desarrollar en el local, las dimensiones, los acondicionamientos que exigen la normativa, etcétera. 

Fernández advierte de que respetar la normativa es la única garantía para que el negocio no tenga problemas en el futuro. El especialista cuenta que ha visto casos en los que algunos propietarios no hicieron las obras adecuadamente y el Ayuntamiento les retiró la licencia. Otra de las cuestiones a tener en cuenta es si el local está sujeto a las leyes de patrimonio. "Hay clientes que no saben si se ubica en un edificio protegido. Las obras en estos lugares tienen permisos y especificaciones propias, duran más y son costosas. He visto reformas de más de 30.000 euros. Por otro lado, si el anterior propietario ha ejecutado obras ilegalmente, la ley obliga al nuevo a reformar el local de su propio bolsillo", relata este técnico. 

Y atención a las aperturas sin contar con los debidos permisos: es ilegal y, en caso de suceder algo, el ahorro de esos meses de alquiler puede llevarte a pagar una multa cuantiosa o, en los casos graves, a la cárcel.