Guía para hacer los ‘taxes’: estos son los documentos que necesitará

Lo mejor para no perder la cabeza —ni una deducción— es hacer una lista y organizarse antes de rellenar los taxes. Para hacer los impuestos va a necesitar una serie de datos y documentos referente a sus ingresos y gastos, algunos relacionados con las deducciones que tenga posibilidad de hacer. ¿Cuántos documentos? Depende de las circunstancias financieras de cada uno. La carpeta con los documentos de un trabajador por cuenta propia que tenga varios empleadores va a ser mucho más voluminosa que la de quien esté en la plantilla de una empresa. También será más voluminosa la lista de quien tiene hijos, una hipoteca o ingresos por una renta además del trabajo, por ejemplo.

Pero para empezar por lo más básico, la web de H&R Block recuerda que lo primero que se tiene que tener en orden es la información personal:

• El número del seguro social o el ITIN (Número de Identificación del Contribuyente).
• El nombre completo de la pareja en un matrimonio junto con los números del seguro social o ITIN además de la fecha de nacimiento.
• El pin de protección de identidad si se le ha dado uno propio, a la pareja o un dependiente por el IRS.
• Los datos de la cuenta de cheques, incluido el necesario para recibir el reembolso mediante depósito directo o para pagar lo que se debe si es el caso.

En cuanto a los datos financieros, lo más importante es el que describe los ingresos. Estos documentos son los formularios W2 y/o 1099.

El W2 es un formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) en el que se detallan los salarios pagados a empleados y los impuestos que han sido retenidos. Los empleadores deben completar ese formulario para cada trabajador de la empresa, quienes lo deben recibir antes del 31 de enero. Si empezó 2024 trabajando para una empresa y lo acabó en otra, recibirá dos W2.

Los formularios 1099 informan de ingresos que no llegan por una relación con un empleador en el sentido legal de la palabra. Pueden ser para quienes trabajan como contratistas de una organización, pero también, por ejemplo, royalties o ganancias por juegos de azar.

Lisa Greene-Lewis, experta de TurboTax, explica que se tendrá un formulario 1099-NEC si se ha sido autoempleado o trabajado en el sector gig. En caso de que se hayan recibido pagos procesados por una organización tercera como Venmo o PayPal, el formulario es el 1099-K. “Recibirá un formulario 1099-NEC si ingresó 600 dólares o más, pero incluso si no lo recibe está obligado a reportar ingresos netos a partir de 400 dólares”, explica Greene-Lewis.

“El umbral de reporte para el formulario 1099-K ha seguido cambiando”, añade la experta. “El IRS aprobó un umbral más bajo de más de 600 dólares, pero el año fiscal 2024 es un período de transición, por lo que el umbral de reporte es de 5.000. Sin embargo, algunos procesadores de pago de terceros podrían emitirlos por montos menores”, aclara. Tenga toda su facturación al día y ordenada.

Puede que también reciba otro formulario 1099, el INT, que reporta los intereses de los ahorros. En años de bajas tasas de interés no demasiado frecuentes, algo más en el 2024 en el que las cuentas han rendido algo más. Si se recibe dinero de inversión también hay otros 1099.

Si se es pensionista y se reciben distribuciones de los planes de ahorro, Greene-Lewis explica que será necesario el formulario 1099-R.

La experta de Turbo Tax recuerda no perder de vista los documentos por gastos deducibles como por empleo, los intereses de la hipoteca (formulario 1098) en caso de que se tenga una casa en propiedad y los referentes a los impuestos pagados por ella.

Si se es un freelance o autoempleado, se tienen que aportar recibos del costo del negocio que se tenga y gastos que se hagan por motivos de negocios o trabajo, desde los boletos de avión o tren hasta equipamiento como computadoras o cualquier tipo de hardware o software que se tenga.

Si tiene hijos no olvide tampoco los documentos para gastos deducibles. “Tenga al día la información de la guardería o de los campamentos de verano, ya que se pueden obtener créditos por cuidado de dependientes e hijos con un límite de 1.050 dólares en caso de un hijo y 2.100 en caso de dos o más”, explica Greene-Lewis. Además, hay que tener el número correcto del seguro social o ITIN de los hijos porque, como se recuerda en TurboTax, el crédito fiscal por hijo menor de 17 años es de 2.000 dólares y el crédito por ingresos de trabajo (EIC) puede llegar a 7.830 en el caso de que se tengan tres hijos.

Para los estudiantes en la universidad también hay respiro. Se recibirá el formulario 1098-T sobre los pagos de educación para poder reclamar créditos como el American Opportunity (2.500 por estudiante en los cuatro años de universidad) o el Lifetime Learning de 2.000 por declaración en caso de costos de cursos distintos a los cuatro años universitarios.

Y cuando se presenta la declaración de impuestos, todos esos documentos, así como la copia de lo enviado al IRS, deben guardarse. Como regla general, explica Greene-Lewis, han de guardarse todos los documentos un mínimo de tres años tras la declaración, de acuerdo con el plazo de prescripción del IRS. En el caso de cuentas de retiro, hay que guardar estos documentos durante siete años después de que se hayan retirado todos los fondos completamente. “Los registros relacionados con bienes (incluyendo acciones y equipos) deben conservarse hasta que expire el período de prescripción de tres años correspondiente al año fiscal en el que vendió el bien y lo declaró en su declaración de impuestos”.

¿Qué pasa si no tiene todos los documentos?

Si no recibe el W2, pídalo a su empleador o búsquelo en la web de pagos de su empresa. TurboTax tiene acuerdos con proveedores de pagos e instituciones financieras para importar esos documentos. También se pueden solicitar transcripciones de documentos al IRS.