La factura digital trae de cabeza a las profesiones liberales

El 2026 será un año de profunda transformación en la gestión de despachos y bufetes —particularmente los de pequeño tamaño— con la implementación general del sistema VeriFactu de la Agencia Tributaria (AEAT), lo que supone un desafío para un colectivo acostumbrado a gestionar sus facturas o minutas en muchos casos de forma artesanal. Esta medida, que responde al fortalecimiento de la lucha contra el fraude fiscal, está generando un impacto considerable en la adaptación digital y organizativa de abogados, procuradores y otros profesionales liberales.

El sistema VeriFactu entrará en vigor el 1 de enero de 2026 para sociedades (empresas y pymes sujetas al impuesto sobre sociedades) y el 1 de julio del mismo año para el resto de los autónomos y profesionales liberales. Este sistema exige que las facturas sean emitidas únicamente mediante software certificado —desde el 1 de julio de 2025 no se admite ningún sistema que permita caja b— que garantice la autenticidad, integridad y trazabilidad de los pagos, además de facilitar el control inmediato por parte de Hacienda. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar hasta 50.000 euros, lo que subraya la importancia de cumplir con la nueva normativa. Según el estudio Observatorio TeamSystem: Radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías, elaborado por Ipsos, seis de cada diez pymes y autónomos (62%) desconocen cómo proceder o no tienen un plan definido para adaptarse a VeriFactu. Solo un 8% ha logrado implementar ya los sistemas necesarios, un 15% está en fase piloto y un 16% tiene un plan con fechas concretas.

El reglamento que debe detallar los requisitos técnicos de la factura electrónica aún no se ha aprobado ni publicado en el BOE. Por lo tanto, los plazos para la obligatoriedad en transacciones B2B —las se producen entre dos empresas, no entre una empresa y un consumidor final— todavía no han empezado a correr. Pero la cuenta atrás de VeriFactu sí está en marcha: la fecha límite para que pymes y autónomos adapten su software es el 1 de enero de 2026 para las empresas sujetas al impuesto sobre sociedades y el 1 de julio para el resto de las empresas, pymes y autónomos. Esta fecha es firme. “El error más grave que una pyme o un autónomo puede cometer es minimizar las consecuencias de la Ley Antifraude (VeriFactu) sólo porque la factura electrónica de la Ley Crea y Crece aún no tenga fecha”, indica José Manuel Fuentes, consejero delegado de la consultora tecnológica Cosmomedia.

El informe de Ipsos señala que sólo un 35% de las pymes y autónomos utilizan ya un software de facturación, mientras otro 35% sigue facturando manualmente con papel o Excel, un reflejo de la escasa digitalización del sector, lo que dificulta el cumplimiento de VeriFactu. El impacto jurídico de esta transformación es notable. La factura electrónica adquiere una nueva dimensión probatoria ante la Agencia Tributaria y otros órganos administrativos, incrementando la exigencia de cumplimiento formal y documental. Cualquier error técnico o de procedimiento puede derivar en sanciones, auditorías o complicaciones legales que afecten la viabilidad económica del profesional liberal. La creciente digitalización de la economía está dejando al descubierto una doble carencia: la brecha tecnológica y la falta de formación adecuada.

Mayor control de Hacienda

“Con Verifactu lo único que cambia es que Hacienda conocerá todos los ingresos de los profesionales, no altera su fiscalidad actual”, señala el abogado Gonzalo de Luis, que aclara que las vigentes normas de IVA siguen funcionando y nada cambia en este sentido. “Si se usa el criterio de devengo, se ingresa en el momento de emitir la factura, aunque no se haya cobrado y si el cliente no paga, es posible recuperar el IVA mediante el procedimiento de impago; si se sigue el criterio de caja, el IVA se ingresa sólo cuando se cobra la factura, pero debe declararse obligatoriamente antes de que pasen dos años desde la operación”. En definitiva, subraya, “lo que pasa con VeriFactu es que Hacienda va a tener mayor control”

El consejero delegado de TeamSystem España, Emilio de la Fuente, le da la vuelta a la tortilla: “Pymes y autónomos no tienen que ver VeriFactu y la factura electrónica como un trámite, sino como una oportunidad para su negocio. Si el mercado deja la adaptación para el último momento, veremos cuellos de botella en 2026. Cumplir con Hacienda es insoslayable, pero el verdadero beneficio está en reducir la morosidad, acelerar cobros y profesionalizar toda la gestión del negocio”, defiende.

En definitiva, la implantación de VeriFactu sitúa a las profesiones liberales en un reto que trasciende lo técnico para pasar a lo estructural. Y es que, según el Consejo General de la Abogacía Española (CGAE) los bufetes de menos de diez personas (incluidos los unipersonales) acapararon la mitad de la cifra de negocio del sector en 2023. El presidente del Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos, Fernando Santiago, lanza un mensaje de tranquilidad : “Conviene distinguir entre el ruido y la realidad jurídica. A día de hoy, la factura electrónica sólo es obligatoria en las relaciones con las Administraciones públicas”, apunta. El desarrollo reglamentario que activará su aplicación general al conjunto de las empresas y profesionales aún no ha sido aprobado, “por lo que los plazos no han comenzado a correr. Por tanto, no hay una urgencia inmediata, pero sí una oportunidad para planificar con calma la transición digital y evitar improvisaciones”. Para Fernando Santiago, “la adaptación a la factura electrónica no debe afrontarse como una carrera contrarreloj, sino como un proceso ordenado de modernización que permitirá mejorar la trazabilidad, la transparencia y la eficiencia en la gestión de los despachos y las empresas”.