Gestión digitalizada del archivo

La gestión digital de documentos marcará una nueva era para los grandes hospitales. Atrás van a quedar decenas de kilómetros de estanterías, rebosantes de historias clínicas, que se traspapelan con frecuencia o jamás aparecen. Las nuevas tecnologías brindan la posibilidad de almacenar estas montañas de papel en un espacio mínimo y, de paso, resuelven un problema, al que los gerentes de hospital no le encontraban más solución que encargarle su gestión a empresas especializadas.

Pero lo más importante no es el problema de almacenaje, sino descubrir que la digitalización facilita el acceso...

La gestión digital de documentos marcará una nueva era para los grandes hospitales. Atrás van a quedar decenas de kilómetros de estanterías, rebosantes de historias clínicas, que se traspapelan con frecuencia o jamás aparecen. Las nuevas tecnologías brindan la posibilidad de almacenar estas montañas de papel en un espacio mínimo y, de paso, resuelven un problema, al que los gerentes de hospital no le encontraban más solución que encargarle su gestión a empresas especializadas.

Pero lo más importante no es el problema de almacenaje, sino descubrir que la digitalización facilita el acceso de los profesionales a este patrimonio: un gran almacén de conocimientos, que se ha ido llenando durante décadas. Para el usuario, la digitalización también aporta beneficios, pues la mejora en la gestión de los recursos redunda en una mayor calidad asistencial. Asimismo, la investigaciones clínica y epidemiológica amplían sus posibilidades con la digitalización; dentro de poco, cualquier investigador podrá acceder a millones de páginas y de datos, de los que hasta ahora ignoraba su existencia.

El proyecto redundará en beneficio de la asistencia, la gestión y la investigación

Con más de un 1,6 millones de actos médicos al año, el primer complejo hospitalario de España, el hospital Virgen del Rocío (HVR), formado por cinco centros sanitarios (Hospital General, Traumatología y Rehabilitación, Maternal, Infantil y Duques del Infantado) ha sido también el primer gran centro en decidirse a digitalizar sus archivos de forma integral.

La magnitud del problema la dan esos 47 kilómetros de estanterías que tiene, en las que se acumulan 2,5 millones de historias clínicas, 1,5 de las cuales pertenecen a historias pasivas, es decir, a pacientes fallecidos o que no han vuelto en los últimos cinco años. El HVR ha invertido ya 18,8 millones de euros en crear las infraestructuras necesarias, entre las que destacan la construcción de un nuevo edificio para el uso exclusivo de archivo, y cinco millones más en tecnologías de la información. El denominado Centro de Documentación Clínica Avanzada (CDCA) ha elegido para su proyecto pionero un programa informático canadiense, denominado Documentum, no utilizado hasta ahora en ningún otro hospital del mundo, aunque sí en grandes empresas dedicadas a la gestión de recursos.

Uno de los acuerdos a los que han llegado Administración andaluza y la multinacional ha sido que, una vez informatizados los 2,5 millones de historiales, el complejo hospitalario sevillano podrá ser utilizado como modelo y experiencia piloto por los canadienses.

Desde hace un año, 12 ingenieros de DMR Consulting, empresa que ganó en su día el concurso para informatizar el HVR, están cargando la base de datos. Hasta el momento han introducido ya en el ordenador central 1,2 millones de historias clínicas. "Este es un trabajo sumamente complejo, pues en cada una de estas historias clínicas hay una media de cinco o seis carpetas, correspondientes a otros tantos procesos (traumatología, medicina interna, oncología, etcétera) vividos por el paciente en esta ciudad sanitaria", explica Eduardo Vigil, jefe del servicio de Documentación Clínica.

El inicio de esta macrodigitalización requirió un minucioso proceso, en el que no faltaron encuestas, consultas a todos los servicios y entrevistas personales a una gran parte de los 8.104 profesionales del complejo hospitalario. Se eligieron 10 documentos tipo, suficientemente complejos, como para que cualquier posibilidad que pudiera presentarse en una historia estuviese reflejada. Y se empezó por la digitalización de algunos servicios de cierta complejidad: infecciosos, medicina interna, respiratorio y cirugía torácica. En tres meses se habían cargado ya en la base de datos más de 1,2 millones de historiales y 1,4 millones de episodios clínicos.

A partir de "este trabajo previo, lento, pero imprescindible para arrancar", comenta Vigil, se decidió digitalizar los informes de alta, unos 58.000 al año. Después vendría la digitalización de los informes de consulta (el HVR atendió, por ejemplo, 1.109.465 consultas externas en 2003), las pruebas de laboratorio (más de nueve millones al año) y las hojas de quirófano (55.870 intervenciones en 2003). "Desde el principio tuvimos muy claro que la digitalización tendría éxito si implicábamos a todos los profesionales", recuerda Vigil. "No queríamos que los sanitarios del hospital considerasen el tema como algo ajeno". El resultado, según el responsable del CDCA, es que ahora hay colas para acceder a la documentación digitalizada. "Y todo el mundo quiere tener ya un terminal", añade.

Otra cualidad importante del CDCA es su aportación a la gestión de la hospitalización domiciliaria. Médico y paciente, mediante el ordenador, van a estar conectados en tiempo real con todos los servicios y especialistas del hospital, además de tener a su disposición toda la documentación sobre su caso. "El CDCA hace posible que ya no exista, prácticamente, diferencia alguna entre la hospitalización domiciliaria y la estancia en el hospital", argumenta Vigil.

El CDCA ha dispuesto, asimismo, una sala para uso exclusivo de los usuarios del HVR que quieran consultar su historial. Además, las historias implicadas en procesos judiciales o que sean reservadas por alguna razón, se guardan en una cámara ignífuga y acorazada. El CDCA, si finalmente funciona como se espera, será el modelo que seguirán otros hospital del mundo, dada su enorme complejidad y envergadura: por ejemplo, sólo por el servicio de urgencias pasan a diario una media de 832 personas, el presupuesto sobrepasa los 353 millones de euros y la población de referencia es de 900.000 personas.