Guía para la selva burocrática

¿Serenísima alteza, excelentísimo, honorable? Se acabaron las dudas. No hace falta poner ninguno de esos tratamientos cada vez que un ciudadano se vea en la necesidad de dirigirse al titular de un órgano administrativo, ya sea el alcalde, el gobernador de la provincia o el director general de Tráfico para recurrir una multa. Con algunas excepciones se pueden colocar en el encabezamiento del documento o carta pero debe excluirse a lo largo de la misiva.

Lo dice un manual de documentos administrativos creditado por el Ministerio para las Administraciones Públicas y la editorial...

¿Serenísima alteza, excelentísimo, honorable? Se acabaron las dudas. No hace falta poner ninguno de esos tratamientos cada vez que un ciudadano se vea en la necesidad de dirigirse al titular de un órgano administrativo, ya sea el alcalde, el gobernador de la provincia o el director general de Tráfico para recurrir una multa. Con algunas excepciones se pueden colocar en el encabezamiento del documento o carta pero debe excluirse a lo largo de la misiva.

Lo dice un manual de documentos administrativos creditado por el Ministerio para las Administraciones Públicas y la editorial Tecnos. El manual es un complemento del Libro de Estilo administrativo, publicado con anterioridad, y ofrece un abanico amplio de los modelos de documentos que el ciudadano tramita cada vez que recurre una sanción, presenta una alegación, hace una denuncia, una solicitud... Se acompaña con unas recomendaciones sobre el uso de los tratamientos honoríficos y un apéndice con todas las normas referidas a los procedimientos administrativos.

Fax y mensajeros

El esfuerzo por simplificar la burocracia y ciertos usos derivados de su implantación, allá por la época de Carlos V, queda ensombrecido por una presentación muy poco clara para el usuario. La letra es muy grande, de manera que resulta fácilmente legible, pero no resulta pedagógico ni clarificador el diseño de su contenido. "Se echa de menos un despliegue más simplificado y creativo", afirma un experto en diseño editorial.Pese a esta deficiencia, el Manual contiene reflejos de la agilidad y normalidad que se pretenden introducir en los escritos a las administraciones públicas, en un intento de emular el lenguaje de uso comercial, que tiende a la inmediatez y precisión. Prueba de ello es la aceptación del uso del fax. y otros procedimientos de transmisión de documentos, como los servicios de mensajería (antes sólo se admitían envíos certificados de Correos).

El Manual está destinado al uso tanto de los funcionarios como de los ciudadanos. La primera parte es la más densa. Está dedicada a definir los documentos de uso interno en la administración y dar consejos para redactar informes, actas, resoluciones, notificaciones, certificados y documentos de juicios, con indicaciones precisas a los funcionarios de que deben olvidarse del formulismo. Sigue siendo de lectura obtusa para quien no está familiarizado con la práctica administrativa.

¿Qué vías tiene el ciudadano para dirigirse a la administración?. De las cuatro disponibles -solicitud, denuncia, alegaciones y recursos- la más sencilla es la primera, ya que en casi todas las administraciones existe un modelo a disposición de quien lo solicita. Los datos del solicitante encabezan siempre el documento; se expone una situación ante la cual se solicita la petición, se acompañan los documentos acreditativos y a efectos de recibir la oportuna respuesta, el interesado indica cómo se le notifica: por escrito, fax, medio informático...

El Manual ofrece tres modelos para los que no lo tengan claro. Hay dos modelos de denuncias, otros dos sobre cómo redactar una alegación y otros tantos de recursos contra actos administrativos lesivos para los recurrentes. Los modelos no son tan variados como las tallas de una gran almacén, pero con las explicaciones que los acompañan los usuarios pueden confeccionar un traje a su medida, sin adornos como los de Vuestra flustrisima, o Dios guarde a usted muchos años. Han desaparecido todos ellos.

Sobre el estilo de los documentos, el Manual indica tanto a usuarios como a funcionarios que no se vayan por las ramas. Que cualquiera pueda entender los documentos y se dejen de florituras literarias o técnicas. Pide claridad, concisión, sencillez y redacción actualizada.

'Excelencia, ilustrísimo'

El embajador José Antonio de Urbina, asesor del Ministerio de Asuntos Exteriores, ha sido quien ha revisado las recomendaciones que ya existían sobre tratamientos. Siguiendo sus instrucciones sólo se debe dar el trato de Excelencia a los Jefes de Estado y sus cónyuges, mientras el uso del Excelentísimo la se aplica a los miembros del Ejecutivo hasta el nivel de Secretarios de Estado, los Delegados del Gobierno y los Gobernadores. Los alcaldes de Madrid y Barcelona, los rectores de universidades, presidentes de Comunidades Autónomas y titulares de altos tribunales y cámaras legislativas también tienen derecho a usarlo.El uso de flustrísimo la es más amplio. Se extiende, según el Manual, a autoridades de rango equivalente a los Comisarios Generales de Policía, Delegados de Hacienda, Decanos de Facultades, títulos nobiliarios, rangos superiores de las Fuerzas y diversos grados de la carrera diplomática. Y ahí se acaba.

Dice la Secretaría de Estado para las Administraciones Públicas que se ha propuesto impulsar una "gigantesta auditoría" sobre la gestión de los procedimientos más relevantes para los ciudadanos con objeto de racionalizarlos y simplificarlos, como apunta este manual. El anterior titular, Justo Zambrana, se comprometió a ofrecer. los resultados a las Cortes y los medios de comunicación cada seis meses. Ha pasado el plazo y aún no se. sabe si mejoran o siguen como estaban.