Gastos de empresa: ¿en metálico o por transferencia? ¿son parte del salario?

La semana pasada, el presidente del Gobierno, Pedro Sánchez, reconocía haber cobrado dinero en efectivo como secretario general del PSOE, aunque “no era habitual”. Durante años, muchas empresas e instituciones han funcionado con una fórmula sencilla: abonar dietas o gastos profesionales de sus empleados (taxis, comidas de empresa, alojamientos, etc.) en efectivo y justificar después el desembolso con la correspondiente factura o ticket de compra. Sin embargo, la generalización de los pagos electrónicos y las normas contra el fraude fiscal han reducido al mínimo el margen para usar dinero en metálico en el ámbito empresarial o institucional. Hoy, el medio de pago importa, y mucho, a ojos de Hacienda.

El debate cobra fuerza en un momento en el que la Agencia Tributaria intensifica su vigilancia sobre los gastos deducibles de las empresas. ¿Es válido abonar una comida con un cliente en metálico y deducirla después como gasto profesional? ¿Qué ocurre si se liquida en efectivo la compra de material de oficina? ¿ Y si se reembolsa en mano un desplazamiento a un empleado? La respuesta depende del importe, de si el gasto está adecuadamente documentado y, sobre todo, de si se puede trazar su origen y destino.

Desde 2021, la ley limita los pagos en efectivo a 1.000 euros entre empresarios o profesionales. Superar ese umbral puede acarrear sanciones que llegan al 25% del importe abonado. Pero incluso por debajo de esa cifra, un pago no bancarizado plantea problemas de justificación fiscal: Hacienda puede rechazar la deducción si no se acredita el flujo del dinero. Por ello, los expertos recomiendan priorizar la transferencia o la tarjeta, que dejan rastro y ofrecen mayor seguridad jurídica.

En definitiva, el metálico pierde terreno y la trazabilidad gana peso. En la contabilidad de las empresas —y en los bolsillos de sus responsables— cada euro debe poder seguirse hasta el último céntimo.

Gonzalo de Luis, abogado fiscalista, Alfredo Aspra socio de Labormatters abogados y los socios de Molins & Parés, Laura Parés y Marc Molins, resuelven las principales dudas sobre este asunto desde tres perspectivas: fiscal, laboral y compliance.

¿Qué límites establece la normativa tributaria española para el pago en efectivo de compensaciones por gastos profesionales?

La norma establece el límite de 1.000 euros para pagos en efectivo si, cuanto menos, una de las partes es empresario o profesional. Por lo tanto, el empresario puede pagar en efectivo, sin superar ese importe, aunque no es un medio de pago idóneo ni habitual.

Siempre que no se supere dicho límite, asegura Gonzalo de Luis, las empresas pueden reembolsar con dinero en efectivo los gastos asociados al kilometraje o manutención de los empleados sin vulnerar ninguna obligación fiscal.

¿Qué sanciones podría enfrentar una compañía si los pagos en efectivo se consideran parte del salario o no se acreditan con justificantes válidos?

Hay que distinguir el reembolso de un gasto de la empresa justificado con factura a nombre de dicha empresa de una dieta para manutención y desplazamiento.

Por ejemplo, el trabajador paga un gasto de la empresa que no es para su consumo o beneficio, y pide factura a nombre de la empresa. La empresa se lo reembolsa en efectivo respetando el límite de los 1.000 euros. “Ningún problema. El trabajador ha sido un mero intermediario, ha anticipado el dinero”, señala Gonzalo de Luis.

Sin embargo, si el trabajador recibe un dinero en efectivo para pagar gastos de manutención, desplazamiento o pernocta por razón de su trabajo, la empresa lo debe declarar en su nómina. Si el trabajador se queda todo el importe recibido, hasta determinado límite que marca la norma, estará exento siempre y cuando esté justificado (gasolina, restaurantes, etc..). A partir de ese límite, estará sujeto a tributación por el trabajador y la empresa practicará la retención. El pago en efectivo, en todo caso, no podrá superar el límite legal.

“Si la empresa no practica el cálculo de la dieta exenta y la sujeta, sino que la somete a retención cuando debía, la Administración Tributaria le exigirá la retención que debió haberse practicado sin podérsela repercutir al trabajador, además de las sanciones que pudieran imponérsele”, advierte Gonzalo de Luis.

¿En qué medida el pago en efectivo de dietas o gastos de desplazamiento puede interpretarse como retribución salarial a efectos de cotización y declaración a la Seguridad Social?

En realidad, la modalidad de pago (en efectivo o no) en que se abone una determinada cantidad económica no determina su carácter salarial. “Dicho carácter deriva, más bien, de la naturaleza jurídica subyacente del concepto económico de que se trate”, explica Alfredo Aspra. La clave es si con esa cantidad se está retribuyendo su trabajo (o períodos de tiempo asimilados). En este caso tendrá la consideración de salario. “Lógicamente, cuestión distinta es que el abono en efectivo pueda dificultar en la práctica la determinación de dicha naturaleza jurídica”, apunta el socio de Labormatters . Dicho con otras palabras: la modalidad de pago no determina por sí sola la naturaleza jurídica (salarial o no) del concepto retributivo de que se trate.

¿Existe un derecho del trabajador a exigir que esas compensaciones se le abonen por transferencia bancaria para garantizar transparencia y trazabilidad?

Según establece el artículo 29.4 del Estatuto de los Trabajadores “El salario, así como el pago delegado de las prestaciones de la Seguridad Social, podrá efectuarlo el empresario en moneda de curso legal o mediante cheque u otra modalidad de pago similar a través de entidades de crédito, previo informe al comité de empresa o delegados de personal”. Por tanto, toda retribución (sea salarial o no) puede abonarse en efectivo o en otra modalidad distinta de pago. “Con todo, a efectos probatorios siempre es mejor que quede expresa constancia del pago efectuado (ya sea en metálico o en otra modalidad distinta)”, recomienda Alfredo Aspra.

¿Podría un empleado negarse a recibir pagos en metálico alegando falta de prueba o seguridad jurídica, y qué consecuencias tendría esa negativa?

Cualquier modalidad de pago es legítima siempre que se efectúe conforme a los usos y costumbres o, en su caso, a lo convencionalmente previsto. “Cuestión distinta es que, con independencia de la modalidad retributiva de que se trate (en efectivo o no), la persona trabajadora (pero también la empresa) pueda (y deba) exigir la constancia escrita del pago”, indica Alfredo Aspra.

¿Cómo debe actuar el departamento de cumplimiento normativo ante prácticas internas de abono en efectivo para evitar riesgos de fraude o blanqueo de capitales?

Siempre que no se superen los límites máximos establecidos en la normativa de prevención de blanqueo de capitales y de fraude fiscal (1.000 euros) y que se tribute por ellos, la realización de cobros y pagos en efectivo es perfectamente lícita. “No obstante, es indudable que el empleo sistemático de efectivo metálico implica riesgos, motivo por el cual, desde un punto de vista de cumplimiento normativo, se recomienda reducir al máximo su utilización”, señalan desde Molins & Parés.

Y es que si en una organización se realizan habitualmente cobros y pagos en efectivo, esta circunstancia debe ser advertida en el mapa de riesgos, tras identificar, según la actividad de la empresa, si además de los riesgos tributarios, se podrían concretar otros distintos a raíz de su utilización (corrupción pública, privada, blanqueo de capitales, financiación del terrorismo, etc.).

¿Qué políticas o controles internos son recomendables para garantizar que los pagos en metálico por gastos estén debidamente autorizados y justificados?

La medida más importante es la de establecer una política o procedimiento interno que se transmita efectivamente a todos los miembros de la organización. Dicho protocolo debe responder a estas cuestiones: cuándo puede emplearse dinero en efectivo, por qué importe máximo, cómo se autoriza y de qué modo se documenta.

Ello implica establecer límites por operación y por día, finalidades tasadas, personas autorizadas con orden de firmas proporcional al riesgo, registros inmediatos, autorías y comprobaciones periódicas y verificaciones independientes (recuentos y arqueos sorpresa) que casen caja, justificantes y contabilidad.

En todo caso, aconsejan Laura Parés y Marc Molins, “siempre será conveniente desplazar la operativa hacia medios de pago electrónicos (TPV, transferencias, tarjetas corporativas con reglas y límites) y aplicaciones de gestión de gastos que recopilen y automaticen el cruce de información, de forma que la gestión de metálico sea verdaderamente residual”.

¿De qué modo influye la normativa sobre prevención del blanqueo y la transparencia financiera en la gestión de estos pagos menores dentro de la empresa?

Impacta en qué controles activar y con qué intensidad. La Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo y el Real Decreto 304/2014 que la desarrolla imponen a los sujetos obligados identificar, examinar y, si procede, comunicar operaciones sospechosas sin umbral mínimo “un pago en efectivo, por pequeño que sea, resultará relevante en función de su frecuencia, su destinatario o su débil justificación”, subrayan en Molins y Parés, por lo que se recomienda un enfoque basado en el riesgo también para el efectivo menor, documentación suficiente y medios de pago electrónicos por defecto; y, ante la duda, “detener la operación y escalarla inmediatamente al Órgano de Cumplimiento”.