Las soluciones digitales que necesita mi negocio

Todos los negocios tienen la oportunidad de gestionar la relación con sus clientes o de promocionar sus productos de forma sencilla gracias a las soluciones digitales. Estas herramientas permiten mejorar los procesos internos y ya son imprescindibles para el funcionamiento de cualquier compañía. Hasta 2021, las pequeñas y medianas empresas (pymes) se acercaron de forma tímida a esta transformación, pero el cambio, según los expertos, se ha acelerado. Cuenta Yoann Artus, gerente para España de PayFit, firma que presta servicios de asesoría laboral, que el 77% de las pymes españolas ha incorporado ya alguna herramienta para digitalizar su negocio, de acuerdo a los datos de un estudio elaborado por su empresa este 2022.

Para acelerar su desarrollo digital, las pymes tienen disponible el Programa Kit Digital, una iniciativa del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia (PRTR), dotado con más de 3.000 millones de euros del fondo europeo Next Generation EU cuyo fin es impulsar el acceso a soluciones digitales en las empresas de menos de 50 empleados.

Si una pyme se está planteando iniciar su proceso de digitalización, existen varias herramientas básicas. Aunque el abanico es amplio, Artus recomienda empezar por el apartado digital menos desarrollado de la empresa. Para identificarlo, la web Acelera Pyme, que gestiona las ayudas del Kit Digital, ofrece un test de autodiagnóstico al empresario, con el que conocerá su margen de mejora. No obstante, hay soluciones esenciales con las que toda compañía debe contar. Repasamos algunas:

Presencia en internet

Una empresa que no está en internet, no existe. Siguiendo esta máxima, el primer consejo de los expertos es tener una página web como requisito indispensable. José Luis Gugel, socio fundador de The Key Talent, una consultoría que ofrece soluciones digitales a pymes y que actúa como proveedora del Kit Digital, explica que la estrategia de estar en contacto con los clientes por distintas vías, conocida como omnicanalidad, es algo básico para las empresas. Artus coincide: “Vemos una tendencia en que las primeras áreas de negocio que se digitalizan son marketing y ventas, y en esa estrategia, lo primero para una pyme es tener página web”.

En el mercado hay muchos programas que ofrecen plantillas para desarrollar sitios web. Los más extendidos y sencillos de utilizar son Wix.com y WordPress. Tienen paquetes gratuitos para arrancar o suscripciones desde unos cinco euros mensuales que incorporan funcionalidades más complejas. También es necesario contar con un servicio de hosting (alojamiento web, en castellano) para mantener en funcionamiento la página. Entre los más usados se encuentran Hostinger, DreamHost o Bluehost, que cuestan a partir de tres euros al mes.

Gestión de los clientes

El siguiente paso, asegura Artus, es tener un software de gestión de las relaciones con clientes, denominado customer relationship management (CRM, por sus siglas en inglés). Básicamente, resume este experto, es una base de datos con los clientes. Esta herramienta funciona como administrador de la lista de contactos de una empresa y sirve para centralizar toda la información. Entre sus funciones, permite gestionar la comunicación con los suscriptores vía correo electrónico a través de una newsletter, lanzar promociones de sus productos o administrar todas las tareas del equipo de ventas.

Salesforce y HubSpot son los CRM orientados a pymes más utilizados. Cuentan con una versión gratuita de un mes y, cumplido ese periodo, tienen un precio mensual. “Suelen ser costes bajos, una cuota de unos 20 euros al mes”, detalla Gugel. Artus, por su parte, apunta otras herramientas de CRM cuyas funcionalidades son más concretas, como el software de planificación de recursos, conocido como enterprise resource planning (ERP, por sus siglas en inglés), “un sistema de gestión interna en el que se visualizan las existencias y se pueden hacer los pedidos; en definitiva, la gestión total de una empresa”, explica este experto. Recomienda, además, un producto que ofrece estas posibilidades, Holded, que destaca por su “posición de liderazgo en el mercado”.

Redes sociales: con qué herramientas organizarlas

La importancia del CRM tiene que ver con otra de las herramientas clave en la digitalización: las redes sociales. Aplicaciones como Facebook, Instagram, Twitter y Pinterest incorporan soluciones para poder lanzar campañas de publicidad con las que captar a potenciales clientes. Los CRM, apunta Gugel, pueden usarse al mismo tiempo para redirigir a estos consumidores a la página web de la empresa con el objetivo de fidelizar al mayor número posible.

Para muchas pymes, tener que gestionar continuamente sus perfiles en las redes sociales resulta una labor tediosa. Los expertos han detectado que el mantenimiento de una actividad continuada y regular es el punto débil de la estrategia a pesar de que disminuir la presencia en estas plataformas puede suponer la pérdida de clientes. Existen, sin embargo, herramientas para programar las publicaciones y optimizar el tiempo que se emplea en ello. Hootsuite, TweetDeck y Meta Business Suite son algunas, todas gratuitas e intuitivas en su uso, al alcance de cualquier usuario.

Procesos internos desde la nube

Los expertos recomiendan a las pymes integrar servicios en la nube, un sistema que proporciona alojamiento virtual para datos, en vez de guardarlos físicamente en servidores propios. Gugel destaca que desde hace cinco años la migración hacia este servicio ha sido la gran inversión de muchas empresas.

El coste de esta prestación varía en función del volumen de datos que maneja cada compañía pero puede alcanzar varios miles de euros al año. La ventaja, según este experto, es que se trata de una inversión que facilita muchos procesos internos. En tiempos de teletrabajo se trata de una herramienta fundamental, ya que permite múltiples posibilidades para gestionar la labor en remoto, como compartir documentos de trabajo y controlar la actividad de los empleados. Microsoft y Google cuentan con OneDrive y Drive, respectivamente, que permiten digitalizar la ofimática y la comunicación instantánea con los equipos.

Artus recomienda dos herramientas que funcionan en la nube y que facilitan procesos financieros dentro de la empresa. Una es Cobee, que destaca por su utilidad para el control financiero. Permite conocer en todo momento y de manera detallada el estado de las cuentas de la empresa. La otra es Payflow, una solución digital que se usa también para elaborar informes sobre las finanzas. “Permite que los empleados puedan, por ejemplo, recibir su sueldo a mitad de mes”, explica Artus. Ambas cuentan con una prueba gratuita para empresas y, una vez finalizada, se estipula un precio en función de los requerimientos de cada compañía.