Detrás de una gran secretaria hay un gran directivo

Para poder hablar con cualquier importante directivo, primero hay que hacerlo con su secretaria, que suele "reflejar la personalidad y el talante del ejecutivo con el que trabaja", explican varias expertas del gremio, formado por 980.000 profesionales en España, según la red Secretariaplus.com. Eso sí, "para alcanzar este grado de sintonía laboral", añaden, "es imprescindible que los jefes confíen plenamente en ellas, delegando ciertas responsabilidades cuando no están presentes en la oficina". Recientemente se ha concedido el X Premio Manpower a la mejor secretaria del año, que pretende aumen...

Para poder hablar con cualquier importante directivo, primero hay que hacerlo con su secretaria, que suele "reflejar la personalidad y el talante del ejecutivo con el que trabaja", explican varias expertas del gremio, formado por 980.000 profesionales en España, según la red Secretariaplus.com. Eso sí, "para alcanzar este grado de sintonía laboral", añaden, "es imprescindible que los jefes confíen plenamente en ellas, delegando ciertas responsabilidades cuando no están presentes en la oficina". Recientemente se ha concedido el X Premio Manpower a la mejor secretaria del año, que pretende aumentar el prestigio de este colectivo, que suele trabajar en la sombra. La ganadora, Idoia Amo, no acaba de congeniar con su jefe: "Busco a un directivo que me escuche, con el que pueda formar equipo".

En este momento hay un colectivo de 980.000 ayudantes de dirección en el mercado, pero solo dos de cada 100 profesionales son hombres

Cuanta más confianza deposite el directivo en su ayudante de dirección, mayor valor añadido podrá dotar ésta a su puesto de trabajo

Las secretarias están reivindicando su lugar en la empresa. Para empezar, dado el incremento cuantitativo y cualitativo que su función ha venido experimentando en la última década, quieren que se las denomine como lo que son: "ayudantes de dirección". Y no sólo eso, también manifiestan su descontento con la precariedad de su salario -el 40% cobra como máximo 18.000 euros brutos al año-, que "no está en consonancia" con la situación y la marcha económica de las grandes empresas para las que trabajan, según las conclusiones del 1er estudio sobre la evolución de las relaciones jefe-secretaria en España, realizado por la red Secretariaplus.com, que cuenta con más de 100.000 afiliadas.

No en vano, muchas secretarias se han vuelto imprescindibles para sus jefes: "Filtran sus llamadas y sus correos electrónicos; organizan sus reuniones, sus viajes de negocios y reciben a sus visitas; gestionan sus agendas, incluyendo el control de gastos; asisten a comités generales, elaborando diferentes informes y presentaciones y, cada vez más, dan la cara por sus directivos cuando estos no están presentes, ejerciendo así de relaciones públicas", según el mismo estudio, basado en más de 3.150 encuestas en toda España.

Así, "cuanta más confianza deposite el directivo en su ayudante de dirección, mayor valor añadido podrá dotar ésta a su puesto de trabajo", sostiene Susana Fernández, responsable de formación de la red Secretariaplus.com. De hecho, esta institución está impartiendo desde 2005 el Máster Internacional en Secretariado Ejecutivo y de Dirección, que permite a estas profesionales "conocer y comprender más a fondo las necesidades y potencialidades de las empresas del siglo XXI".

Profesionalización

Lo cierto es que éste y otros cursos de posgrado impulsados por empresas privadas intentan compensar la ausencia de titulación universitaria, otra de las reivindicaciones de este colectivo, "cada vez más motivado por formarse", añade Fernández. Y va más allá: "A través de su profesionalización, esperamos que poco a poco vayan desapareciendo los estereotipos y prejuicios relacionados con este puesto de trabajo, tradicionalmente desempeñado por mujeres". Ahora mismo, sólo dos de cada 100 ayudantes de dirección son hombres. "Pero esta situación cambiará en la medida que los directivos empiecen a reconocer la labor de estos profesionales, dotándoles de mayores responsabilidades", concluye.

Una de las iniciativas encaminadas a aumentar el prestigio de este colectivo es el Premio Manpower a la secretaria del año, que recientemente ha recaído sobre Idoia Amo, escogida entre 3.400 candidatas. Amo trabaja como ayudante de dirección en una empresa metalúrgica del País Vasco, pero está pensando en dar el salto a otra compañía donde pueda convertirse en el "complemento perfecto" de un jefe que sepa escuchar y valorar sus ideas, confíe plenamente en ella y no tenga miedo de delegar cuando no esté presente, explica esta profesional, que habla inglés, francés y alemán y es master en secretariado ejecutivo.

A su juicio, "la mayoría de jefes están demasiado encerrados en sí mismos, lo que dificulta la comunicación con ellos". Como consecuencia, estos directivos "se pierden la oportunidad de recibir feedback sobre la manera en la que están liderando a sus empresas", añade Amo. Y lo dice porque al pasar tantas horas juntos, las secretarias suelen las personas que mejor conocen a estos jefes en la empresa. "Además de gestionar todos los asuntos de su vida profesional y gran parte de su vida personal, podemos ayudar a que sean más objetivos a la hora de gestionar su día a día". Y concluye: "Detrás de una gran secretaria suele haber un gran directivo".

Libro recomendado: ¡Me tiene harta! Confesiones de una secretaria de alta dirección, de Katharina Münk (Gestión 2000).