El catálogo completo de las ayudas del programa Kit Digital

La factura electrónica ahorró 3.000 millones de euros a las empresas españolas en 2022. Y evitó la tala de 16.500 pinos, de acuerdo con el Estudio comparativo del uso de la factura electrónica en España de SERES, una consultora especializada en transformación digital. Este tipo de documento tiene la misma función que el que tradicionalmente han expedido las empresas, pero en formato digital y compatible con los sistemas de facturación que hay en el mercado. Su uso será obligatorio en septiembre de este año para las empresas que facturen más de ocho millones de euros al año y en 2024, para las demás. Por eso, el Programa Kit Digital contempla la factura electrónica como una de las 12 soluciones que ofrece a las pequeñas y medianas empresas (pymes) y a los autónomos para que avancen en su transformación digital.

El Programa Kit Digital, del fondo de recuperación europeo Next Generation EU, gestionado por Red.es, la entidad pública empresarial dependiente de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial (SEDIA), se organiza en torno a tres convocatorias, cada una dirigida a un segmento de empresas según su tamaño. La primera está orientada a pymes de entre 10 y menos de 50 empleados (que se agrupan bajo el apéndice segmento uno). A ellas les otorga ayudas de 12.000 euros para invertir en soluciones digitales. La segunda está dedicada a las que tienen entre tres y menos de 10 trabajadores (segmento dos) y ofrece ayudas de 6.000 euros. Y la tercera (segmento tres) destina 2.000 euros a las organizaciones de menos de tres trabajadores y a los profesionales autónomos. Todas permanecerán activas hasta el final de 2024.

Cada empresa recibe un bono digital para contratar varios servicios de entre el catálogo de 12 soluciones, en el que cada una tiene un precio establecido. Las compañías deben combinarlas hasta completar el importe que le corresponde por su segmento. Por ejemplo, una empresa de entre tres y menos de 10 trabajadores, perteneciente al segmento dos, puede contratar tres soluciones de 2.000 euros cada una, como la creación de una página web, la gestión de clientes y la factura electrónica, de forma que utiliza su bono de 6.000 euros al completo.

Varias soluciones ofrecen un coste por empleado o dispositivo. Esto quiere decir que, por ejemplo, la digitalización de la gestión de procesos supone 250 euros por trabajador, mientras que la implantación de sistemas de ciberseguridad conlleva 125 euros por aparato informático. Los solicitantes solo pueden emplear sus bonos a través de las 10.200 empresas tecnológicas acreditadas por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Estas organizaciones, denominadas agentes digitalizadores, analizan las necesidades de la pyme y le ofrecen soluciones adaptadas, además de acompañarla en su desarrollo durante un año.

Santiago Ribera, director de fondos europeos y oferta de sostenibilidad de Banco Sabadell, destaca que el Programa Kit Digital es una oportunidad única para las pymes. “No hay excusa ni alternativa a no invertir en transformación. La tecnología y los servicios para que las empresas se digitalicen están maduros, disponibles y asequibles para cualquier empresa de cualquier sector. Iniciativas como esta propician su adquisición”, destaca este experto que participará en el webinar Descubre la solución de pago para comercio electrónico a partir de las ayudas del Kit Digital, organizado a través de HUB Empresa de Banco Sabadell.

A continuación, los responsables de dos agencias digitalizadores explican cada una de las 12 soluciones de este programa para entender cómo ayudan a las pymes y a los trabajadores por cuenta propia en su transformación digital.

La creación de páginas web es la solución más demandada por las pymes. La presencia en internet, explica Guillermo Brugos, director de marketing de SDi Digital Group, agente digitalizador ubicado en Logroño (La Rioja), es esencial para generar confianza en el cliente: “Lo primero que hacemos para acercarnos a una empresa es buscarla en internet. Y si no encontramos nada, sospechamos”, explica. Una página web sencilla en la que quede claro qué bienes y servicios ofrece la pyme y sus datos de contacto es suficiente para empezar y eso es lo que permite el bono del Programa Kit Digital. Ricardo Buendía, director de Anova IT Consulting, empresa digitalizadora de Alcalá de Henares (Madrid), señala WordPress como una buena herramienta para crearla, porque permite obtener diseños personalizados. Además, es fácil de usar, algo esencial para que los empresarios la manejen ellos mismos, una vez termine el año de mantenimiento que proporcionan los agentes digitalizadores dentro del plan.

Las redes sociales también contribuyen a potenciar la confianza de los usuarios en una marca, además de facilitar la comunicación de la empresa con sus clientes. Pero mantenerlas actualizadas requiere tiempo y recursos, algo de lo que no disponen muchas pymes. Con el Programa Kit Digital, los agentes digitalizadores crean los perfiles y los mantienen durante 12 meses. Las plataformas más demandadas por las empresas, destaca Buendía, son Instagram, Facebook y LinkedIn. Las dos primeras por ser aún las más populares en el mundo y la tercera por su vinculación con el ecosistema empresarial.

El objetivo de esta solución es impulsar la página web de la pyme en los resultados de los motores de búsqueda a través de una estrategia de SEO (siglas en inglés de search engine optimization, optimización para motores de búsqueda, en castellano). Este recurso es útil para las empresas que ya tienen un sitio web o una tienda en línea y quieren atraer a más usuarios. Con los 2.000 euros que ofrece el bono para todos los segmentos es posible reestructurar los contenidos para adaptarlos a las normas SEO, que fomentarán que los motores de búsqueda entiendan claramente el contenido digital y se lo recomienden a los internautas.

Las compañías centralizan su relación con los clientes a través de programas denominados CRM, siglas en inglés de customer relationship management. Estos softwares permiten, explica Buendía, manejar la base de datos de los compradores, hacer un seguimiento de sus adquisiciones, además de desplegar campañas promocionales. Es una de las soluciones más solicitadas por las empresas del segmento tres, ya que normalmente no disponen de recursos para contratar esta tecnología. El Programa Kit Digital da la opción de contratar un CRM por 4.000 euros en el caso del segmento uno y por 2.000 euros, en el de los otros dos segmentos.

La factura electrónica ofrece muchas ventajas a las empresas: reduce costes y tiempos de entrega, además de facilitar la trazabilidad y la transparencia de las operaciones. Este documento tiene los mismos efectos legales que la factura en papel, explica Brugos. La principal diferencia es que debe expedirse en un tipo de archivo especial para que pueda ser reconocida por los sistemas de contabilidad de cualquier organización. La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, de septiembre de 2022, recomienda utilizarlas ya, pero da margen para su implantación hasta 2024 en el caso de las empresas y los autónomos que facturen menos de ocho millones de euros al año. Esta solución puede integrarse en las compañías de los segmentos uno y dos por 2.000 euros y en el segmento tres, por 1.000 euros.

Vender por internet permite a las empresas multiplicar su cartera de clientes y, en consecuencia, impulsar su facturación. Por eso, muchas pymes se plantean abrir un espacio de comercio electrónico cuando quieren crecer. La creación de una tienda en línea, destaca Brugos, sin embargo, requiere de una gran inversión, pero en el mercado existen plataformas, como PrestaShop, Shopify o WooCommerce, asequibles para todo tipo de comercios que permiten dar forma a un e-commerce a través de sus plantillas.

Estos programas ofrecen una gran variedad de diseños con los que personalizar la tienda en línea, así como incorporar pasarelas de pago, aspecto clave en el comercio electrónico, destaca Nekane Otaduy, directora de TPV’s Negocios de Banco Sabadell, que también participará en el webinar. “Resulta esencial para garantizar la confianza del cliente. Si no funciona correctamente o no ofrece opciones de pago seguras, los compradores pueden sentirse inseguros y optar por no comprar”, argumenta esta experta. El Programa Kit Digital ofrece un bono de 2.000 euros para que las pymes se inicien en la creación de su tienda virtual ya sea desde cero o a partir de alguna de estas plataformas.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, conocidos por sus siglas en inglés, ERP (enterprise resource planning), permiten a los negocios integrar en un solo programa la gestión de la contabilidad, las compras, la facturación y los recursos humanos, entre otros departamentos, lo que les ahorra tiempo y recursos. Brugos explica que a través del Programa Kit Digital las empresas pueden recurrir a ERP integrales o, si ya disponen de uno, reforzar algunos de sus departamentos, por ejemplo, con un módulo extra para las nóminas o la gestión de los horarios de los empleados. Las ayudas son de 2.000 euros para el segmento tres, de 3.000 euros para el dos y de 6.000 euros para el uno.

A medida que una empresa avanza en su digitalización, crece su vulnerabilidad frente a los ciberataques. Por eso, destaca Brugos, es importante que intensifiquen su protección mediante programas antimalware, capaces de prevenir, detectar y remediar la presencia de software malicioso en los dispositivos informáticos. Sin embargo, muchas pymes, posponen su instalación porque consideran que no son objetivo de los ciberdelincuentes. Precisamente por su tamaño y sus recursos, están más expuestas que las grandes, que son capaces de realizar mayores inversiones hacia este ámbito. Las más pequeñas, advierte este experto, deberían incorporar la ciberseguridad desde el principio. El Programa Kit Digital les permite blindarse por 125 euros por dispositivo.

Los marketplaces, como Amazon, PcComponentes o AliExpress, dan a las empresas la posibilidad de comercializar sus productos sin necesidad de crear su propia tienda en línea. Brugos destaca que abrirse una cuenta en ellos es una buena manera de iniciarse en la venta digital cuando no se cuenta con un gran presupuesto ni se conoce bien la aceptación que los productos o los servicios tendrán. “Como no sé si va a ir bien o mal, puedo empezar por un marketplace para reducir mi riesgo”, comenta este experto. Los agentes digitalizadores elaboran un estudio sobre lo que supondría entrar en cada uno de ellos y ayudan a la pyme a generar su cuenta, subir los productos y promocionarlos.

La gerencia de las empresas más tradicionales, explica Brugos, toma sus decisiones a partir de su experiencia y sus sensaciones. Esto no quiere decir, avisa, que hagan juicios erróneos, sino insuficientes. Por eso, cuando tienen en cuenta los datos que genera su actividad, ven con mayor claridad la manera de abordar sus retos. Esto se logra a través de soluciones de business intelligence (BI). El Programa Kit Digital ofrece un bono para que las pymes exploten sus datos y visualicen en tiempo real la marcha de su negocio, desde sus gastos y sus márgenes de beneficio hasta las tendencias de venta. El programa al que recurren ambos agentes digitalizadores es Power BI de Microsoft, que las empresas del segmento uno pueden adquirir por 4.000 euros, las del dos, por 2.000 euros, y las del tres, por 1.500 euros.

Las comunicaciones digitales entre los miembros de una empresa han de protegerse mediante programas informáticos, especialmente cuando se trabaja a distancia. Brugos explica que esto se consigue mediante la creación de entornos protegidos en los que la información se encripta. Estos sistemas permiten mantener un registro de los dispositivos que se conectan, entre otras funcionalidades, de forma que no solo se protege la información de la empresa sino también la de los clientes. El Programa Kit Digital permite obtener esta solución a partir de 125 euros por empleado en todos los segmentos.

El principal objetivo de los servicios de oficina virtual es posibilitar la colaboración de los empleados en proyectos a través del trabajo en la nube, además de habilitar el correo corporativo, almacenar y compartir archivos en distintos dispositivos y celebrar videoconferencias, entre otras funciones. Es una de las soluciones que más solicitan las micropymes, puesto que, al contar con pocos empleados, no suelen verla normalmente como una prioridad, explica Buendía, que añade que el software más extendido es Microsoft 365. En el Programa Kit Digital tiene un coste de 250 euros por empleado.

Para acceder a las ayudas europeas resulta útil contar con asesoramiento profesional, como el del gestor del banco, que informará sobre cuál puede ser la alternativa más adecuada para la empresa o el autónomo que desee acogerse a los fondos del Programa Kit Digital, y resolverá sus dudas.