Guía para autónomos: las herramientas digitales para una gestión integral del negocio

Los autónomos se enfrentan a un año lleno de incertidumbre por la crisis derivada de la pandemia. Por eso, estar al día de las ayudas y optimizar todos sus recursos es clave para poder continuar con su actividad. Y la digitalización está demostrando tener un papel fundamental en este camino hacia la nueva normalidad al facilitar a las empresas herramientas que les permiten agilizar y controlar mejor los procesos: desde la gestión de presupuestos y facturas a la optimización de la productividad. Un proceso que ha obligado a muchos trabajadores por cuenta propia a adquirir conocimientos en este ámbito.

Según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) en su informe sobre Equipamiento y Uso de Tecnologías y Comunicación en los Hogares en 2019, un 30% de los autónomos no realizó tareas relacionadas con la informática a lo largo de 2019 y, en ese mismo período, un 28% no hizo uso de internet. Unas cifras que ponen de manifiesto el problema de la digitalización de los autónomos. “Necesitan formación urgente, con procesos sencillos y didácticos, porque casi la mitad de los autónomos en España tiene entre 52 y 64 años y cuenta con un bajo nivel de digitalización”, afirma Eduardo Abad, presidente de la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA).

Este contexto marcado por los cambios ha supuesto para muchos un periodo de reflexión en el que se han planteado cómo pueden dar el salto al entorno online. Xavier Capellades, CEO de Nomo, una plataforma Fintech para autónomos y freelancers, relata que “los autónomos, continuamente, nos dicen que lo están pasando mal, pero que se están dando cuenta de que hay que digitalizarse para ahorrar tiempo y dinero”.

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“La digitalización permite llegar a más mercados, diversificar el negocio y aumentar los ingresos”, subraya Capellades en el Podcast de Banco Sabadell. Esta transformación ayudará al profesional a simplificar y automatizar las tareas mecánicas para centrarse en los clientes y en los servicios, la razón de ser de su negocio. El Ministerio de Industria ha dado muestra de la importancia de estos instrumentos al lanzar junto a Google, Impulso Digital, un programa que tiene como objetivo impulsar el proceso de digitalización de pymes y autónomos el único. En el mercado existen multitud de opciones indicadas para dar cobertura a cada una de las tareas. La mayoría son aptas para todos los niveles de digitalización y suelen ser transversales, es decir, “permiten una organización y adaptación a todos los negocios y situaciones”, señala Xurxo Domínguez, uno de los fundadores de Galihost, plataforma de alquiler turístico con un elevado nivel de digitalización.

En general, estas herramientas reúnen las siguientes características:

• Tienen servicios básicos (suelen ser gratuitos) para los que empiezan y premium (normalmente de pago) que se adaptan al crecimiento del negocio, con una óptima relación calidad- precio
• Son sencillas de usar, por lo que se adaptan a todos los niveles de digitalización
• Son seguras y estables, con un recorrido valorado por los usuarios
• Aportan funcionalidades que simplifican las tareas
• Se integran en general con herramientas de terceros como por ejemplo con Microsoft Office, lo que las hace más eficientes y funcionales

“Lo más importante antes de elegirlas es no duplicar herramientas en cada proceso para no generar confusión”, apunta Cristóbal Álvarez, profesor de posgrado de la Escuela de Negocios ESIC.

Estas son algunas de estas posibilidades, según cada proceso:

Contabilidad, impuestos y facturación

Hacer balances, generar facturas o presentar impuestos son algunas de las complejas tareas que, además, requieren mucho tiempo. Por ello, existen aplicaciones como Nomo que digitalizan procesos como primer paso hacía la transformación plena. La aplicación Nomo nace de la mano de InnoCells con la idea de unificar en una misma herramienta todos los servicios y herramientas vinculados a la gestión del negocio, los impuestos y los servicios financieros del autónomo. Precisamente, la crisis generada por la COVID-19 ha ayudado a reforzar esta necesidad de evolucionar de muchos autónomos, que han visto que digitalizarse puede ser más eficiente y práctico. “Se han dado cuenta de la limitación de tener que ir a una oficina, de que el mundo evoluciona rápido y de que no hay excusas o pereza que justifiquen no aprovechar estas herramientas innovadoras”, afirma Capellades. Digitalizar tiques y facturas, controlar el gasto y las ventas, agregar una cuenta bancaria de cualquier entidad financiera para visualizar a tiempo real la tesorería del negocio, conciliar la contabilidad con los movimientos bancarios, analizar el resultado neto trimestral del autónomo, calcular a tiempo real la liquidación de impuestos a pagar a final de trimestre y consultar al servicio de gestoría son algunas de las acciones que Nomo permite realizar de manera virtual.

“Los autónomos han visto la oportunidad de cambiar su relación con las entidades financieras para ser más ágiles y eficientes”, comenta Capellades . Esta plataforma cuenta con una prueba gratuita y con una versión de pago con más servicios.

Gestión de clientes

Tener localizados a los clientes pasados y actuales y captar a los potenciales para ofertarles los servicios es importante para que la facturación crezca. Para ello existe el software CRM (con posibilidades como Suma CMR o Sugar CMR) que permite administrar la información y hacer un seguimiento de los clientes, gestionar las incidencias o crear una biblioteca de documentos. Ofrecen pruebas gratuitas y versiones de pago acordes al volumen de negocio.

Mejora de la productividad

Organizar las tareas diarias, semanales o mensuales facilita el trabajo, especialmente con empleados y socios, y tener a la vista las tareas pendientes de cada día es fundamental. Marcarse un horario y un calendario, por ejemplo, permite optimizar el tiempo y ser más eficientes. Hay en el mercado aplicaciones como Trello (de uso gratuito), que disponen las tareas en diferentes columnas (‘para hacer’, ‘haciendo’ y ‘hecho’) para identificar de un vistazo las prioridades por fechas, además de generar avisos antes de las citas. Igual que Remember the Milk (con una versión gratuita y otra de pago), que funciona como una agenda online en la que se pueden crear listas con múltiples tareas y ubicaciones.

Comunicación con los clientes

Es otro pilar básico, íntimamente relacionado con la gestión de los clientes. “¿Si tienes una base de datos de usuarios por qué no iniciar una conversación con ellos?”, pregunta Cristóbal Álvarez, de ESIC. Entre las más conocidas está Hootsuite, con una versión gratuita básica y una de pago, con la que se pueden programar las publicaciones en redes sociales y organizar un calendario, además de añadir enlaces y fotografías. Mailchimp también es muy interesante para trabajar tu estrategia de emailing o de envío de correos electrónicos, que los automatiza acorde a temas o clientes, entre otras posibilidades, es gratuita, aunque también tiene opción premium.

Almacenamiento de datos en la nube

Guardar documentos en la nube se ha vuelto imprescindible ante la ingente cantidad de datos que genera un negocio. Pero requiere atención y tiempo. “Virtualizarlos y tener copias de seguridad de los mismos, entre otras cosas, facilita su acceso desde cualquier dispositivo con la máxima seguridad”, asevera Cristóbal Álvarez, profesor de posgrado de la Escuela de Negocios ESIC. Son conocidos, entre otros, los sistemas Google Drive o Dropbox (ambas con una versión básica gratuita y otra de pago) con un amplio margen de almacenamiento desde los que se puede compartir archivos con clientes y proveedores.