Retos contables para la pyme española en 2021

Las pequeñas y medianas emmpresas han tenido un año complicado en el que han tenido que adaptarse a la nueva situación, implantando soluciones o metodologías diferentes.

La organización es fundamental para el correcto funcionamiento de un negocio, pero la falta de tiempo y las nuevas necesidades que han surgido, dificultan que tareas tan importantes como la contabilidad se haya llevado de forma correcta.

Desde Territorio Pyme entrevistamos a Arkaitz Bastida, Oier Marigil y Paul San Sebastián (fundadores de Sabbatic) y Silvia Matesanz (Growth & Digital Marketing Director) para que nos hablen sobre la importancia de la contabilidad en las pymes y qué problemas pueden derivar de una mala gestión.

- ¿A qué problemas contables se enfrentarán las pymes en 2021?

La falta de una buena organización del trabajo contable es uno de los principales problemas de contabilidad en las pymes. Muy a menudo, se acumulan los registros pendientes de contabilizar debido a que no cuentan con unos procesos de trabajo definidos y no aplican un sistema de trabajo metódico. Este desorden y la falta de tiempo, provoca olvidos, y con ello, se puede perder la pista de los movimientos de caja conduciendo finalmente a que las cuentas no cuadren.

La crisis de la Covid-19 ha obligado a muchas pymes a realizar parte de su trabajo en ubicaciones separadas a las del centro de trabajo habitual y con ello, ha dificultado considerablemente el flujo tradicional de información y documentación necesaria para la correcta gestión de la contabilidad. Muy probablemente parte de este cambio a un trabajo a distancia haya venido para quedarse y por lo tanto, en el 2021 este problema de falta de organización del trabajo contable se acentuará para las empresas con procesos de trabajo tradicionales.

No realizar la conciliación de los libros con los extractos bancarios. La conciliación de los libros ayuda a identificar de cuánto dinero se dispone en un momento dado y también permite detectar los errores bancarios antes de que se conviertan en problemas importantes. Conciliar de forma adecuada y sistemática se trata de un aspecto fundamental para determinar la salud financiera de la pyme.

Imputar incorrectamente los importes a las cuentas contables correspondientes. Si bien la mayoría de las categorías de gastos son bastante estándar y sencillas, el error que cometen muchas pymes cuando llevan su propia contabilidad es crear categorías duplicadas o no imputar los gastos en la categoría apropiada. Los gastos de representación, las multas, los comprobantes de pagos, los gastos extraordinarios y los bienes de inversión pueden resultar difíciles de contabilizar si no se cuenta con la experiencia contable suficiente o no se cuenta con herramientas de trabajo adecuadas.

La ausencia de políticas de empresa claras para los gastos y en especial para aquellos gastos más frecuentes y de menor importe que se pagan a menudo con el efectivo de la caja. Al final del año estos gastos pueden suponer un importe importante del total de gastos de una pyme y si no hay unas reglas claras y un control exhaustivo de los mismos, pueden generar dolores de cabeza a la hora de confeccionar la contabilidad e importantes problemas al declarar impuestos.

La falta o desorden de los justificantes que respaldan los asientos contables. Tanto si se trata de una auditoria como si hablamos de una inspección fiscal, resulta clave tener todos los justificantes bien clasificados y fácilmente accesibles al menos durante el periodo de tiempo en el que son exigibles fiscalmente.

Todos estos problemas, impactan directamente en la falta de productividad debido al tiempo que hay que destinar a subsanarlos y conllevan el peligro de tomar decisiones de negocio con información incompleta o errónea.

No hay que perder de vista que llevar adecuadamente la contabilidad además de ser una obligación fiscal, también resulta imprescindible para conocer el estado financiero y tomar decisiones estratégicas de negocio. Ayuda en todo momento a conocer los gastos e ingresos, la rentabilidad de las inversiones realizadas y a detectar oportunidades para ahorrar y ser más productivos.

- ¿Qué recomendaciones daríamos a las pymes para gestionar su contabilidad?

Define los procesos de trabajo para sistematizar la gestión de la contabilidad. Planifica con las personas de tu equipo y el apoyo externo necesario cómo gestionar el flujo de información. Lleva la contabilidad al día no solo porque se trata de una obligación fiscal sino como herramienta de trabajo imprescindible para la buena gestión de tu pyme.

Cuenta con un respaldo seguro y ordenado de toda la información. Muchas pymes no toman las medidas necesarias para poner a salvo sus documentos como deberían. Tener el archivo en formato digital en los equipos informáticos de la empresa no garantiza su conservación ante averías o virus. Para evitar este riesgo de pérdidas de archivos, recomiendo buscar almacenamiento en la nube y contar con una copia de seguridad de la información.

Cuida la tesorería y procura siempre que el ritmo al que se ingresa dinero sea superior al que se gasta. Todo parece indicar que la mayoría de las empresas van a tener que seguir sumando en el 2021 meses de resistencia ante la crisis del Covid. Se trata de un panorama en el que los gastos son ciertos frente a ingresos más que nunca inciertos y, para afrontar esta situación, más aun si se trata de una empresa pequeña, la caja es el oxígeno para sobrevivir. Tu pyme puede tener beneficios porque emite suficientes facturas pero esto no evita que tengas problemas si no los cobras a tiempo.

Define una política de gastos y dale seguimiento para controlar que se cumpla. A menudo, no damos la importancia que tienen a las pequeñas decisiones de cada día (por ejemplo saltarse de los límites de la empresa en un gasto de desplazamiento) porque, en el momento de la decisión, no somos capaces de ver el daño que generan malas decisiones como esa de manera acumulada en el medio plazo para la pyme. Establece un flujo de aprobación ágil que garantice responsabilidad respecto a la política de gastos y limite las posibilidades de fraude, robo y abuso.

Concilia los libros con los extractos bancarios mensualmente para llevar la contabilidad al día, que te cuadren las cuentas.

Imputa importes correctamente a las cuentas contables para cumplir con las normas contables y para que la propia contabilidad te resulte de ayuda a la hora de entender cómo gastas en tu pyme y qué opciones pueden existir para optimizar este gasto y generar nuevas oportunidades de ahorro.

Aprovecha las soluciones de software a modo de servicio (SaaS) que existen para darle un empujón en tu pyme a la digitalización y automatización de estos procesos sin necesidad de grandes inversiones, con una implementación ágil y la garantía de contar con una copia de seguridad en la nube.

- ¿Qué puede aportar la digitalización a los procesos contables de pymes?

La digitalización ayuda a aliviar al área de finanzas, contabilidad y administración de la gestión manual de sus gastos y facturas, digitalizando todos esos papeles y automatizando los procesos manuales que ocurren en torno a los mismos. Además, si esta digitalización cuenta con la homologación de la Agencia Tributaria y es certificada, permitirá también a las pymes avanzar en la eliminación de papel con todas las garantías legales.

Propuestas como la nuestra de solución software como servicio (SaaS) en la nube ya permiten, a un coste mensual razonable, automatizar todos estos procesos desde la digitalización de los gastos y facturas hasta la contabilización de los asientos contables contando además con una solución de Visual Data que aporta agilidad en el entendimiento de la información. Para cualquier pyme ya es una realidad contar con herramientas que les ayuden a definir un control presupuestario con alertas por límites por persona y tipo de gasto, establecer de manera sencilla para los empleados flujos de aprobación de gastos, realizar la conciliación bancaria automáticamente, que el sistema detecte los casos de justificantes duplicados o que no cumplen con los requerimientos que Hacienda exige, etc.

La cultura de la automatización permite que los empleados de las pymes se empoderen pudiendo enfocarse en tareas de valor añadido y no mecánico. Optimizando la productividad del empleado. Esto puede resultar crítico ahora con el COVID porque esta digitalización es lo que puede garantizar poder seguir rindiendo y desarrollando la actividad normal sin tener que replantearse nuevos procesos u operativas.

Soluciones en la nube como la nuestra, garantizan a las pymes el acceso a una copia de seguridad con toda la trazabilidad digital de la información disponible y protegida sin necesidad de invertir en costosas infraestructuras. Si duda, una garantía para estar preparados ante cualquier imprevisto o contingencia fiscal.

- ¿Cómo valoran los intentos para agilizar trámites por parte de la administración? ¿Son suficientes?

El avance en infraestructura de comunicaciones y servicios IT de la Administración Pública en los últimos años ha sido muy notorio. La mayoría de los trámites que una pyme debe hacer desde su puesta en marcha hasta otros trámites de seguridad social o declaraciones de impuestos pueden hacerse de manera telemática por la propia empresa o de manera delegada por la asesoría de esta. Aunque algunas de ellas, siendo ya digitales, todavía son procesos mejorables en cuanto a su usabilidad y a veces a su lentitud de respuesta.

De hecho, según el informe global que evalúa el estado de desarrollo de la administración electrónica de todos los Estados Miembros de la ONU llevado a cabo en julio de 2020, la administración electrónica española obtiene un puesto 17 en el ranking mundial de acuerdo al principal indicador publicado es el EDGI (e-government development index – índice de desarrollo de la administración electrónica). Esta lista la lideran administraciones públicas de países como Dinamarca, Corea, Estonia, Finlandia y Australia. Este informe también apunta que la administración electrónica española califica con un EDGI medio superior a la media Europe (ocupa el 11º puesto de los 28 Estados miembros) que a su vez mantiene un año más el liderazgo en el desarrollo de la administración electrónica a nivel mundial.

En el ámbito fiscal y de control, el salto está siendo rápido con la incorporación hace dos años por ejemplo del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) que exige la comunicación telemática de todos los justificantes de ingresos y gastos de la empresa a la Hacienda Pública. Este salto digital que ya está en marcha para empresas de cierto tamaño o tipología de actividad, viene para quedarse y muy probablemente sea la antesala de próximas medidas que se aplicarán al resto de empresas. Estas medidas están obligando a la empresas a digitalizar sus procesos de contabilidad y finanzas para que puedan ser capaces de dar respuesta digital en plazos tan exigentes como las que determina el SII.

Una de las mejoras que podríamos esperar de la administración electrónica, una vez superada la primera fase de digitalización, sería que diferentes las áreas de la administración pública trabajaran digitalmente de una manera más interconectada para poder dar un servicio más completo, con procesos más sencillos y usables para los ciudadanos y empresas.