El éxito de saber organizar (y participar) en una videollamada de trabajo

Conseguir que las reuniones a distancia sean eficientes es un reto para muchas empresas. Los expertos recomiendan limitarlas a no más de media hora y seis personas

Getty Images/iStockphoto

Los programas de videollamadas han sido un salvavidas para miles de empresas de todo el mundo, desde la implantación del teletrabajo como medida para reducir la presencialidad laboral y controlar la expansión de la pandemia. Tanto, que algunas compañías que ofrecen este servicio, como Zoom, han pasado de 10 millones de usuarios a 300 millones desde el comienzo de la pandemia. Un incremento que se ha notado en la Bolsa, donde esta firma californiana ha cuadruplicado su valor en un año, según las últimas cifras del índice bursátil de Nasdaq 100.

Los datos, apoyados por las previsiones de los expertos, son claros: estas reuniones a distancia y frente a una cámara han llegado para quedarse y saber manejarse en ellas es sinónimo de éxito en el mundo laboral. Pero aún es una herramienta demasiado nueva. Por eso, son muchos los jefes y los trabajadores que se preguntan: ¿Cómo debe ser la telerreunión ideal?

Para Marco Táboas, especialista en transformación y digitalización empresarial, la videollamada efectiva comienza con una buena organización. “Estas reuniones son un punto débil en muchas empresas porque se estructuran mal: gente que no debería estar convocada, sin un foco definido, duración interminable... Al final, acaban por no ser realmente útiles y, además, distraen a los implicados de su ocupación diaria”, puntualiza Táboas.

El primer consejo de este experto es organizar reuniones cortas, de no más de media hora por sesión. Un truco que funciona, dice, es poner un contador o cronómetro que permita a los asistentes “ser conscientes del tiempo transcurrido y del restante”.

En cuanto al número de participantes, es recomendable evitar grupos de más de seis personas. Por lo que escoger a los componentes de la reunión se convierte en un factor determinante. “Hay que recordar que los trabajadores laboran desde casa y deben conectarse en remoto, lo que implica más tiempo. Una videollamada con un número elevado de convocados se puede convertir en toda una pesadilla”, explica Táboas.

La duda más común: ¿cómo empezar la reunión? Está claro que no todas tienen el mismo objetivo, de cualquier forma, el saludo es de obligado cumplimiento. Eso sí, en el plano virtual no hay que olvidarse de que, además de saludarse de manera natural, conviene realizar las pertinentes presentaciones, ya que es probable que participen personas que no se conozcan. “Hay que diferenciar entre una presentación seria, porque los miembros de la reunión no se conocen o son de diferentes organizaciones, y el saludo informal entre los integrantes de un equipo o de una misma empresa, entre los que hay más confianza y se debería ir más al grano”, afirma el experto.

Eso no quita, subraya el experto, que haya que dedicar unos minutos para hablar sobre algo cotidiano, especialmente ahora en la que la situación actual está golpeando muy duro a mucha gente. Eso sí, precisa, siempre antes o después de tratar los temas para los que se ha convocado. “La reunión debe ser sagrada en la medida de lo posible”.

Para Eva Cantavella, formadora de recursos humanos y comunicación, especializada en optimización de reuniones que impartirá un webinar sobre la materia para HUB Empresa de Banco Sabadell, una competencia que se debe trabajar es la calidez digital. “Se está hablando mucho de esto y es verdad que hay personas que con su paralenguaje (el tono, el volumen y la velocidad) aportan esa calidez tan necesaria”, describe la experta, cofundadora de Implicatia Consultores.

Inscríbete al webinar de HUB Empresa de Banco Sabadell Reuniones eficaces en tiempos de teletrabajo. Fecha: 5 de noviembre a las 16 horas.

Reunir al personal sin una guía previa o un orden del día en la que cada miembro tenga claro de qué se va a hablar o cuál es su área de decisión es sinónimo de fracaso. Preparar un listado de tareas permitirá que la videoconferencia sea más ágil y se ahorrará un tiempo valioso. Junto al correo electrónico de la convocatoria, es recomendable adjuntar un dossier o una explicación del motivo de la llamada.

Otras recomendaciones durante la videoconferencia

Tabóas añade que los asistentes procuren estar enfocados en la reunión y no en otras tareas. Por ejemplo, es clave cerrar las ventanas del buscador que no tengan nada que ver con el tema tratado y asegurarse de que nadie ajeno a la videollamada se cuele en ella en un descuido, algo común si se trabaja desde casa.

Fijar turnos de palabra se ha convertido en otra de las bases para que una telerreunión no se convierta en una discusión inteligible. Aunque la calidad de las conexiones es, cada vez, más óptima, es habitual que se produzcan retrasos de la señal de Internet que provocan que los participantes acaben hablando unos por encima de los otros. Por ello, la figura del moderador o del convocante es imprescindible. Al empezar la sesión deberá fijar los tiempos de la conferencia.

Cinco consejos para ser un buen vídeo participante

1. Utilizar la cámara. La primera tentación es no encender la webcam por temor a no salir favorecido o porque el lugar de trabajo no sea tan perfecto como gustaría. No obstante, es un error mantenerla apagada. Primero, porque mantener el contacto visual con el interlocutor ayuda a minimizar los efectos del distanciamiento que provoca una reunión virtual, según explica Táboas.

Segundo, porque el lenguaje corporal, pese a ser por vídeo, continúa siendo una herramienta útil para transmitir convencimiento y confianza al resto de los participantes. Por ello, la distancia del encuadre es importante: siempre situar las manos a la altura del cuello para que se vea su movimiento y resultar más expresivos. No obstante, Eva Cantavella, formadora de recursos humanos y comunicación, especializada en optimización de reuniones y cofundadora de Implicatia Consultores, advierte que se debe tener cuidado cuando se utilizan dos dispositivos: “Hay que mirar de frente al que tiene la cámara encendida. No son pocos los que hablan de perfil”.

2. Probar el sonido antes de conectarse. Uno de los problemas más habituales son las interrupciones y, consecuentemente, la pérdida de tiempo por culpa de los fallos del audio: no se escucha al que habla, se entrecorta o suena un ruido de fondo. Para solventar estos contratiempos, es aconsejable realizar la videollamada en un lugar tranquilo, cerca del router(o incluso conectado directamente a él) y hacer una comprobación de la señal de sonido antes de iniciar la reunión.

3. Silenciar el micrófono si no se interviene. El ruido de fondo, incluso si es de ambiente, puede ser molesto. Desactivar el micrófono cuando no se tiene el turno de la palabra es la mejor opción para que el audio general sea óptimo. Además, elegir un buen micrófono, si es posible, es esencial para captar la atención de los participantes, especialmente si son clientes.

4. Utilizar unos auriculares adecuados. Si no se utilizan auriculares, el sonido suele ser hueco y muy deficiente. Además, puede ser un problema para el resto de los integrantes si el sonido que sale de los altavoces se cuela por el micrófono y se genera eco o ruido.

5. Cuidado con el fondo. Elegir un lugar para realizar las videollamadas laborales no siempre es fácil. Pocos trabajadores tienen un despacho o una biblioteca en su casa. La opción ganadora es un fondo neutro, como, por ejemplo, una pared lisa. Hay internautas que utilizan fondos digitales, aunque, si se opta por ellos siempre hay que ser precavidos, ya que la elección puede tomarse como una falta de respeto para los otros participantes si la reunión tiene un carácter serio.

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