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Ladrones de la jornada laboral

Malos hábitos, reuniones inútiles y las distracciones impiden a los profesionales aprovechar al máximo su tiempo de trabajo

Ladrones de la jornada laboral

En una jornada laboral estándar se dispone de aproximadamente 28.800 segundos para completar las tareas. Deberían ser suficientes, si no fuera porque alrededor pululan una serie de elementos perturbadores (empezando por el propio trabajador) que están empeñados en escatimarle buena parte de ese tesoro. Son ladrones de tiempo, personas, hábitos y distracciones que le hacen perder el foco y rompen su concentración, reduciendo, a veces dramáticamente, su rendimiento.

Un estudio realizado en 2015 por OBS Business School asegura que el 55% de la jornada laboral de los españoles se dedica a tareas improductivas para la organización, lo que sitúa a España a la cola de la productividad en la Unión Europea. “La pérdida de tiempo durante las horas de trabajo se produce, sobre todo, por dos motivos: las distracciones y el exceso de actividades que no son clave para el desempeño”, dice Joan Pons, presidente de WorkMeter.

Entre estas últimas, se llevan la palma la falta de planificación, la excesiva atención al detalle, los desplazamientos o demasiadas reuniones innecesarias. “Muchos profesionales, cuando se sienten solos o no se atreven a acometer una tarea, montan una reunión para discutir entre varias personas lo que debería haber hecho una de ellas desde el principio y sin tanta parafernalia”, expone Paco Muro, presidente de Otto Walter International.

Las conversaciones triviales con los compañeros son otra peligrosa fuente de distracción. Para Alfonso Merino, profesor de la UDIMA, se trata de una cuestión cultural. Y es que la facilidad para socializar que tanto se alaba de los españoles en otros contextos se vuelve en su contra cuando se trata de sacarle el máximo jugo a la jornada laboral. “En otros países se trabaja más individualmente, pero en España se acostumbra a hablar, cuanto más, mejor, ya sea en persona o virtualmente. Es algo que reconforta y ayuda a superar la jornada, pero que también hace que la concentración se resienta y se pierda más el tiempo”, advierte.

Saber decir "no"

¿Cómo librarse de uno de estos okupas que parecen no tener nada mejor que hacer que plantificarse en el espacio de trabajo de sus colegas para relatarles con pelos y señales la barbacoa del domingo? “Hay que saber decir que no”, zanja Merino. Y sugiere: “Intenta bloquear con un ‘¿te importa si lo comentamos en el descanso, que ahora debo terminar algo?’ Así le estaremos marcando los límites y dejará de intentarlo”.

Consejos de expertos

  • Está científicamente demostrado que entre las ocho y las doce de la mañana se es más productivo, por lo que las tareas que requieran concentración, creatividad y gestión de dificultades es mejor realizarlas en esa franja horaria. (Ángel Largo).
  • Márquese horarios de llamadas, no responda a mensajes en los momentos en los que esté realizando otras tareas y, en general, eluda usar el teléfono en horario laboral para temas personales, salvo emergencias familiares. (Paco Muro).
  • Trabaje conscientemente el hábito de la planificación y la concentración. Los mensajes orales y escritos, si breves, dos veces buenos; es fundamental acostumbrar al equipo a ir al grano en temas de trabajo. (Alfonso Merino).
  • El líder debe predicar con el ejemplo, marcar pautas de comportamiento. Si el jefe es el primero que llega 15 minutos tarde a una reunión, no puede esperar después que sus colaboradores sean puntuales. (Custodia Cabanas).
  • Lo ideal es medir y obtener datos acerca del tiempo que se invierte en las distintas actividades. Para formar e informar a los empleados, y priorizar el camino de autoconsciencia y la motivación. A partir de ahí, tratar de ajustar y mejorar ese tiempo con una perspectiva de mejora continua. (Joan Pons).

Tampoco es cuestión de exprimir cada minuto. Entre otras cosas, porque resultaría imposible. “Nadie puede trabajar a tope ocho horas seguidas… yo me atrevería a decir que nadie puede hacerlo ¡ni siquiera durante dos! El cuerpo y el cerebro humanos necesitan tomarse pequeños descansos para refrigerarse; es imprescindible para poder seguir desarrollando nuestras tareas con normalidad”, argumenta Ángel Largo, socio director de Mutare Transformación Positiva y coordinador general de la Asociación para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE).

Los problemas llegan cuando esas pequeñas pausas se descontrolan. Muchos profesionales viven prácticamente esclavizados por su teléfono móvil. El característico bip de un mensaje entrante de Whatsapp o de una notificación de Twitter actúa como un resorte para el cerebro, de tal manera que resulta casi imposible no abandonar lo que se esté haciendo para atenderlo. “Hay que ponerle límites al uso del móvil, aprender a usarlo. Porque, de lo contrario, es él el que acaba usándote a ti”, alerta Muro.

Y es que, paradójicamente, los sistemas telemáticos que tanto agilizan la comunicación entre empleados muchas veces se convierten en un pozo sin fondo de improductividad. Pons cree que, en general, se hace un uso excesivo e incorrecto del correo electrónico. “Copiamos en los hilos de correo a personas que, en realidad, no son necesarias para tratar ese tema. O enviamos un mensaje y, acto seguido, llamamos al destinatario para avisarle de que se lo hemos mandado”, ilustra.

Algunos expertos achacan a la imperante cultura de la multitarea buena parte de los actuales problemas de gestión del tiempo. “Es una lacra. Si estás con 87 cosas a la vez, te entra la 88 y te da lo mismo, porque no te concentras en ninguna”, lamenta Custodia Cabanas, profesora en IE Business School. Esa misma dinámica, añade esta docente, provoca una peligrosa espiral de la inmediatez. “No hay respeto por el tiempo de los demás. Te mandan un correo electrónico o un mensaje de Whatsapp y esperan que lo respondas inmediatamente. Y tú mismo te angustias porque te acuerdas de que aun no has contestado, aunque no se trate de nada urgente”.

“Nuestro tiempo es limitado. Por eso deberíamos otorgarle un valor extraordinario; solo así nos mentalizaremos de lo importante que es gestionarlo de la mejor manera posible”, concluye Ángel Largo. ¿La receta de este especialista?: “Eliminar aquello que no aporta valor a nuestra vida. Hacernos la reflexión: ¿de verdad es necesaria esa reunión?, ¿es imprescindible acudir a ese evento? Y si nos ponemos profundos, ¿debería perder mi tiempo en pensamientos negativos sobre el futuro y el pasado? ¡Eso sí que es inútil para nuestra vida y uno de los mayores ladrones de tiempo que existen!”