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Especial Ahorro Inteligente

Una factura que ahorra tinta y papel

Las empresas generaron 59 millones de recibos electrónicos entre enero y junio de 2013

El ahorro total es de 458 millones de euros y 250.000 horas de trabajo reiterativo

La implantación en la administración pública tendrá un beneficio anual de 51 millones

Un buzón llenos de cartas.
Un buzón llenos de cartas.

El gesto de abrir el buzón se ha convertido en una rutina casi olvidada. Cada vez llegan menos cartas y las que lo hacen suelen ser facturas. Pero incluso cada vez hay menos de estas últimas desde que se puso en marcha la factura electrónica como medida más eficiente y sostenible para recibir los gastos en el hogar. Además, en el ámbito empresarial cada vez son más las compañías que están implantando la factura electrónica para relacionarse con sus clientes y proveedores.

Las empresas españolas han generado 59 millones de facturas electrónicas durante el primer semestre de 2013, según el estudio La Factura Electrónica en España 2012-2013, realizado por Seres, organización dedicada a la implantación de servicios de intercambio de documentos electrónicos. Este mismo informe señala que el ahorro ha sido de 458 millones de euros y más de 250.000 horas de trabajo reiterativo e improductivo para los departamentos administrativos. Además del impacto económico, su uso ha evitado la tala de 3.300 pinos.

¿Y cómo me paso a la factura electrónica?

En la totalidad de los servicios del hogar el consumidor tiene la posibilidad de pasarse a la factura electrónica siguiendo unos sencillos pasos. “La ley obliga a los bancos, las compañías de seguros, las empresas de venta menor, al transporte, a las agencias de viajes y otros a proveer de una factura electrónica si así lo pide el cliente”, aclara Alberto Redondo. Pero cada compañía tiene sus requisitos a la hora de ofrecer la factura en formato electrónico.

  • Luz. El aviso de nueva factura, según Endesa, llega por correo electrónico, donde se informa de la fecha, importe y enlace para consultarla online. Para acceder a estos datos hay que hacerse usuario de la Oficina Online, y una vez registrado automáticamente dejas de recibir la factura en papel, aunque siempre se puede solicitar la vuelta al papel. El servicio es gratuito.
  • Gas. Este servicio, en compañías como Gas Natural Fenosa tienen un sistema similar al de la factura electrónica de la luz. La compañía pone a disposición todos los datos a través de una aplicación que se puede descargar en cualquier dispositivo móvil.
  • Teléfono. Algunas compañías, como Pepephone, avisan a sus clientes que tendrá derecho a pedir la emisión de su factura en papel, siempre y cuando el consumo sea superior a 6 euros, ya que por defecto recibirá la factura electrónica con los datos de su consumo de manera directa.
  • Internet. El registro, gratuito, también es necesario en las compañías que ofrecen ADSL. En Ono se accede al área de cliente introduciendo usuario y contraseña y desde allí se accede al apartado de facturación y pago, donde se puede seleccionar la opción de darse de alta en la factura electrónica.

Sacyr dispone de una plataforma para la gestión de facturas electrónicas de proveedores desde finales de 2011, que se mantuvo en período de pruebas hasta su lanzamiento que se aprobó en todas las obras gestionadas íntegramente por Sacyr Construcción y filiales principales a mediados de 2012, explica José Guillermo San Esteban Santillana, responsable del proyecto. “La experiencia de la factura electrónica no había sido probada en un sector tan tradicional como la construcción, con lo que buscamos maximizar las ventajas que el proveedor obtendría por trabajar con su plataforma, apostando por un avance en la modernización del sector. Nosotros medimos el grado de éxito en que todos los proveedores que han emitido en alguna ocasión factura electrónica, han continuado usándola sin volver a emitir facturas en papel. Y lo más importante, recibimos de manera constante peticiones para realizar mejoras, disponer de nuevas funcionalidades y agradecimientos por parte de nuestros usuarios”, asegura San Esteban.

Pero las ventajas no son solo para las grandes multinacionales sino también para las pequeñas y medianas empresas. Según diferentes estudios, el ahorro medio de una factura electrónica respecto a otra en papel es de 4,95 euros en la recepción y de 2,82 euros en la emisión. “Para las pymes este procedimiento mejora la financiación de la propia empresa. Para su departamento de facturación supone llegar a tiempo a los pagos tan necesarios para poder seguir invirtiendo. Además, y con este sistema electrónico, se puede presentar una información más detallada a los bancos que financian el proyecto y asegurar la supervivencia de la empresa”, afirma Alberto Redondo, director de marketing de Seres.

Sin embargo y pese a las ventajas del sistema electrónico, la convivencia del papel y la factura electrónica es inevitable. Sacyr continúa recibiendo facturas en papel, asegura Esteban, dado que se decidió que los proveedores deberían emplear de forma voluntaria la factura electrónica, con lo que no se ha forzado un uso obligatorio: “Los propios administrativos de obra son los que intentan convencer a los proveedores de su uso, dado que son los primeros convencidos de sus ventajas”, puntualiza el responsable de la organización. Otra de las razones por las que no todas las empresas usan al 100% las facturas electrónicas se debe a que no todas están el mismo momento de implantación del sistema electrónico. “Hay empresas más rápidas como Carrefour, que tiene el 99,99% de las facturas a sus proveedores de manera electrónica, pero es un sistema que implantó en 2000. No todas dan el salto tecnológico al mismo tiempo”, afirma Redondo.

Una administración pública 2.0

El Congreso de los Diputados aprobó el pasado 19 de diciembre la Ley de Impulso de la Factura Electrónica que hará posible el uso de la factura electrónica en el sector público –además del privado- lo que reducirá cargas administrativas. La implantación en la Administración General del Estado tendrá un beneficio neto anual de 51 millones y de 2,3 millones en ahorro de papel, según estima la Asociación de Empresas de la Electrónica, Tecnologías de la Información, Telecomunicaciones y Contenidos Digitales (Ametic). La organización ha aplaudido la aprobación de la ley, ya que considera que proporcionará "grandes ventajas en costes, tiempo, gestiones y procedimientos".

El coste medio de recepción de una factura electrónica es 4,95 euros menos que en papel

Además, los proveedores estarán más protegidos en sus relaciones comerciales con las administraciones públicas, ya que las facturas estarán presentadas en un registro administrativo, lo que dejará constancia de las fechas a efectos del devengo de intereses en caso de retrasos en el pago. Además, las administraciones tendrán un mayor control contable de las facturas, lo que permitirá un mejor cumplimiento de los plazos de pago, un mejor control del gasto público y del déficit, así como profundizar en la lucha contra el fraude. Además, a partir del 15 de enero de 2015, la factura electrónica será obligatoria.

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