Gastar en nombre de un cliente. Cómo hacerlo sin generar inspecciones de Hacienda

Existen circunstancias en las que un autónomo realiza inversiones aprobadas en nombre de un cliente. Por ejemplo, una agencia de publicidad, puede contratar espacios publicitarios en nombre de su cliente. Este tipo de pagos tienen un tipo especial de gestión a nivel fiscal. De no hacerlo bajo el procedimiento que explicamos a continuación, las cuentas no cuadradán, y es posible que levantemos la liebre de Hacienda.

La clave del proceso es un documento denominado 'Suplido'. Justifica a nivel contable que un cliente ceda al autónomo una determinada cantidad de dinero, sin necesidad de aplicar IVA. En realidad, no es el cobro de un servicio. Si pasáramos esa transacción bajo una factura sí tendríamos que aplicar dicho impuesto, con el consiguiente perjuicio para el profesional autónomo. Con un documento de suplido esto no será necesario.

Por tanto, cuando el cliente tenga que emitir la factura al autónomo, deberá incluir también los gastos suplidos de forma claramente separada ya que no formarán parte de la base imponible del IVA.

Si el suplido se emite por separado, no entrarán dentro de la contabilidad habitual del profesional por cuenta propia. Es decir, no tendrá que seguir la numeración de las facturas que sí procede para este tipo de documentos. Sin embargo, sí es indispensable que la empresa en la que realizamos el gasto con el dinero que nos cede nuestro cliente, indique claramente en su factura los datos de aquel. Es importante, para evitar problemas. Si la empresa en la que invertimos el dinero del suplido utiliza los propios datos del autónomo en su factura, tendremos un problema. Porque el cliente no podrá desgravarse dicho gasto ni justificar adecuadamente la cantidad cedida mediante suplido.

Suplido o gasto repercutido

En caso de no poder justificar el suplido de los gastos, por ejemplo porque el empresario tenga como justificante la factura simplificada no nominativa y no la factura, dicho suplido tendrá la consideración de gasto repercutido al cliente y por tanto sí formara parte de la base imponible del IVA, aplicándose la cuota que le corresponda.

Para que un gasto se pueda considerar como suplido debe realizarse en nombre y por cuenta del cliente acreditándose mediante la correspondiente factura expedida a cargo del destinatario. El pago de las sumas se tiene que realizar en virtud de mandato expreso, verbal o escrito, del propio cliente por cuya cuenta se actúe. Además, se debe poder justificar el pago de ese gasto.